Kancelaria: sygn. 1-664 – akta przebiegu służby urzędników Izby, powiatowych kas skarbowych i urzędów leśnych guberni kaliskiej. 1.1. Pomoce kancelaryjno-archiwalne: sygn. 665-690. Wydział I (Dóbr Rządowych): sygn. 691-1252 – parcelacja i sprzedaż majątków, ściąganie zaległości skarbowych, rozliczanie procentów od kapitałów poduchownych zabezpieczonych na dobrach ziemskich, spłacanie obciążeń majątkowych, egzekwowanie zapisów na rzecz kościołów i parafii rzymskokatolickich, dzierżawa propinacji na gruntach włościańskich, rządowych i prywatnych, rozporządzenia i okólniki władz zwierzchnich, zarządzenia wydawane przez Izbę, listy płacy urzędników administracji skarbowej, pobieranie składek na rzecz funduszu emerytalnego, wiadomości o majątku Izby i kas skarbowych, udzielanie zapomóg rezerwistom, wiadomości o pożyczkach państwowych ciążących na majątkach. Wydział II (Podatków i Opłat): sygn. 1253-2466 – regulacja wysokości podatków gruntowego i podymnego z majątków guberni kaliskiej, ustalanie wymiaru podatku przemysłowego, rozdzielniki podatkowe, sprawy opłat spadkowych, sprawozdania towarzystw pożyczkowych i kredytowych. 3.1. Księgi podatkowe: sygn. 2467-2571 – dzienniki korespondencyjne, wykazy wpływów podatkowych i ściągniętych grzywien skarbowych, zestawienia sum wpłaconych przez podatników z tytułu podatków gruntowego, podymnego, przemysłowego i opłat spadkowych. Wydział III (Kas Skarbowych): sygn. 2572-2698 – kapitały poduchowne zabezpieczone na majątkach prywatnych, ściąganie zaległości skarbowych, kontrola składek emerytalnych, wykazy wynagrodzeń urzędników Izby Skarbowej Kaliskiej i Kasy Skarbowej Kaliskiej, ustalanie cen na produkty rolne i najem, rozporządzenia władz zwierzchnich.

Ukazem z 26 marca (7 kwietnia) 1869 roku w guberniach Królestwa Polskiego wprowadzono rosyjską administrację finansów i skarbu. Utworzone na wzór rosyjski izby skarbowe (казенные палаты), w tym Izba Skarbowa Kaliska, rozpoczęły działalność 1 lipca 1869 roku. Przejęły one czynności realizowane dotychczas przez wydziały skarbowy, dóbr i lasów państwowych oraz częściowo prawny rządów gubernialnych, obejmujące naliczanie oraz kontrolę wpływów z podatków i opłat, planowanie dochodów i wydatkowanie, zarządzanie rachunkowością i sprawozdawczością, regulację opłat od spadków, egzekwowanie należności przy sprzedaży drogą licytacji dóbr prywatnych, rewizję terminowości spłat pożyczek skarbowych zabezpieczonych na nieruchomościach, nadzór nad propinacją na gruntach chłopskich oraz kuratelę nad wykonaniem przepisów o handlu i przemyśle. Jako organy administracji finansowej na szczeblu guberni izby nadzorowały personel urzędniczy i działalność powiatowych kas skarbowych. Czuwały nad wpływem funduszów Banku Polskiego (od 1 stycznia 1886 roku Kantor Warszawski Rosyjskiego Banku Państwa) i zarządzały wypłaty na jego rachunek. Nadzorowały także w podległych kasach wpływy i wydatki funduszów emerytalnych i instytucji ubezpieczeń. Od 1879 roku scedowano na nie prawo wydawania zapomóg żołnierzom niższych stopni wojskowych. W kompetencjach izb skarbowych do 1880 roku znajdowały się sprawy leśne. Powołanie w 1885 roku zarządów dóbr państwowych spowodowało wyłączenie spraw leśnych z czynności izb skarbowych. Gubernia