I. Okres zaboru pruskiego, 1800-1918 (1938) 1. Sprawy komunalne - akta dotyczące władz miejskich (protokoły zebrań, wybory, sprawy personalne), majątek miasta, instytucje użyteczności publicznej, kasa zapomogowo-pożyczkowa, opieka nad ubogimi, szpitale 2. Sprawy kościelne i szkolne - szkoły wyznaniowe, sprawy personalne nauczycieli, rady szkolne 3. Sprawy policyjne - organizacje, związki, cechy, policja drogowa i budowlana, nadzór nad targami, wyszynk, podatki II. Akta z okresu międzywojennego, (1832) 1919-1935 1. Sprawy komunalne - zakwaterowanie uchodźców, budowa i eksploatacja elektrowni, budżety miasta 2. Sprawy kościelne i szkolne - szkoły, mieszkania dla nauczycieli 3. Sprawy policyjne - obchody, uroczystości, szczepienia, powodzie, pożary, targi, jarmarki, cechy 4. Sprawy podatkowe- wymiar III. Akta z okresu międzywojennego, (1914) 1935-1939 1. Sprawy administracyjne - sprawy organizacyjne, osobowe, pobory pracowników, zebrania, lustracje 2. Majątek miasta, przedsiębiorstwa miejskie - księga inwentarzowa, gazownia, elektrownia, wodociągi, rzeźnia, targowisko 3. Dochody i wydatki miejskie - budżety, dochody, wydatki, zadłużenie 4. Stan ulic miejskich - brukowanie 5. Oświata, kultura, sztuka - woźni szkół 6. Opieka społeczna, bezrobocie - wsparcia, zatrudnienie bezrobotnych 7. Sprawy rolne, rybołówstwo - rolnictwo, hodowla, weterynaria 8. Przemysł i handel - popieranie 9. Spisy wyborców 10. Urząd Stanu Cywilnego - mianowanie urzędników 11. Bezpieczeństwo i porządek publiczny - ewidencja pojazdów mechanicznych 12. Sprawy budowlane - sprawy sanitarne, rozbudowa miasta 13. Sprawy karno-administracyjne - egzekucja kar, osadzanie w areszcie IV. Okres okupacji , 1940-1943 grzywny, przekazanie akt, preliminarze budżetowe V. Okres Polski Ludowej, 1945-1950 wybory do rad narodowych, protokoły Miejskiej Rady Narodowej i Zarządu Miejskiego, budżety

W zasobie Archiwum Państwowego w Lesznie znajdują się akta miast z okresu od XIX w. do 1950 r. Nieliczne tylko materiały są z lat wcześniejszych. Zasób staropolski przechowywany jest w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Z tego też powodu poniżej omówione funkcjonowanie administracji miejskiej dotyczy lat 1793-1950. Po zajęciu Wielkopolski w 1793 r. przez Prusy zasadniczym dążeniem władz w zakresie ustroju miejskiego było ograniczenie dotychczasowego samorządu. W okresie tym ustrój miast kształtowała deklaracja z 18 kwietnia 1793 r. o organizacji i obsadzaniu magistratów w tzw. Prusach Południowych. W czasach Księstwa Warszawskiego podstawą ustroju miast była początkowo konstytucja o miastach uchwalona na Sejmie Czteroletnim (przywrócona w 1807 r.), a później konstytucja napoleońska z 1807 r. i dekret z 1809 r. W 1815 r. w Wielkim Księstwie Poznańskim wprowadzono prawo pruskie (tzw. Allgemeines Landrecht), które zniosło całkowicie ustawo-dawstwo polskie. Reforma Steina i Hardenberga z 1808 r., wprowadzona do Wielkopolski w 1815 r., ustaliła kompetencje samorządu miejskiego. Od tego czasu do początku XX wieku na czele magistratu — jako organu wykonawczego i zarządzającego — stał burmistrz, którego zastępcą był sekretarz miejski. Magistrat dzielił się na dwa wydziały: komunalny i policyjny. Organem decydującym w sprawach gospodarki majątkiem miejskim oraz zarządzania miastem była rada miejska. Organami pomocniczymi rady były różne komisje i deputacje. Kompetencje rady i magistratu ograniczono znacznie w stosunku do poprzedniego okresu przez odebranie władzom miejskim sądownictwa i częściowo policji. Nowa ordynacja miejska z 1832 r. zmniejszyła liczbę radnych oraz rozgraniczyła zakres kompetencji rady i magistratu, dając temu ostatniemu więcej uprawnień. Wzmocniła także kontrolę państwową. Ordynacja miejska z 1853 r. poddała miasta jeszcze silniejszej kontroli ze strony władz państwowych (wykonywali ją landraci), a sprawy policyjne prze-kazała burmistrzom. Ustawa z 1893 r. (uzupełniona w 1895 r.) oddała miastom pewne dochody z podatków państwowych. W 1911 r. ukazała się ustawa dążąca do wzmocnienia pozycji korporacji samorządowej przez dobrowolne łączenie się miast w związki. W okresie XIX w. państwo zleciło miastom prowadzenie urzędu stanu cywilnego, ściąganie podatków państwowych oraz niektóre czynności w zakresie spraw wojskowych (spisy poborowych, kwatery dla wojska, opieka nad wdowami i sierotami po poległych żołnierzach). Początkowo po 1918 r. zakres kompetencji władz miejskich i ich organizacja na terenie byłego zaboru pruskiego nie uległy zasadniczej zmianie. Nieznaczne zmiany wprowadziło rozporządzenie ministra byłej dzielnicy pruskiej z dnia 12 sierpnia 1921 r. Organem samorządu miejskiego była w tym czasie rada miejska jako organ stanowiący i kontrolujący oraz magistrat jako organ wykonawczy i organ władzy państwowej w zakresie spraw poruczonych. Dopiero po 1926 r. zmienił się częściowo charakter samorządu miejskiego na skutek utworzenia Policji Państwowej. W miastach utworzone zostały wtedy miejskie komitety bezpieczeństwa i porządku publicznego. Na podstawie rozporządzenia Prezydenta z 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego wprowadzono nazwę „zarząd miejski", zamiast dotychczasowej „magistrat". Ogólną władzą nadzorczą dla miast wydzielonych z powiatów stał się wojewoda, a dla miast niewydzielonych — wydział powiatowy. Rada miejska stała się organem wyłącznie stanowiącym, kierownikiem zaś całej administracji i gospodarki miejskiej był bur-mistrz. W zarządach miejskich w tym czasie występowały następujące działy: ogólno-organizacyjny, finansowo-budżetowy, gospodarki miejskiej, administracyjny (sprawy poruczone przez państwo).W okresie okupacji hitlerowskiej z uwagi na duży procent ludności polskiej większość miast nie uzyskała praw niemieckiej ustawy gminnej z 30 stycznia 1935 r. Zniesiono polskie samorządy miejskie i narzucono miastom zarząd niemiecki (Stadtverwaltung), a mniejsze miasta tworzyły gminne okręgi administracyjne wraz z sąsiednimi wsiami. Na czele miast stali komisaryczni burmistrzowie, podlegający landratom. W okresie 1945—1950 organizacja władz miejskich opierała się na ustawie z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych i na dekrecie z 23 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego. Miejskie rady narodowe stały się organami uchwałodawczymi samorządu miejskiego, planującymi działalność publiczną i wykonującymi kontrolę nad ogółem jednostek pełniących funkcje administracji publicznej. Miejskie rady narodowe wybierały ze swego grona przewodniczącego, jego zastępcę i trzech członków, którzy stanowili prezydium rady. Rady powoływały do współpracy różne komisje. Organami wykonawczymi i zarządzającymi były wybierane przez rady zarządy miejskie, które składały się z burmistrza, jego zastępcy i członków. Występowały w nich działy: organizacyjny, finansowo - budżetowy, gospodarki gminnej i administracji społecznej. Dotychczasowa organizacja władz miejskich została zniesiona ustawą z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej. Funkcje zarządów miejskich przejęły prezydia miejskich rad narodowych.