Zarząd Gminy I z lat 1881 - 1914, sygn. 1 - 417, w tym: sprawy dotyczące prowadzenia ksiąg ludności i akt stanu cywilnego, sprawy celne, paszportowe, dotyczące obcokrajowców, aresztantów i przesiedleńców, materiały dotyczące targów i zakładów przemysłowych, wypadków, pożarów, ubezpieczeń budynków, zapobiegania przestępstwom, przepisów policyjnych, kradzieży i przemytu, ochrony lasów rządowych, komunikacji, poczty, powinności drogowych, podwód wojskowych, kwater dla wojska, akta rejestracji osób zmieniających wyznanie, chorób i szczepień ochronnych, szkół początkowych, zebrań gminnych i parafialnych, sprawy dotyczące broni, polowań, manifestów, ksiąg przychodów i rozchodów Zarządu Gminy, kasy Towarzystwa Pożyczkowo-Oszczędnościowego; Zarząd Gminy II z lat 1913 - 1918, sygn. 418 - 449, w tym: akta Zarządu Gminy i Kasy Gminnej, budżety, dokumentacja dotycząca podatków, dróg, mostów, szkół, kosztów leczenia, zapomóg, kosztów wyżywienia wojska, pożarów i ubezpieczeń od ognia, zaświadczeń i paszportów, ruchu naturalnego ludności; Zarząd Gminy III z lat 1886 - 1939, w tym: Dział Ogólno - Administracyjny z lat 1918 - 1934, sygn. 450 - 497, w tym: rozporządzenia i zarządzenia władz nadrzędnych, statystyka, wybory do rady gminnej, sprawy osobowe, zebrania ciał samorządowych, księga uchwał Rady Gminnej, majątek gminy: Dział Finansowo - Budżetowy z lat 1918 - 1939, sygn. 498 - 530, w tym: podatki, kasa gminna, pożyczki, ubezpieczenia: Dział Gospodarki Gminnej z lat 1918 - 1934, sygn. 531 - 583, w tym: naprawa dróg i mostów, szkoły i ochronki, oświata pozaszkolna, opieka społeczna i koszty kuracyjne, bezrobocie, emigracja ludności, rolnictwo, weterynaria, handel, przemysł i rzemiosło; Dział Administracyjny z lat 1886 - 1939, sygn. 584 - 620, w tym: wybory do Sejmu i Senatu, księgi ludności, księgi kontroli ruchu ludności, spis koni, akta dotyczące wojska, budownictwa, sprawy sądowo - administracyjne; Gminna Kasa Pożyczkowo - Oszczędnościowa z lat 1913 - 1928, sygn. 621 - 627, w tym: księga wkładów, informacje o działalności Kasy; Komitet Żywnościowy w Gnaszynie z lat 1915 - 1919, sygn. 628 - 629, w tym: protokoły posiedzeń, przydział żywności i odzieży, listy potrzebujących pomocy, dokumentacja księgowa.

W 1864 roku nastąpiły zmiany w dotychczasowej organizacji władz wiejskich na terenie Królestwa Polskiego. Ukaz o urządzaniu gmin wiejskich z dnia 19 lutego (2 marca) 1864 roku stanowił, iż gmina składa się z wiosek i koloni oraz folwarków i dworów właścicieli ziemskich, a władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta gminy oraz sołtysów (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 62, 1864, s.36-93).Sprawy sporne z terenu gminy miał rozpatrywać Sąd gminny wraz z ławnikami. Nowego podziału na gminy miał zgodnie z w/w ukazem dokonać Komitet Urządzający. Zebranie gminy stanowiło organ uchwałodawczy, władzę wykonawczą sprawował wójt wybierany na zebraniach gminnych. Pomocnikami wójta w gminie byli sołtysi, wybierani na zebraniach gromadzkich i zatwierdzani przez naczelnika powiatu. Każda gmina powinna posiadać pisarza, który prowadziłby księgi gminne i korespondencję. W razie potrzeby gminy mogły mieć poborców podatków, inspektorów szkółek i szpitali, gajowych, stróżów i innych urzędników gminnych. Według ukazu do kompetencji wójta gminy należały następujące sprawy: ogłaszanie rozporządzeń władz, czuwanie nad porządkiem w miejscach publicznych i nad bezpieczeństwem osób i własności, zapobieganie włóczęgostwu i żebractwu, donoszenie zwierzchności o samowolnym wychodzeniu mieszkańców z gminy, przedsiębranie nakazanych środków zaradczych przeciw pożarom, pomorowi bydła, itp. klęskom żywiołowym, przedsiębranie środków przeciw wszelkiego rodzaju przestępstwom, wykonywanie w przepisanych prawem wypadkach wyroków sądu gminnego i innych władz sądowych, czuwanie nad przechowywaniem znalezionych w gminie rzeczy lub odebranych od osób podejrzanych rzeczy, broni itp. Z innych ważniejszych spraw, należących do kompetencji wójta należy wymienić: zwoływanie zebrań gminnych, wykonywanie ich uchwał, utrzymywanie dróg w należytym stanie, nadzór nad sołtysami, naznaczanie