kaliska weszła w skład Zarządu Dóbr Państwowych w Warszawie, który obejmował także gubernie piotrkowską, płocką i warszawską. W gestii Ministerstwa Finansów i izb skarbowych pozostawiono sprawy kapitałów i opłat rocznych, propinacji na gruntach włościańskich w dobrach rządowych, prywatnych, instytutowych i majorackich, osad karczemnych, świadczeń emerytalnych oraz zarządzania dochodami od kapitałów i opłat pieniężnych. Wreszcie na mocy ukazu z 30 kwietnia (13 maja) 1885 roku w izbach skarbowych, w miejsce dotychczasowych urzędników do nadzoru nad wykonaniem przepisów o handlu i przemyśle, utworzono stanowiska inspektorów podatkowych. Na czele Izby Skarbowej Kaliskiej stał zarządzający (управляющий), mianowany na wniosek Ministra Finansów. Zakres jego kompetencji służbowych obejmował zarządzanie i kontrolę nad personelem administracyjnym izby i podległych jej urzędów, nadzór na prawidłowym biegiem spraw skarbowych pod względem zgodności z interesem państwa i przepisami oraz prowadzenie sprawozdawczości dla ministra. W strukturze urzędu funkcjonowały wydziały kas oraz podatków i opłat państwowych, którymi kierowali naczelnicy. Odpowiadali oni za pracę wydziału i dzielili pisma między referaty. Podlegali im pomocnicy kierowników referatów, buchalterzy i ich pomocnicy. Do załatwiania spraw związanych z dobrami i lasami rządowymi utworzono tymczasowe wydziały dóbr rządowych, zatrudniające komisarzy, adiunktów i rewizorów, a także mierniczego i geometrę. Po reorganizacji wprowadzonej ukazem z 30 maja (11 czerwca) 1878 roku wydziały oznaczono bieżącą numeracją od I do III. Dzieliły się one na referaty, których liczba i kompetencje ulegały zmianom. W 1914 roku Wydział I składał się z trzech referatów. Referat 1 rozpatrywał głównie sprawy związane z funduszem emerytalnym oraz egzekwowaniem opłat od kapitałów zabezpieczonych na majątkach ziemskich i zapisanych na rzecz kościołów. W referacie 2 skupiały się kwestie zasiłków i pensji dla urzędników administracji skarbowej, a także dochodów instytucji kościelnych, zaś w referacie 3 podejmowano decyzje administracyjne odnośnie do dzierżawy propinacji w majątkach rządowych, prywatnych i majorackich. W Wydziale II Izby Skarbowej Kaliskiej wyróżniono pięć referatów zajmujących się regulacją podatków, w tym referat 1 – dworski podatek gruntowy; referat 2 – opłaty spadkowe; referat 3 – podatek gruntowy od osad włościańskich; referat 4 – podatki przemysłowy i mieszkaniowy, a także opłaty od kotłów; referat 5 – podatek podymny. Nie udało się ustalić dokładnie podziału prac w Wydziale III. Wiadomo jedynie, że stanowiły go trzy referaty. Osobną komórką była kancelaria, która załatwiała sprawy bieżące, prowadziła korespondencję z władzami zwierzchnimi oraz z instytucjami podległymi. W skład izby wchodzili ponadto urzędnicy do szczególnych poruczeń i nadzorujący wykonywanie przepisów o handlu i przemyśle. W czasie I wojny światowej Izba Skarbowa Kaliska była ewakuowana. Zaprzestała działalności na terytorium guberni kaliskiej w 1914 roku, by w latach 1915-1918 działać w ograniczonym zakresie w Rosji. Izba Skarbowa Kaliska, podobnie jak pozostałe izby skarbowe, została zlikwidowana 1 maja 1918 roku na mocy rozporządzenia Komisarza Ludowego Finansów.