Budżet administracyjny, roczne sprawozdania finansowe 1940-1945 (sygn. Gm.C.1) Rejestry wymiarowe i księgi biercze podatków 1941-1952 (sygn. Gm.C.2-5, 24, 25-52, 54-67, 68-96, 113-139, 153-158) Księgi biercze obowiązkowych dostaw, szarwarku 1936-1954 (sygn. Gm.C.6-11, 98-112, 159-171) Protokoły sesji, Prezydium GRN, Zarządu Gminnego, sprawozdania gminy i gromad 1945-1954 (sygn. Gm.C.12, 141, 143) Księgi protokołów zebrań sołtysów 1946-1950 (sygn. Gm.C.13-14) Akta Komisji GRN, protokoły zebrań gromadzkich 1946-1954 (sygn. Gm.C.15, 142, 144) Akta Działu Ogólno-Organizacyjnego, Działu Gospodarki Gminnej, Działu Administracyjnego 1945-1950 (sygn. Gm.C.16, 146) Akta Działu Ogólno-Organizacyjnego 1946-1954 (sygn. Gm.C.17, 145, 147) Akta Działu Finansowo-Budżetowego i Działu Społecznego 946-1948 (sygn. Gm.C.18) Akta Działu Administracyjnego 1946-1954 (sygn. Gm.C.19, 147) Akta Działów: Ogólno-Organizacyjnego, Finansowo-Budżetowego, Gospodarki Gminnej, Organizacyjno-Społecznego, Administracyjnego 1949-1954 (sygn. Gm.C.20, 150) Spisy spraw 1946-1949 (sygn. Gm.C.21) Ewidencja sołtysów, Akta dotyczące szkód wojennych 1945-1954 (sygn. Gm.C.22) Sprawozdania finansowe i budżety 1945-1949 (sygn. Gm.C.23) Ewidencja podatników podatku gruntowego 1949 (sygn. Gm.C.97) Księga inwentarzowa gminy 1948 (sygn. Gm.C.140) Akta Referatu Finansowego 1951-1954 (sygn. Gm.C.148) Akta Referatów Spraw Socjalnych i Kulturalnych, Rolnego 1951-1954 (sygn. Gm.C.149) Statystyka ludnościowa Gminy 1949-1954 (sygn. Gm.C.151) Gminny Komitet Frontu Jedności Narodu 1952-1954 (sygn. Gm.C.172) Gminny Komitet Odbudowy Warszawy 1947-1954 (sygn. Gm.C.173) Odpisy dokumentów osobistych, testamenty, zezwolenia budowlane 1948-1950 (sygn. Gm.C.174) Skorowidze do spisów ludności 1937-1949 (sygn.Gm.C.175-176) Rejestry mieszkańców , przybywających i opuszczających Gminę 1945-1954 (sygn. Gm.C.177-186) Gromadzkie książki meldunkowe 1950-1951 (sygn. Gm.C.187-194)

Na mocy ustawy z dnia 23 marca 1933 roku (Dz.URP z 1933r. Nr 35, poz. 294) na terenie Małopolski w miejsce dotychczas istniejących gmin jednostkowych wprowadzono gminy zbiorowe, składające się z kilku lub kilkunastu gromad, którymi stały się dotychczasowe gminy jednostkowe. W powiecie tarnowskim podzielonym na 10 gmin, obok dziewięciu gmin zbiorowych utworzono jedną jednostkową. W Gminie Ciężkowice podobnie jak w innych gminach władzę sprawowały Rada Gminna i Zarząd Gminny z wójtem na czele. Władze gminne w sprawach własnego zakresu działania podlegały Radzie Powiatowej i jej organowi wykonawczemu Wydziałowi Powiatowemu, w sprawach zaś zakresu poruczonego staroście powiatowemu. Każda z gromad posiadała sołtysa. Czynnośći kontrolne spełniała Komisja Rewizyjna. W okresie okupacji niemieckiej w podziale administracyjnym na szczeblu gminnym nie zaszły żadne zmiany. Zlikwidowane zostały natomiast organy samorządowe gmin - Rady Gminne. Wyzwolenie kraju przyniosło za sobą wprowadzenie nowej struktury władz administracyjnych na szczeblu gminnym (Dekret PKWN z 21 sierpnia 1944 r - Dz. U. Nr 2, poz. 8, ustawa z 11 września 1944 r - Dz. U. Nr. 5, poz. 22, oraz kolejne akty prawne). W wyniku wprowadzonych zmian czynności wykonawcze spełniał Zarząd Gminy wybierany przez Radę. W każdej gminie powstało sześć komisji. Czynności kontrolne sprawowała Gminna Komisja Kontroli Społecznej. Zasadniczą zmianę jakościową działalnośći zbiorowej gmin wiejskich wprowadziła ustawa z dnia 20 marca 1950 r (Dz. U. Nr. 15, poz. 130). Zniesione zostały Zarządy Gminne, a bezpośrednim rządcą terenu stała się Gminna Rada Narodowa. Jej stałym organem stało się Prezydium Gminnej Rady Narodowej. Gminy jako jednostki terytorialno - administracyjne zakończyły działalność z dniem 31 grudnia 1954 r. Z chwilą wejścia w życie ustawy z dnia 25 września 1954 r (Dz. U. Nr. 43. Poz. 191) wprowadzony został podział powiatów na gromady, będące terytorialnie jednostką pośrednią między dawną gminą a dawną gromadą.