Zespół ma charakter zamknięty, jest szczątkowy, brak ksiąg stanu cywilnego, zachowały się jedynie materiały załącznikowe: 1. Zapowiedzi ślubne z lat 1874-1903, sygnatura 1-75 2. Alfabetyczny skorowidz do ksiąg zgonów z lat 1931-1945, sygnatura 76 3. Akta nieopracowane z lat 1882-1900, sygn. 77 (odpisy aktów urodzenia i ustalenia ojcostwa)

USC w Nowej Soli czyli Standesamt Neusalz został powołany na mocy ustaw z 01.10.1874 roku „Gesetz über die Beurkundung und die Form der Eheschließung” i 06.02.1875 roku „Reichsgesetz über die Beurkundung und die Form der Eheschließung“, które oddzieliły rejestrację stanu cywilnego ludności od spraw kościelnych. Wprowadziły one obowiązek rejestrowania urodzeń, małżeństw i zgonów wszystkich obywateli bez względu na wyznanie, w trzech rodzajach ksiąg. Zakres terytorialny działalności urzędów nie pokrywał się zasadniczo z obrębem administracyjnym lokalnych władz państwowych, ponieważ za kryterium ich ustanowienia przyjęto gęstość zaludnienia obszaru. Stąd też okręgi stanu cywilnego obejmowały niejednokrotnie kilka gmin wiejskich (co najmniej 1500 mieszkańców), zaś w dużych gminach miejskich (powyżej 50.000 mieszkańców) tworzono kilka okręgów. Standesamt Neusalz swoim zasięgiem obejmował następujące miejscowości: Nowa Sól (Neusalz), Zakęcie (Erkelsdorf), Kiełcz (Költsch), Lubieszów (Liebschütz), Nowe Żabno (Schliefen, Neu Tschau), Stare Żabno (Trockenau, Alt Tschau). USC były organami władzy państwowej do 1945 roku i nie przechodziły poważniejszych zmian organizacyjnych. Z reguły personel składał się z jednego urzędnika, najczęściej byli to doświadczeni pracownicy administracji państwowej z dużym stażem. Na mocy ustawy z 01. 08. 1883 roku nadzór nad nimi sprawował prezydent rejencji lub starosta. Szczegółowe przepisy prawne wydawane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Rzeszy do końca XIX wieku regulowały sposób i zakres rejestracji ruchu naturalnego ludności. W latach 20-tych XX wieku wprowadzono nowe przepisy dotyczące rejestracji ludności należącej do narodowości niemieckiej. Po 1938 roku podobne odpowiednie przepisy regulowały status Żydów oraz sposób rejestracji obywateli, którzy nie posiadali niemieckiej przynależności narodowościowej. Po 1940 roku Urzędy Stanu Cywilnego współpracowały z urzędami „czystości rasy aryjskiej“ (Sippensamt).