Archiwum w Pile istnieje od 1952 r. Swoim zasięgiem obejmowało początkowo ówczesne powiaty: chodzieski, czarnkowski, trzcianecki, złotowski oraz Piłę. Wraz z utworzeniem w 1975 r. województwa pilskiego teren działania znacznie się powiększył. Nastąpiły ponadto zmiany organizacyjne - Powiatowe Archiwum Państwowe w Pile zastąpione zostało Oddziałem w Pile Archiwum Państwowego w Poznaniu. Dziś, po kolejnej reformie administracyjnej, pilska placówka nadzoruje ten sam obszar co uprzednio, na który składają się powiaty: chodzieski, czarnkowsko-trzcianecki, pilski, wałecki, wągrowiecki i złotowski. Obecne lokum to już czwarta siedziba naszego oddziału. Początkowo były to trzy pokoje w budynku pilskiego starostwa, potem dwa przy ul. Kilińskiego. Przejściowo archiwum mieściło się nawet w budynku przeznaczonym do rozbiórki. Od 1984 r. zajmowało murowany barak przy ul. Śniadeckich, który miał służyć dziesięć lat. W 2004 roku pilskie archiwum przeprowadziło się do siedziby z prawdziwego zdarzenia.

Na zasób składają się 1022 zespoły liczące ponad 160 tysięcy jednostek wytworzonych głównie w XIX i XX wieku. Większość z nich to dokumentacja aktowa. Zaledwie 414 to jednostki geodezyjno-kartograficzne, a 14 - fotograficzne. Największym zespołem jest Rejencja Pograniczna Poznań - Prusy Zachodnie w Pile (16180 j.a.; 344,79 mb.).

Najciekawsze materiały odnaleźć można we wspomnianej już rejencji oraz aktach starostw, miast, gmin i sądów. Niesłabnącym zainteresowaniem cieszą się akta metrykalne i urzędów stanu cywilnego, ze współczesnych zaś - Komitetu Wojewódzkiego PZPR w Pile i Urzędu Wojewódzkiego w Pile.