kwater dla wojska, zarządzanie funduszami gminy, wydawanie mieszkańcom paszportów, nadzór nad karczmami, austeriami i wszelkiego rodzaju zakładami i instytucjami (szkoły, ochronki, szpitale itp.). Wójt był podległy naczelnikowi powiatu. Na mocy ustawy z dnia 19 (31) grudnia 1866 roku został wprowadzony nowy podział administracyjny Królestwa Polskiego (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 66, 1866, s. 119). W miejsce istniejących 5 guberni utworzono 10 guberni, w tym m.in. nową gubernię piotrkowską. W Guberni piotrkowskiej został utworzony nowy powiat częstochowski, wydzielony z dotychczasowego powiatu wieluńskiego i częściowo olkuskiego. Zgodnie z Postanowieniem o podziale miast i gmin w powiatach z dnia 5 (17) stycznia 1867 roku Komitetu Urządzającego w Królestwie Polskim gmina wiejska Grabówka, która istniała już przed utworzeniem nowego powiatu, znalazła się w powiecie częstochowskim guberni piotrkowskiej. Powyższy stan utrwaliło Postanowienie o rozgraniczeniu powiatów nowych dziesięciu guberni Królestwa Polskiego z dnia 29 grudnia (10 stycznia) 1867/1868 roku (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t.67,1867, s. 359-387). W 1900 roku w skład gminy Grabówka wchodziły następujące miejscowości: Aniołów (folwark), Antoniów (kolonia), Austeria (zagroda), Czarny Las (wieś), Gnaszyn (wieś), Gnaszyn (zagroda-młyn), Gorzelnia (folwark), Grabówka (folwark), Grabówka (wieś), Kalej (folwark), Kalej (wieś), Kamień (budka kolejowa), Kamień (folwark), Kamień (wieś), Kawodrza (kolonia), Kawodrza (zagroda-młyn), Kędziory (folwark), Kiedrzyn (folwark), Kiedrzyn (wieś), Lgota (wieś), Lisiniec (folwark), Lisiniec (wieś), Liszka (folwark), Liszka Dolna (kolonia), Liszka Górna (kolonia), Łojki Kondratów (folwark), Łojki (wieś), Łojki A (folwark), Ottonów (kolonia), Stradom (wieś), Stradom (zagroda-młyn), Stradom (zagroda-karczma), Szarlejka (kolonia), Wielki Bór (wieś), Wierzchowisko (folwarki), Wierzchowisko (wieś), Wola Kiedrzyńska (wieś), Wójtostwo (folwark), Wójtostwo (wsie),Wrzeciomiów (zagroda-młyn), Wyczerpy Dolne (budka kolejowa), Wyczerpy Dolne (folwark), Wyczerpy Dolne (wieś), Wydra (kolonia), Zacisze (folwark). W okresie I wojny światowej gmina Grabówka znalazła się pod okupacją niemiecką, a przedstawiciele gminy delegowani byli do sejmiku powiatowego. Po zakończeniu I wojny światowej i odzyskaniu niepodległości gmina Grabówka znalazła się w powiecie częstochowskim, który został włączony do województwa kieleckiego. Po 1918 roku zasadniczą zmianą w funkcjonowaniu samorządu gminnego było wprowadzenie Dekretem o ustanowieniu Rad Gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego z 27 listopada 1918 roku jako nowego organu Rady Gminnej, w skład Rady wchodzili: wójt i 12 radnych wybieranych na 3 lata (Dz. Pr. P.P. Nr 18 poz. 48). Do zakresu działalności Rady należało: przygotowanie wniosków i budżetu na zgromadzenie Gminne oraz czuwanie nad wykonaniem jego uchwał; zawiadywanie nieruchomościami i funduszami, należącymi do gminy lub przez nią zarządzanymi; kierownictwo i dozór nad instytucjami i zakładami gminnymi; mianowanie, kontrola i usuwanie urzędników gminnych (za wyjątkiem pisarza gminnego); kontrola działalności wójta. W latach 1928-1930 zmienione zostały w dużym stopniu granice gminy. W 1928 roku z gminy wiejskiej Grabówka zostały wyłączone miejscowości: wieś Lisiniec Stary, wieś i kolonia Lisiniec Nowy, folwark Lisiniec, wieś Kamień, wieś Stradom Stary, wieś Stradom Nowy, osada fabryczna Stradom, huta szklana na Zaciszu o przestrzeni 1 ha 68 a, grunty Zacisze o obszarze 27 ha 12 a, folwark Stradom, folwark Kazimierzów, folwark Stradom-Józef, folwark Stradom Cegielnia, koszary na Stradomiu, farbiarnia Heiningera i na mocy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 marca 1928 roku o zmianie granic miasta Częstochowy, w powiecie częstochowskim, województwie kieleckim włączone do miasta Częstochowa (Dz.U.R.P. Nr 40 poz. 391). Ponowna zmiana granic gminy nastąpiła w 1930 roku, gdy z gminy wiejskiej Grabówka wyłączono miejscowości: rozparcelowany folwark „Kamień” w całości wg planu, sporządzonego przez Okręgowy Urząd Ziemski w Kielcach w 1928 roku i na mocy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 1930 roku o zmianie granic miasta Częstochowy, w powiecie częstochowskim, województwie kieleckim włączono do miasta Częstochowa (Dz.U.R.P. Nr 59 poz. 474). W 1930 roku z gminy Grabówka wyłączono także wieś Czarny Las z lasem państwowym „Kontrewers” i włączono do gminy Kamyk (Dz.U.R.P. Nr 22 poz. 203). Następne zmiany w ustroju władz gminnych zostały wprowadzone Ustawą z dnia 23 marca 1933 roku o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego (Dz.U.R.P. Nr 35 poz. 294) i Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 2 sierpnia 1934 roku w sprawie wykonania ustawy o częściowej zmianie samorządu terytorialnego (Dz. R.P. Nr 71 poz. 688). W/w przepisy jako organy ustrojowe gminy wiejskiej wymieniały: radę gminną, zarząd gminy, wójta, i jako zastępców podwójcich. Członkami rady gminnej byli: wójt, podwójci i radni gminni. Zarząd gminy składał się z wójta , podwójciego i 3 ławników. Kontrola wewnętrzna gospodarki gminnej należała do wójta jako przełożonego, natomiast stałym organem kontrolnym z ramienia rady gminnej była komisja rewizyjna wybierana przez radę gminną. Nadzór państwowy nad gminami wiejskimi sprawował wydział powiatowy, który zatwierdzał niektóre uchwały rady gminnej. Na podstawie art. 16 i 107 ustawy z dnia 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego dokonany został w powiecie częstochowskim podział gmin wiejskich na gromady. Gminę Grabówka podzielono na następujące gromady: 1.Grabówka, 2.Gnaszyn Dolny, 3. Gnaszyn Górny, 4. Kawodrza Dolna, 5. Kawodrza Górna, 6. Kiedrzyn, 7. Kondratów, 8. Kalej, 9. Wydra, 10. Lgota, 11. Liska Dolna, 12. Liska Górna, 13. Łojki, 14. Ottonów, 15. Szarlejka, 16. Wielki Bór, 17. Wyczerpy Dolne, 18. Wierzchowisko, 19. Wola Kiedrzyńska, 20. Zacisze (Kielecki Dz. Woj. Nr 29 poz. 184, s.565-566). Powyższy stan utrzymywał się do wybuchu II wojny światowej. 26 października wszedł w życie dekret Führera i kanclerza Rzeszy Niemieckiej o administracji okupowanych polskich obszarów z dnia 12 października 1939 roku. Dekret ten dzielił zajęte przez wojska niemieckie obszary II Rzeczpospolitej na tereny włączone do Rzeszy oraz okupowane obszary polskie podległe władzy Generalnego Gubernatora. 26 października wszedł w życie inny dekret Adolfa Hitlera tzw. dekret o strukturze i zarządzie obszarów wschodnich z dnia 8 października 1939 roku. Na mocy tego dekretu część obszaru Polski została wcielona do Rzeszy. Gmina Grabówka, największa pod względem ludności gmina powiatu częstochowskiego, została podzielona granicą administracyjną i celną. Część terenu została przyłączona do Rzeszy. Wydzielone z Grabówki wsie, kolonie i osiedla: Gnaszyn, Gorzelnia, Lewki, Liska Dolna, Sitowizna, (część) Wielki Bór, Konradów, Wydra, Ottonów włączono do gminy Dźbów, wsie i miejscowości: Kalej, Lgota, Szarlejka przyłączono do nowo utworzonej gminy Czarny Las, a miejscowość Sabinów do gminy Wrzosowa. Gminy Dźbów, Czarny Las i Wrzosowa należały do: Provinz Schlesien (Breslau), Regirungs Bezirk Oppeln. Z gminy Wrzosowa oderwano natomiast gromadę Błeszno z miejscowościami Błeszno, Bugaj, Bernatowizna, Podbuczę, Wrzosowiak, oraz część gromady Bór Kazimierzów z miejscowościami: Bór Kazimierzów, Wypalanki , Siwki i przyłączono do gminy Grabówka. Tak zmienioną terytorialnie gminę Grabówka z gromadami: Grabówka, Liska Dolna, Wielki Bór, Kawodrza Dolna, Kawodrza Górna, Zacisze, Błeszno, Bór Kazimierzów, Wyczerpy Dolne, Wierzchowisko, Wola Kiedrzyńska, Kiedrzyn przyłączono w styczniu 1940 roku do Starostwa Grodzkiego Częstochowskiego znajdującego się w Dystrykcie Radom Generalnej Gubernii, a następnie z dniem 29 maja 1942 roku zlikwidowano. Gminę Grabówka z dniem 1 czerwca 1942 roku przyłączono do miasta Częstochowy jako Ekspozyturę Zarządu Miejskiego w Częstochowie (Stadtverwaltung Tschenstochau Aussenstelle Grabowka), na miejsce wójta ustanowiono kierownika Ekspozytury. Taki stan utrzymany został do 17 stycznia 1945 roku.

Notatkę informacyjną i inwentarz sporządziła Joanna Sowa (2006). Inwentarz wpisany do bazy danych IZA.