I. Akta z okresu Prus Południowych, 1793-1806 sprawy geodezyjne, rachunkowe, browar, ubezpieczenia ogniowe II. Akta z okresu Księstwa Warszawskiego, 1807-1815 wybory, kasa miejska, szpitale, licytacje, dzierżawy, sprawy wojskowe, paszporty, ceny targowe, sprawy pożarowe, most III. Magistrat zu Kosten (Magistrat w Kościanie), 1815-1919 1. Dział Komunalny - ordynacja miejska, granice miasta, regulacja ulic, regulaminy, wybory, posiedzenia magistratu i rady miejskiej, kasa miejska, zadłużenie miasta, fundacje, grunty miejskie, przedsiębiorstwa komunalne, ulice, drogi, mosty, budowle miejskie, szkoły, statystyka, ogłoszenia, szpitale, ubodzy, kasa oszczędności 2. Zarządzenia policyjne - zarządzenia, bezpieczeństwo publiczne, sprawy porządkowe, paszporty, meldunki, zdrowie publiczne, rolnictwo, leśnictwo, sprawy wodne, przemysł, rzemiosło, handel, ubezpieczenia ogniowe 3. Sprawy administracyjne - zarządzenia, władze zwierzchnie, podatki, sprawy wyznaniowe i wojskowe IV. Magistrat w Kościanie, Zarząd Miejski w Kościanie, 1919-1939 1. Sprawy komunalne - sprawy ogólne, granice i rozbudowa miasta, wybory do rady miejskiej, członkowie magistratu, pracownicy, majątek miasta, kasa miejska, rzeźnia, przedsiębiorstwa komunalne, kanalizacja, ulice, place, kanały, mosty, rzemiosło, przemysł, handel, rolnictwo, ubodzy, bezrobocie, statystyka, szkoły, szpitale 2. Sprawy administracyjne - wybory, sprawy wyznaniowe, cmentarze, archiwa 3. Sprawy policyjne - przepisy, rozporządzenia, budżety, pożarnictwo, sprawy budowlane, oczyszczanie ulic, mleczarnia, targi, wyszynk V. Der Burgermeister der Kreisstadt Kosten, Stadtverwaltung Kosten (Burmistrz miasta powiatowego Kościan, Zarząd Miejski w Kościanie), 1939-1945 1. Administracja ogólna - zarządzenia, okólniki, plan akt, VD, korespondencja, statystyka, kartoteka gospodarstw domowych, USC 2. Policja - przydziały mieszkań i mebli, ludność, zezwolenia na podróże 3. Wychowanie i nauczanie - zarządzenia, szkoły, uczniowie 4. Sprawy kultury - biblioteki, archiwum, muzyka, śpiew 5. Opieka społeczna - zarządzenia, budżety,szkody wojenne 6. Zdrowie publiczne - szpital 7. Sprawy budowlane, mieszkaniowe i osiedleńcze - rozbudowa miasta, ulice, mosty, policja budowlana 8. Sprawy gospodarcze - rolnictwo, hodowla, sprawy leśne, zatrudnienie, cmentarze, łaźnie, ogród miejski 9. Przedsiębiorstwa komunalne - bilanse 10. Sprawy finansowe i podatkowe - korespondencja, statystyka, budżety, sprawozdania rachunkowe, zadłużenie VI. Zarząd Miejski w Kościanie, 1945-1950 1. Dział Ogólno-Organizacyjny - przepisy i zarządzenia, statystyki, sprawozdania, posiedzenia władz miejskich, majątek, przedsiębiorstwa miejskie 2. Dział Finansowo-Budżetowy - budżety, sprawozdania rachunkowe, podatki 3. Gospodarka gminy miejskiej - rolnictwo, leśnictwo, przemysł, handel, rzemiosło 4. Administracja społeczna - oświata, kultura, sztuka, opieka społeczna, zatrudnienie, gospodarka lokalowa 5. Dział administracyjny - referendum, ruch ludności, wykazy pomordowanych przez hitlerowców, ekshumacja zwłok Polaków zamordowanych przez Niemców w latach 1939-1945, partie, organizacje, stowarzyszenia, sprawy narodowościowe i wyznaniowe, pożary, sprawy budowlane, aprowizacja, zmiany granic miasta

W zasobie Archiwum Państwowego w Lesznie znajdują się akta miast z okresu od XIX w. do 1950 r. Nieliczne tylko materiały są z lat wcześniejszych. Zasób staropolski przechowywany jest w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Z tego też powodu poniżej omówione funkcjonowanie administracji miejskiej dotyczy lat 1793-1950. Po zajęciu Wielkopolski w 1793 r. przez Prusy zasadniczym dążeniem władz w zakresie ustroju miejskiego było ograniczenie dotychczasowego samorządu. W okresie tym ustrój miast kształtowała deklaracja z 18 kwietnia 1793 r. o organizacji i obsadzaniu magistratów w tzw. Prusach Południowych. W czasach Księstwa Warszawskiego podstawą ustroju miast była początkowo konstytucja o miastach uchwalona na Sejmie Czteroletnim (przywrócona w 1807 r.), a później konstytucja napoleońska z 1807 r. i dekret z 1809 r. W 1815 r. w Wielkim Księstwie Poznańskim wprowadzono prawo pruskie (tzw. Allgemeines Landrecht), które zniosło całkowicie ustawo-dawstwo polskie. Reforma Steina i Hardenberga z 1808 r., wprowadzona do Wielkopolski w 1815 r., ustaliła kompetencje samorządu miejskiego. Od tego czasu do początku XX wieku na czele magistratu — jako organu wykonawczego i zarządzającego — stał burmistrz, którego zastępcą był sekretarz miejski. Magistrat dzielił się na dwa wydziały: komunalny i policyjny. Organem decydującym w sprawach gospodarki majątkiem miejskim oraz zarządzania miastem była rada miejska. Organami pomocniczymi rady były różne komisje i deputacje. Kompetencje rady i magistratu ograniczono znacznie w stosunku do poprzedniego okresu przez odebranie władzom miejskim sądownictwa i częściowo policji. Nowa ordynacja miejska z 1832 r. zmniejszyła liczbę radnych oraz rozgraniczyła zakres kompetencji rady i magistratu, dając temu ostatniemu więcej uprawnień. Wzmocniła także kontrolę państwową. Ordynacja miejska z 1853 r. poddała miasta jeszcze silniejszej kontroli ze strony władz państwowych (wykonywali ją landraci), a sprawy policyjne prze-kazała burmistrzom. Ustawa z 1893 r. (uzupełniona w 1895 r.) oddała miastom pewne dochody z podatków państwowych. W 1911 r. ukazała się ustawa dążąca do wzmocnienia pozycji korporacji samorządowej przez dobrowolne łączenie się miast w związki. W okresie XIX w. państwo zleciło miastom prowadzenie urzędu stanu cywilnego, ściąganie podatków państwowych oraz niektóre czynności w zakresie spraw wojskowych (spisy poborowych, kwatery dla wojska, opieka nad wdowami i sierotami po poległych żołnierzach). Początkowo po 1918 r. zakres kompetencji władz miejskich i ich organizacja na terenie byłego zaboru pruskiego nie uległy zasadniczej zmianie. Nieznaczne zmiany wprowadziło rozporządzenie ministra byłej dzielnicy pruskiej z dnia 12 sierpnia 1921 r. Organem samorządu miejskiego była w tym czasie rada miejska jako organ stanowiący i kontrolujący oraz magistrat jako organ wykonawczy i organ władzy państwowej w zakresie spraw poruczonych. Dopiero po 1926 r. zmienił się częściowo charakter samorządu miejskiego na skutek utworzenia Policji Państwowej. W miastach utworzone zostały wtedy miejskie komitety bezpieczeństwa i porządku publicznego. Na podstawie rozporządzenia Prezydenta z 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego wprowadzono nazwę „zarząd miejski", zamiast dotychczasowej „magistrat". Ogólną władzą nadzorczą dla miast wydzielonych z powiatów stał się wojewoda, a dla miast niewydzielonych — wydział powiatowy. Rada miejska stała się organem wyłącznie stanowiącym, kierownikiem zaś całej administracji i gospodarki miejskiej był bur-mistrz. W zarządach miejskich w tym czasie występowały następujące działy: ogólno-organizacyjny, finansowo-budżetowy, gospodarki miejskiej, administracyjny (sprawy poruczone przez państwo).W okresie okupacji hitlerowskiej z uwagi na duży procent ludności polskiej większość miast nie uzyskała praw niemieckiej ustawy gminnej z 30 stycznia 1935 r. Zniesiono polskie samorządy miejskie i narzucono miastom zarząd niemiecki (Stadtverwaltung), a mniejsze miasta tworzyły gminne okręgi administracyjne wraz z sąsiednimi wsiami. Na czele miast stali komisaryczni burmistrzowie, podlegający landratom. W okresie 1945—1950 organizacja władz miejskich opierała się na ustawie z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad naro-dowych i na dekrecie z 23 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego. Miejskie rady narodowe stały się organami uchwałodawczymi samorządu miejskiego, planującymi działalność publiczną i wykonującymi kontrolę nad ogółem jednostek pełniących funkcje administracji publicznej. Miejskie rady narodowe wybierały ze swego grona przewodniczącego, jego zastępcę i trzech członków, którzy stanowili prezydium rady. Rady powoływały do współpracy różne komisje. Organami wykonawczymi i zarządzającymi były wybierane przez rady zarządy miejskie, które składały się z burmistrza, jego zastępcy i członków. Występowały w nich działy: organizacyjny, finansowo-budżetowy, gospodarki gminnej i administracji społecznej. Dotychczasowa organizacja władz miejskich została zniesiona ustawą z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej. Funkcje zarządów miejskich przejęły prezydia miejskich rad narodowych.