Dokumentacja w układzie chronologiczno - rzeczowym, obejmująca duplikaty (wtóropisy) akt urodzeń, małżeństw i zgonów z lat 1869 - 1919 oraz alegata do akt małżeństw z lat 1870 - 1913, sygn. 1 - 100. Posteriora stanowią skorowidze do akt urodzeń, małżeństw i zgonów z 1878 roku, sporządzone przez Urząd Stanu Cywilnego w Olsztynie po 1946 roku.

Od 1826 roku zasady prowadzenia akt stanu cywilnego na terenie zaboru rosyjskiego regulował Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, tom 10, Nr 41, s. 41 –85). Zmienił on, wprowadzone w 1808 roku przepisy Kodeksu Cywilnego Napoleona, w zakresie urzędów stanu cywilnego, wprowadzając wyznaniowy charakter rejestracji aktów metrykalnych. Duchowni, pełniący równocześnie funkcję urzędników stanu cywilnego, sporządzali dwa identyczne egzemplarze metryk. Pierwszy z nich, określany jako unikat (inne nazwy to: oryginał, pierwopis), pozostawał w parafiach i przeznaczony był dla potrzeb kościoła. Unikaty prowadzono w trzech seriach. W odrębnych księgach rejestrowano akta urodzeń, małżeństw i zgonów. Każda z wspomnianych ksiąg wykorzystywana była przez kilka lat, aż do momentu zapisania wszystkich kart. Drugi egzemplarz aktów, nazywany duplikatem (wtóropisem), przekazywany był do archiwów wydziałów hipotecznych przy właściwych sądach i miał służyć władzom świeckim. Duplikaty zapisywano w jednej księdze, podzielonej na trzy części, tj. na akta urodzeń, małżeństw i zgonów, która zamykana była po upływie roku kalendarzowego. Z końcem roku osoba prowadząca wpisy dokonywała adnotacji o ilości poszczególnych aktów oraz sporządzała alfabetyczny indeks osób urodzonych, zaślubionych i zmarłych, przy czym w skorowidzu małżeństw na pierwszym miejscu umieszczano zawsze nazwisko mężczyzny. Oprócz wspomnianych powyżej ksiąg urzędnicy stanu cywilnego gromadził tak zwane alegata (określane także terminami: aneksy, akta zbiorowe), składające się z dokumentów potwierdzających zdolność prawną danych osób do zawarcia małżeństwa. Najczęściej były to odpisy aktów urodzenia lub chrztu przyszłych małżonków, a w przypadku braku możliwości dostarczenia takiego odpisu - akty znania, czyli zeznania świadków zaświadczające ich tożsamość. W sytuacjach, gdy miał zostać udzielony ponowny ślub w alegatach umieszczano odpisy aktów zgonów nieżyjącego już współmałżonka. Sporadycznie załączano do nich również odpisy spraw rozwodowych, czy protokołów rad familijnych. Czasami do akt zbiorowych wszywano także zapowiedzi wygłaszane w parafii. Akta zbiorowe przechowywane były łącznie z duplikatami w archiwach hipotecznych. Formę i treść poszczególnych rodzajów aktów regulowały przepisy nadmienionego wyżej Kodeksu Cywilnego. Zapis w księdze powinien zawierać: datę sporządzenia aktu, imiona nazwiska, miejsce zamieszkania osób stawiających się i świadków oraz odpowiednie formuły dotyczące chrztu dziecka, oświadczenie duchownego i świadków o zawarciu ślubu, dane osoby zmarłej. Przy chrztach zamieszczano informacje o imieniu, nazwisku panieńskim oraz wieku matki dziecka. Niedozwolone były wszelkie skreślenia i skróty, Dla uniknięcia pomyłek i przekłamań daty zapisywano słownie. Nadzór nad sposobem prowadzenia ksiąg metrykalnych w parafiach rzymskokatolickich sprawowali dziekani. Sprawdzali oni numerację kart, pieczętowali księgi, kontrolowali również zgodność zapisów unikatu i duplikatu. Do 1867 roku akta sporządzano w języku polskim. Od 1868 roku zgodnie z postanowieniami Komitetu Urządzającego Królestwa Polskiego wprowadzono język rosyjski. Na przełomie lat 1867 i 1868 roku zaczęto również stosować podwójną datację według kalendarza gregoriańskiego, używanego dotychczas w Królestwie Polskim (nowy styl) i juliańskiego, obowiązującego w Cesarskie Rosyjskim (stary styl). W XIX wieku różnica pomiędzy kalendarzem juliański a gregoriańskim wynosiła 12 dni. Od 1 marca 1900 roku zwiększyła się ona do 13 dni. Charakter dokumentacji omawianego zespołu nie pozwala na dokładne prześledzenie sposobu sporządzania ksiąg metrykalnych omawianej parafii. Zachowały się jedynie duplikaty aktów powstałe po 1869 roku. W poszczególnych księgach proboszczowie zamieszczali krótkie adnotacje o zakończeniu wpisów z danego roku. Protokoły kontroli aktów wpisywali także dziekani dekanatu będzińskiego. W XIX i początku XX wieku Parafia Rzymskokatolicka w Olsztynie obejmowała następujące miejscowości: Bukowno, Bukowno Nowe, Bukowno Stare, Celiny, Joachimów, Kusięta Długie, Kusięta Małe, Odrzykoń, Olsztyn, Przymiłowice Stare, Przymiłowice-Kotysów, Przymiłowice-Podgrabie, Skrajnica, Turów, Turów Górny, Turów Stary, Zielona Góra. Przedstawione powyżej zasady rejestracji akt stanu cywilnego z tylko niewielkimi modyfikacjami obowiązywały na terenie byłego zaboru rosyjskiego do roku 1945 roku. Z dniem 1 stycznia 1946 roku utworzono, na podstawie przepisów dekretu Rady Ministrów z dnia 25 września 1945 roku Prawo o aktach stanu cywilnego, państwowe urzędy stanu cywilnego (Dz.U R.P., Nr 48, poz. 272).

Notatkę informacyjną napisał Przemysław Snoch, inwentarz sporządził Mariusz Gnieździłow (2004). uzupełnienia Michał Mszyca (2014) i Aleksandra Grzegorczyk (2020)