Zachowane akta obejmują lata 1865-1941, 1943, 1945-1953. Akta Wójta Gminy, Zarządu Gminnego i Urzędu Gminy - rejestry pomiarowe majątku, gromad i wsi, tabele likwidacyjne, księgi opłat wsi, opis chłopskich zagród, księgi protokołów posiedzeń i uchwały Rady Gminnej, protokoły komisji, księgi uchwał Zarządu Gminnego i zebrań wiejskich, majątek gminy i gromad, kontrola, budżety, księgi wydatków budżetowych, sprawozdania rachunkowe, statystyka rolna, popieranie przemysłu i handlu; Okupacja hitlerowska – listy planowanego podatku gruntowego; Gminna Rada Narodowa – Dział Organizacyjny: protokoły zebrań i uchwały GRN, protokoły posiedzeń komisji i Zarządu, protokoły zebrań sołtysów, statuty, regulaminy, instrukcje, spawy organizacyjne (wykaz gromad i sołtysów, spis miejscowości w gminie), sprawy osobowe członków organów gmin i pracowników gminnych, zebrania i urzędowanie ciał samorządowych, kontrole, majątek gmin i gromad; Dział Finansowo-Budżetowy: budżety administracyjne, dochody gminy, rozkład podatku gruntowego, księgi dochodów i wydatków budżetowych, księgi sum przechodnich, ubezpieczenia rzeczowe (wykaz szkód wojennych), sprawozdania rachunkowe; Dział Gospodarki Gminnej: drogi i place publiczne, rolnictwo (wykazy gospodarstw, spisy produkcji roślinnej i zwierzęcej, spisy rolne, wykaz spółek wodnych), weterynaria i hodowla, popieranie przemysłu i handlu; Dział Administracyjny: oświata, kultura i sztuka (wykaz zamordowanych przez okupanta), zdrowie publiczne, opieka społeczna (ankieta dot. prześladowań ludności polskiej), sprawy wyznaniowe, ewidencja i kontrola ruchu ludności (wykazy Niemców, wykazy volksdeutschów, wykazy strat poniesionych podczas wojny, wykaz cmentarzy wojennych, rejestr domów gminy, powszechny spis narodowy), bezpieczeństwo i porządek publiczny (spis milicjantów), sprawy budowlane i odbudowy (wykazy zniszczonych wsi i osiedli), sprawy pomiarowe, parcelacyjne i scaleniowe, sprawy sądowe i karno-administracyjne, wybory do Sejmu, głosowanie ludowe. Na pozostałość aktową składają się także: księgi ludności stałej, skorowidz oraz księga kontroli ruchu ludności.

Gmina jako organ administracji państwowej funkcjonowała w oparciu o ukaz carski z 2 III 1964 r. o urządzeniu gmin wiejskich. Zgodnie z postanowieniem Komitetu Urządzającego z dnia 5 (17) I 1867 r. o podziale miast i gmin w powiatach, gmina Złoczew należała do powiatu sieradzkiego. Ukaz z 1864 r. stanowił, że władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta oraz sołtysów. Sprawy sporne rozpatrywane były przez sądy gminne. Ustrój ten przetrwał do końca I wojny światowej. Nową organizację władz gminnych wprowadziły przepisy Dekretu Naczelnika Państwa z 27 XI 1918 r. o utworzeniu rad gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego. Powołane wówczas rady gminne były organami zarządzającymi i kontrolującymi gospodarkę gminną. Ostatecznie strukturę i organizację władz gminnych określiły przepisy ustawy z 23 III 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego, zgodnie z którą organami gminy stały się: rada gminy, zarząd gminy, wójt i jego zastępcy (podwójci). Samorząd taki przetrwał do 1939 roku. W okresie okupacji w wyniku rozporządzenia Generalnego Gubernatora z 28 XI 1939 r. o zarządzie gmin, polskie władze gminne podporządkowane zostały okupantowi. Po zakończeniu II wojny światowej na mocy ustawy z 11 IX 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych powołane zostały gminne rady narodowe, które jako organ uchwałodawczy i kontrolujący wybierały organ wykonawczy – zarządy gminne. Na mocy ustawy z 20 III 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej dotychczasowe funkcje zarządów gminnych zostały przejęte przez prezydia gminnych rad narodowych. Gminne rady narodowe, działały do likwidacji gmin w 1954 r. i zostały zlikwidowane na podstawie ustawy z 25 IX 1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych.