Zachowane akta obejmują lata 1856, 1860-1939, 1945-1954. Akta Wójta Gminy, Zarządu Gminnego i Urzędu Gminy – księgi dusz gromad i obszarów dworskich, reces urządzania stosunków dominialnych i włościańskich, akta budynków szkolnych, pocelnych, policyjnych i kościołów, księga biercza podatku gruntowego, akta policyjno-budowlane; Gminna Rada Narodowa – Dział Organizacyjny: protokoły posiedzeń GRN, protokoły posiedzeń i uchwały Prezydium, pisma okólne, zarządzenia; Dział Finansowo-Budżetowy: budżety administracyjne, dochody gminy, księgi dochodów i wydatków budżetowych, księgi biercze podatku od lokali i nieruchomości, księgi sum przechodnich i pozabudżetowych, sprawozdania rachunkowe, księga dzierżaw ziemi gminnej; Dział Gospodarki Gminnej: rolnictwo (przejmowanie gospodarstw poniemieckich, szkody wojenne, spisy produkcji roślinnej i zwierzęcej, wpłaty na rzecz Państwowego Funduszu Ziemi), popieranie przemysłu i handlu, leśnictwo (powierzchnia lasów, gospodarka leśna); Dział Administracji Społecznej: opieka społeczna, oświata, kultura i sztuka; Dział Administracyjny: ewidencja i kontrola ruchu ludności (spisy mieszkańców, wykazy volksdeutschów, dowody tożsamości, powszechny spis ludności, ewidencja cudzoziemców), bezpieczeństwo i porządek publiczny, głosowanie ludowe i wybory do Sejmu.

Gmina jako organ administracji państwowej funkcjonowała w oparciu o ukaz carski z 2 III 1964 r. o urządzeniu gmin wiejskich. Zgodnie z postanowieniem Komitetu Urządzającego z dnia 5 (17) I 1867 r. o podziale miast i gmin w powiatach, gmina Podzamcze należała do powiatu kępińskiego. W 1954 roku włączono ją do nowoutworzonego powiatu wieruszowskiego. Ukaz z 1864 r. stanowił, że władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta oraz sołtysów. Sprawy sporne rozpatrywane były przez sądy gminne. Ustrój ten przetrwał do końca I wojny światowej. Nową organizację władz gminnych wprowadziły przepisy Dekretu Naczelnika Państwa z 27 XI 1918 r. o utworzeniu rad gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego. Powołane wówczas rady gminne były organami zarządzającymi i kontrolującymi gospodarkę gminną. Ostatecznie strukturę i organizację władz gminnych określiły przepisy ustawy z 23 III 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego, zgodnie z którą organami gminy stały się: rada gminy, zarząd gminy, wójt i jego zastępcy (podwójci). Samorząd taki przetrwał do 1939 roku. W okresie okupacji w wyniku rozporządzenia Generalnego Gubernatora z 28 XI 1939 r. o zarządzie gmin, polskie władze gminne podporządkowane zostały okupantowi. Po zakończeniu II wojny światowej na mocy ustawy z 11 IX 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych powołane zostały gminne rady narodowe, które jako organ uchwałodawczy i kontrolujący wybierały organ wykonawczy – zarządy gminne. Na mocy ustawy z 20 III 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej dotychczasowe funkcje zarządów gminnych zostały przejęte przez prezydia gminnych rad narodowych. Gminne rady narodowe, działały do likwidacji gmin w 1954 r. i zostały zlikwidowane na podstawie ustawy z 25 IX 1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych.