Zarząd Gminy I: Dział Ogólno-Administracyjny z lat 1919 - 1923, 1930 - 1938, sygn. 1 - 5, w tym: protokoły Rady Gminnej, wybory radnych, sołtysów i podsołtysów; Dział Finansowo-Księgowy z lat 1923 - 1939, sygn. 6 - 34, w tym: budżety, sprawozdania rachunkowe, dzienniki główna, podręczniki dochodów kasy, księgi biercze danin publicznych, podatek gruntowy; Zarząd Gminy II z lat 1940 - 1944, sygn. 35 - 37, w tym: akta dotyczące przemysłu i handlu, dzienniki główna, listy płac burmistrza i pracowników gminy; Gminna Kasa Pożyczkowo-Oszczędnościowa w Olsztynie z lat 1927 - 1939, sygn. 38 - 46, w tym: sprawozdania, protokoły lustracji, umowy w sprawie pożyczek, dziennik główna, wykazy pożyczkobiorców, korespondencja dot. spłaty i egzekucji długów.

Ukaz z dnia 19 lutego (2 marca) 1864 roku o urządzeniu gmin wiejskich (Dziennik Praw Król.Pol.T., 62, s.36-93) stanowił, że gmina składa się z wiosek i kolonii oraz folwarków i dworów właścicieli ziemskich, a władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta gminy, oraz sołtysów.Sprawy sporne z terenu gminy miał rozpatrywać sąd gminny wraz z ławnikami.Zebranie gminne stanowiło organ uchwałodawczy, władzę wykonawczą sprawował wójt wybierany na zebraniach gminnych.Pomocnikami wójta w gminie byli sołtysi, wybierani na zebraniach gromadzkich i zatwierdzani przez naczelnika powiatu.Każda gmina posiadała pisarza, który prowadził księgi gminne i korespondencję.W razie potrzeby gminy mogły zatrudnić poborców podatkowych, inspektorów szkół i szpitali, gajowych, stróżów i innych urzędników.Według wspomnianego wyżej ukazu do kompetencji wójtów gminy należały następujące sprawy: ogłaszanie rozporządzeń władz, czuwaniem nad porządkiem w miejscach publicznych i nad bezpieczeństwem osób i własności, zapobieganie włóczęgostwu i żebractwu, donoszenie zwierzchności o samowolnym wychodzeniu mieszkańców z gminy, przedsiębranie nakazanych środków zaradczych przeciwko pożarom, pomorowi bydła, klęskom żywiołowym, wykonywanie w przepisanych prawem wypadkach wyroków sądu gminnego i innych sądów. Z innych uprawnień wójta należy wymienić: zwoływanie zebrań gminnych, wykonywanie ich uchwał, utrzymywanie dróg, nadzór nad sołtysami, wyznaczanie kwater dla wojska, zarządzanie funduszami gminnymi, wydawanie mieszkańcom paszportów, nadzór nad karczmami, austeriami i wszelkiego rodzaju instytucjami (szkołami, ochronkami, szpitalami).Wójt był podległy naczelnikowi powiatu. Na mocy ustawy z dnia 19 (31) grudnia 1866 roku o zarządzie gubernialnym i powiatowym (Dziennik Praw Król.Pol.t.66, s.119) wprowadzony został nowy podział administracyjny Królestwa Polskiego.W miejsce istniejących 5 guberni utworzono 10, w tym między innymi Gubernię Piotrkowską.W Guberni tej powstał powiat częstochowski, wydzielony z dotychczasowego powiatu wieluńskiego i częściowo olkuskiego.Zgodnie z Postanowieniem o podziale miast i gmin w powiatach z dnia 5 (17) stycznia 1867 roku Komitetu Urządzającego w Królestwie Polskim miasto Olsztyn wraz z gminą wiejską Olsztyn znalazło się w powiecie częstochowskim (Dziennik Praw Król.Po.T.66, s.279 -303).1 (13) lipca 1869 roku weszło w życie ukaz o przemianowaniu na osady niektórych miast w guberniach Królestwa Polskiego (Dziennik Praw Król.Pol.T.69, s.245) Na mocy nadmienionego ukazu w 1870 roku zniesiono miasto Olsztyn, tworząc w jego miejsce osadę, którą wcielono do gminy wiejskiej Olsztyn. W 1900 roku w skład gminy Olsztyn wchodziły następujące miejscowości i folwarki: Biskupice, Bukowno, Ciecierzyn, Czatachowa, Krasawa, Olsztyn, Pabianice, Przymiłowice, Skrajnica, Suliszowice, Turów, Zrębice. Po zakończeniu I wojny światowej i odzyskaniu przez Polskę niepodległości gmina Olsztyn znalazła się w powiecie częstochowskim, które weszło w skład województwa kieleckiego.Nową organizację władz gminnych wprowadziły przepisy Dekretu Naczelnika Państwa z 27 listopada 1918 roku o utworzeniu Rad Gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego (Dziennik Praw Państwa Polskiego Nr 18, poz.48).W skład Rady Gminnej wchodzili: wójt i 12 radnych wybieranych na 3 lata.Do zakresu kompetencji Rady należało: przygotowywanie wniosków i budżetów na zgromadzenie gminne oraz czuwanie nad wykonaniem jej uchwał, zawiadywanie nieruchomościami i funduszami gminnymi, kierownictwo i nadzór nad instytucjami i zakładami gminnymi, mianowanie, kontrola i zwalnianie urzędników oraz kontrola działalności wójta.Ostatecznie strukturę i organizację władz gminnych określiły przepisy ustawą z dnia 23 marca 1933 roku o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego (Dz.U.R.P.Nr 35, poz.294) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 2 sierpnia 1934 roku w sprawie wykonania ustawy o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego (Dz.UR.P.Nr 71, poz.688).Zgodnie z powyższymi aktami prawnymi organami władz gminnych stały się: rada gminy, zarząd gminy, wójt i jego zastępcy (podwójci).Członkami rady gminnej byli: wójt, podwójci i radni gminy.Zarząd składał się z wójta, podwójta i 2 ławników. Rozporządzeniem Rady Ministrów z 25.04.1924 roku (Dz.U.R.P.Nr 49, poz.335) wyłączono z gminy Olsztyn wieś Czatachowę i włączono ją do gminy Żarki.Ponowna zmiana granic nastąpiła w 1926 roku wraz z wydzieleniem z terenu gminy Olsztyn wsi i folwarku Pabianice i wcieleniu ich do gminy Potok Złoty.W 1928 roku w granicach miasta Częstochowy znalazła się, należąca wcześniej do omawianej gminy, osada Mirów.W 1933 roku gminę Olsztyn tworzyły następujące gromady: Biskupice, Biskupice Nowe, Bukowno, Krasawa, Kusięta, Olsztyn, Przymiłowice, Skrajnica, Suliszowice, Turów, Zrębice I, Zrębice II. Od 26 października 1939 roku gmina Olsztyn wcielona została do powiatu Radomsko, dystryktu Radom w Generalnym Gubernatorstwie.

Wstęp i inwentarz sporządziła Joanna Sowa (2003). Inwentarz wpisany do bazy danych IZA.