Referat Ogólno-Organizacyjny: protokoły z posiedzeń Zarządu Miejskiego i Miejskiej Rady Narodowej oraz prezydium, sprawozdania z działalności Rady, sprawozdania z kontroli społecznej, 1946-1950 sygn. 1-11. Referat Administracyjny: sprawozdania dot. Ludności, 1946-1947 sygn. 12. Referat Gospodarki Społecznej: ewidencja przedsiebiorstw i zakładów usługowych, 1945-1949 sygn. 13-15. Referat Finansowo-Podatkowy: budżety, księgi biercze, rejestry wymiarowe podatku gruntowego, 1946-1950 sygn.16-23.

Zarząd Miejski był organem wykonawczym miejskiej rady narodowej i działał w opraciu o ustawy o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialngo: ustawę z dnia 23 marca 1933r i zmiany wprowadzone Dekretem Polskiego Komitetu Wyzwolenia Narodowego z dnia 23 listopada 1944r. Zarząd miejski wybierała miejska rada narodowa. Było to ciało kolegialne, w którego skład wchodził burmistrz, wice-burmistrz, sekretarz oraz ławnicy. Tworzenie zarządów miejskich trwało do października 1945 r. Do kompetencji zarządu miejskiego należało: wykonanie budżetu; zarządzanie finansami miasta; dzierżawy; nadzór nad urzędami, zakładami i przedsiębiorstwami komunalnymi; sprawy sporne. Od strony administracyjnej wykonywaniem postanowień Zarządu zajmowało się biuro Zarządu. Ze względu na to, że biura organizowali sami burmistrzowie w najwcześniejszym okresie istniały różne referaty bądź w ogóle nie funkcjonował podział obowiązków między referentów. Jednak w większości biur na terenie województwa olsztyńskiego działały referaty: ogólny, przemysłowo-handlowy, osadniczy, gospodarczy, aprowizacji, mazurski, finansowy, ewidencji ludności. Zarządy Miejskie zlikwidowano na mocy ustawy z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej