Zespół ma charakter otwarty; księgi urodzeń, małżeństw i zgonów przekazywane są z Urzędu Stanu Cywilnego w Żaganiu. Do maja 2014 roku zostały przekazane następujące grupy materiałów: 1. Księgi - pierwopisy a) księgi urodzeń z lat: 1874-1913 (miasto i wieś), 1914-1915 (tylko wieś), 1917 (miasto i wieś), 1918-1920 (tylko wieś), 1926 (tylko wieś), 1928 (miasto i wieś), 1930-1932, 1934, 1937 (tylko wieś); sygnatury: 1, 4, 6, 9, 15, 18, 21, 27, 30, 33, 36, 39, 42, 45, 48, 51, 57, 60, 63, 70, 73, 76, 82, 88, 91, 94, 97, 100, 106, 112, 118, 121, 124, 127, 130, 133, 136, 139, 142, 145, 148, 151, 154, 157, 160, 163, 166, 169, 172, 175, 178, 181, 184, 187, 190, 193, 196, 199, 202, 205, 208, 211, 214, 217, 220, 223, 226, 238, 242, 247, 250, 257, 260, 263, 266, 269, 275, 279, 281, 284-285, 287, 289, 295, 344-345, 350, 353, 356-357, 366, 369, 372, 376, 381, 384, 387, 390; b) księgi małżeństw z lat: 1874-1913, 1915-1916 (tylko miasto), 1917-1920 (miasto i wieś), 1923 (tylko miasto), 1926 (miasto i wieś), 1927 (tylko miasto), 1928 (wieś), 1931, 1933, 1935 (tylko miasto); sygnatury: 2, 7, 13, 16, 19, 22, 25, 28, 31, 34, 40, 46, 52, 61, 64, 68, 71, 77, 80, 83, 86, 107, 113, 116, 119, 125, 128, 131, 137, 140, 143, 149, 152, 155, 158, 161, 164, 167, 170, 173, 176, 179, 182, 185, 188, 191, 194, 197, 200, 203, 206, 209, 212, 215, 218, 221, 224, 227, 240, 244, 248, 251, 253, 258, 261-262, 264, 267, 270-271, 273, 276-277, 282, 286, 288, 293, 340, 342, 347-349, 351-352, 354-355, 359-360, 362-363, 365, 367, 370, 373, 375, 378, 382, 385, 375, 378, 382, 385, 388, 391; c) księgi zgonów z lat: 1874-1918, 1919 (tylko wieś), 1920, 1924, 1926-1927 (tylko miasto), 1928, 1934-1935 (miasto i wieś), 1937 (tylko miasto); sygnatury 3, 8, 14, 17, 20, 23, 29, 32, 35, 38, 41, 44, 50, 53, 56, 59, 62, 65, 69, 72, 75, 78, 81, 84, 90, 96, 102, 108, 114, 117, 120, 126, 132, 135, 144, 150, 156, 159, 162, 165, 168, 171, 174, 177, 180, 183, 186, 189, 192, 195, 198, 201, 204, 207, 210, 213, 216, 219, 222, 225, 228, 237, 239, 241, 243, 245-246, 249, 252, 254-256, 259, 265, 268, 272, 274, 278, 280, 283, 290-292, 294, 296, 341, 343, 346, 358, 361, 364, 368, 371, 374, 377, 379-380, 383, 386, 389, 392; 2. Księgi - wtóropisy a) księgi urodzeń z lat: 1876 (miasto i wieś), 1878 (tylko miasto), 1882 (tylko wieś), 1883 (miasto i wieś), 1884 (tylko wieś), 1885, 1887-1888, 1891 (miasto i wieś), 1892-1893, 1900, 1903 (tylko miasto), 1905-1909 (tylko wieś), 1910, 1912 (tylko miasto), 1913 (miasto i wieś); sygnatury: 12, 24, 54, 66, 79, 85, 103, 109, 115, 229, 233, 235, 297, 302, 307, 310, 312, 316, 319, 322, 393, 395, 397; b) księgi małżeństw z lat: 1875 (tylko wieś), 1880 (tylko miasto), 1881-1883, 1885-1886 (miasto i wieś), 1888 (tylko wieś), 1889-1892 (miasto i wieś), 1894, 1896, 1898, 1900 (tylko miasto), 1901 (tylko wieś), 1902 (tylko miasto), 1905 (miasto i wieś), 1906-1907 (tylko wieś), 1908 (tylko miasto), 1909-1910, 1912 (tylko wieś), 1913 (miasto i wieś); sygnatury: 10, 37, 43, 49, 55, 58, 67, 74, 89, 92, 95, 