Urząd Wójta Gminy Topola Królewska l. 1853-1932, od sygn. 1 do sygn. 10: księgi ludności stałej. Gminnoe Topolskoe Uprawlenie l.1853-1934, od sygn. 11 do sygn. 29: księgi ludności stałej, rejesty mieszkańców. Urząd Gminy l. 1916-1932, od sygn. 30 do sygn. 35: zebrania Rady Gm., uchwały. Zarząd Gminy l.1931-1939, od sygn. 36 do sygn.56: uchwały Zarządu Gminnego, rejestry mieszkańców, kontrola ruchu ludności, sprawy osobowe. Gminna Rada Narodowa l. 1945-1950, od sygn. 57 do sygn.78: uchwały GRN, protokoły posiedzeń GRN, Komisje, Sprawy osobowe. Zarząd Gminy Dział Ogólno-Organizacyjny l.1945-1950, od sygn. 79 do sygn. 92: uchwały Zarządu Gminnego, protokóły zarządu Gminnego, sprawy osobowe członków Zarządu Gminnego, przedsiębiorstwa gminne. Dział Finansowo l. 1945-1950, od sygn. 93 do sygn.112: budżet gminy, roczne sprawozdania rachunkowe, budżet podatkowy. Dział Gospodarki Gminnej l.1945-1950, od sygn.113 do sygn. 143: wykaz rozparcelowanych folwarków, statystyka produkcji rolnej, rejestr gospodarstw rolnych i wymiar podatku, sprawy rolne. Dział Administracji Społecznej l. 1940-1951, od sygn. 144 do sygn.148: statystyka Urzędu Stanu Cywilnego, rozkład podatku gruntowego, księgi kontroli ruchu ludności, oświata, kultura, sztuka. Prezydium Gminnej Rady Narodowej Dział Ogólno-Administracyjny l. 1951-1952, od sygn. 149 do sygn.161: protokoły z posiedzeń, protokoły z sesji, sprawy obsługi rady i jej organów, sprawy osobowe pracowników Prezydium. Dział Finansowy l. 1948-1952, od sygn. 162 do sygn.165: budżet, wykazy zaległości podatkowych. Dział rolny l. 1951-1952, od sygn. 166 do sygn.167: statystyka produkcji rolnej, Akta z l. 1945-1951, sygn.168: listy płacy. Akta z l. 1853-1952, od sygn. 169 do sygn.175: księga protokółów, zebrania organów samorządowych, wykazy nieruchomości, sprawy dot. Niemców. Brak sygnatur po skontrum 1995 r.: 2,3,4,5, 9,60, 68, 73, 90, 103, 111, 143, 155,156. Odnaleziono w czasie skontum w 2004 r.: 2,3,4,5,9,60,68, Akta z l. 1953-1954, od sygn. 176 do sygn. 177: protokóły sesji, protokóły posiedzeń. Akta z l. 1903-1952, od sygn. 178 do sygn. 300: dzienniki korespondencyjne, kontrole szarwarkowe, rozkład podatku gruntowego.

Podwaliny pod istnienie władz gminnych położyło ustawodawstwo Księstwa Warszawskiego. W roku 1809 ustanowiono na czele gminy wójta, który miał sprawować władzę administracyjną na podległym mu terenie. Kolejne zmiany zostały wprowadzone przez władze Królestwa Polskiego. Postanowienie Namiestnika Królestwa z 30.05.1818 r. dotyczyło urzadzenia gmin wiejskich. Władzę naczelną sprawowali właściciele wsi osobiście lub przez delegowanych przez siebie wójtów. Przejęcie przez wójta całości spraw wiejskich spowodowło zlikwidowanie rady gminnej. Odrodzenie organu samorządowego, jakim była rada nastąpiło w roku 1859 na podstawie ukazu carskiego z 3.03.1859. Naistotniejsze zmiany w życiu wsi wprowadził nakaz carski z roku 1864. Na jego podstawie na administrację gminy składały się: zebranie gminne, wójt, sołtysi i sąd gminny z ławnikami. Zebranie gminne było organem uchwałodawczym decydującym o obsadzeniu stanowiska wójta, ławników i innych urzędników gminnych. Naistotniejszym urzędnikiem gminy był wójt jego kompetencje były bardza szerokie i obejmowały sprawy policyjne /ogłoszenie ustaw rządowych, czuwanie nad przestrzeganiem porządku, kontrolowanie stanu gospodarki gminnej, sprawowanie nadzoru policyjnego oraz sprawy administracyjne/ czuwanie nad majątkiem gminy, zabezpieczenie potrzeb wojska, dozór nad instytucjami publicznymi, szkoleniem, szkołami itp… Taki stan rzeczy przetrwał do I wojny, a zmieniły go dopiero dekrety odrodzonej władzy polskiej. 23 maja 1933 r. ukazała się ustawa o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego, zgodnie z którą organem stanowiącym i kontolującym w gminach wiejskich była rada gminna, a organem zarządzającym i wykonawczym-zarząd gminy. Podstawą samorządu gminnego po II wojnie światowej stała się ustawa KRN z dnia 11.09.1944 r., dekret PKWN z 23.11.1944 roku oraz ustawa z 14.01.1946 r. W myśl w/w ustaw terenowym organem przedstawicielskim i organem władzy państwowej miały być gminne rady narodowe. Uchwałą Rady Państwa z dnia 20 marca 1950 r. o powołaniu jednolitej władzy państwowej zniesione zostały zarządy gminne, właściwości przejęły gminne rady narodowe i ich organa wykonawcze. Gminne rady narodowe zostały zlikwidowane w 1954 r., a z dniem 01.01.1955 r. wprowadzono gromadzkie rady narodowe.[Na podstawie wstępu do inwentarza, oprac. Jolanta Załęczny, Łęczyca 1982].