98, 101, 104, 110, 122, 134, 146, 231, 234, 236, 298-299, 301, 305, 308, 311, 313, 315, 320, 323, 399; c) księgi zgonów z lat: 1874-1875 (tylko wieś), 1878 (tylko miasto), 1979 (tylko wieś), 1883 (miasto i wieś), 1884, 1886 (tylko wieś), 1889-1892 (miasto i wieś), 1894 (tylko miasto), 1896 (tylko wieś), 1897-1899 (tylko miasto), 1901 (tylko wieś), 1903 (tylko miasto), 1904 (tylko wieś), 1905-1906 (tylko miasto), 1907-1908 (tylko wieś), 1909 (miasto i wieś), 1910 (tylko wieś), 1911-1912 (miasto i wieś); sygnatury 5, 11, 26, 87, 93, 99, 105, 111, 123, 138, 141, 147, 153, 230, 232, 300, 303-304, 306, 309, 314, 317-318, 321, 324-326, 394, 396, 398, 400; 3. Skorowidze a) do ksiąg urodzeń z lat: 1874-1878, 1885-1890, 1903-1908; sygnatury: 327-329; b) do ksiąg małżeństw z lat: 1874-1909 (miasto i wieś), 1910-1934 (tylko wieś); sygnatury: 330-335, 401; c) do ksiąg zgonów z lat: 1879-1884, 1891-1909, sygnatury 336-339, 4. Akta nieopracowane z lat 1934-1942, sygn. 402-403 (odpisy aktu urodzenia i małżeństwa z 1942 roku oraz zapowiedzi ślubne)

USC w Żaganiu czyli Standesamt Sagan został powołany na mocy ustaw z 01.10.1874 roku „Gesetz über die Beurkundung und die Form der Eheschließung” i 06.02.1875 roku „Reichsgesetz über die Beurkundung und die Form der Eheschließung“, które oddzieliły rejestrację stanu cywilnego ludności od spraw kościelnych. Wprowadziły one obowiązek rejestrowania urodzeń, małżeństw i zgonów wszystkich obywateli bez względu na wyznanie, w trzech rodzajach ksiąg. Zakres terytorialny działalności urzędów nie pokrywał się zasadniczo z obrębem administracyjnym lokalnych władz państwowych, ponieważ za kryterium ich ustanowienia przyjęto gęstość zaludnienia obszaru. Stąd też okręgi stanu cywilnego obejmowały niejednokrotnie kilka gmin wiejskich (co najmniej 1500 mieszkańców), zaś w dużych gminach miejskich (powyżej 50.000 mieszkańców) tworzono kilka okręgów. Standesamt Sagan swoim zasięgiem obejmował następujące miejscowości: Żagań (Sagan), Stary Żagań (Altkirch)-od 1881 roku, Gryżyce (Greisitz). USC były organami władzy państwowej do 1945 roku i nie przechodziły poważniejszych zmian organizacyjnych. Z reguły personel składał się z jednego urzędnika, najczęściej byli to doświadczeni pracownicy administracji państwowej z dużym stażem. Na mocy ustawy z 01. 08. 1883 roku nadzór nad nimi sprawował prezydent rejencji lub starosta. Szczegółowe przepisy prawne wydawane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Rzeszy do końca XIX wieku regulowały sposób i zakres rejestracji ruchu naturalnego ludności. W latach 20-tych XX wieku wprowadzono nowe przepisy dotyczące rejestracji ludności należącej do narodowości niemieckiej. Po 1938 roku podobne odpowiednie przepisy regulowały status Żydów oraz sposób rejestracji obywateli, którzy nie posiadali niemieckiej przynależności narodowościowej. Po 1940 roku Urzędy Stanu Cywilnego współpracowały z urzędami „czystości rasy aryjskiej“ (Sippensamt). [Na podstawie wstępu do inwentarza opracowanego przez Beatę Grelewicz]