Materiały archiwalne wchodzące w skład zespołu nie zachowały się w stanie kompletnym. Zauważalne są znaczące braki w obrębie poszczególnych grup rzeczowych dokumentacji, np: brak jest protokołów sesji rady narodowej z lat 1975-1976, protokołów posiedzeń prezydium rady narodowej z roku 1976 występują również luki w obrębie dokumentacji komisji rady narodowej. Ogółem akta zachowane w omawianym zespole aktowym obejmują następującą dokumentację: regulamin Rady Narodowej z roku 1984 (sygn. 1), protokoły sesji Miejskiej Rady Narodowej z lat 1973-1974,1977-1990 (sygn. 2-21), dokumentacja zespołów radnych działających przy Miejskiej Radzie Narodowej z lat 1978-1984 (sygn.. 22-23) sprawy osobowe radnych z lat 1977-1988 (sygn. 24-25); spotkania radnych z wyborcami z lat 1974-1975 (sygn. 26); interpelacje, wnioski, postulaty radnych i obywateli z lat 1974-1991 (sygn. 27-32); sprawozdania z działalności rady narodowej z lat 1978-1981 (sygn. 33); posiedzenia komisji Miejskiej Rady Narodowej z lat 1974-1990 (sygn. 34-54) kontrole komisji Miejskiej Rady Narodowej z lat 1974-1990 (sygn. 55-68); rejestry wniosków komisji z lat 1974-1975 (sygn. 69-73); dokumentacja z posiedzeń prezydium rady narodowej z lat 1974-1975,1978-1990 (sygn. 74-88); rejesów, interpelacji członków prezydium z lat 1974-1975 (sygn. 89); rejestr realizacji postanowień Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kaletach z lat 1974-1975 (sygn. 90); dokumentacja samorządu mieszkańców w Kaletach z lat 1973-1988 (sygn. 91-102); dokumentacja komisji działających przy Miejskiej Radzie Narodowej z lat 1978-1988 (sygn. 103-110); uchwały MRN w Kaletach z 1977 roku (sygn. 111); plany pracy Miejskiej Rady Narodowej, prezydium i komisji z lat 1975-1989 (sygn. 112-120); kontrole zewnętrzne własnej jednostki z 1980 roku (sygn. 121); dokumentacja związana z nadawaniem odznaczeń państwowych i resortowych z lat 1980-1984 (sygn.122-123); dokumentacja dotycząca współdziałania z Wojewódzką Radą Narodową w Częstochowie (sygn. 124). PORZĄDKOWANIE I UKŁAD AKT W ZESPOLE Prace związane z porządkowaniem dokumentacji zachowanej po Miejskiej Radzie Narodowej w Kaletach polegały głównie na rozpoznaniu przynależności zespołowej i wydzieleniu dokumentacji innych aktotwórców, usystematyzowaniu dokumentacji w oparciu o obowiązujące w okresie działalności jednostki przepisy kancelaryjno-archiwalne (jednolity rzeczowy wykaz akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej wprowadzony Zarządzeniem Nr 36 Ministra Administracji, gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska oraz rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych zatwierdzony przez Szefa Kancelarii Rady Państwa w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych i Sekretarzem Stanu w Urzędzie Rady Ministrów w lutym 1986 roku), uporządkowaniu wewnątrz jednostek i wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej, przygotowaniu dokumentacji pod względem technicznym (usunięcie elementów metalowych, przesznurowanie, ponumerowanie stron, umieszczeniu w teczkach, opisaniu teczek i umieszczeniu ich w pudłach z tektury bezkwasowej), zewidencjonowaniu akt. Materiały archiwalne usystematyzowano w układzie rzeczowo-chronologicznym.

Miejska Rada Narodowa w Kaletach utworzona została na mocy przepisów ustawy z dnia 22 listopada 1973 roku o zmianie Konstytucji Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej (Dz.U. z 1973 roku Nr 47, poz. 275) oraz ustawy z dnia 22 listopada 1973 roku o zmianie ustawy o radach narodowych (Dz.U. z 1973 roku Nr 47, poz. 276). Działalność rozpoczęła z chwilą wejścia w życie ustawy o zmianie ustawy o radach narodowych, tj.: od dnia 9 grudnia 1973 roku. Pierwsza inauguracyjna sesja rady odbyła się dnia 20 grudnia 1973 roku w trakcie której dokonano wyboru Przewodniczącego Rady Narodowej Konrada Kupilasa. Miejska Rada Narodowa w Kaletach zastąpiła działający do 9 grudnia 1973 roku organ administracji państwowej jakim było Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kaletach. Jednym z elementów pierwszego etapu reformy administracyjnej państwa przeprowadzonej w latach 1972-1973 było wprowadzenie podziału kompetencji w organach administracji lokalnej. Miejska Rada Narodowa jako organ administracji państwowej i organ samorządu miejskiego stała się wyłącznie organem uchwałodawczym, natomiast funkcje wykonawcze i zarządzające powierzone zostały nowoutworzonym tzw.: terenowym organom administracji państwowej którymi zostali wojewodowie, prezydenci miast i naczelnicy powiatów, miast, dzielnic oraz gmin. Prezydia rad narodowych utraciły funkcję organu wykonawczego i stały się jedynie organami prezydialnymi rad narodowych. Podstawowym ich zadaniem było organizowanie pracy rad narodowych i komisji, a także czuwanie nad prawidłowym i pełnym realizowaniem uchwał rad. Zadania i organizacja rad narodowych oraz prawa i obowiązki radnego określone zostały w art. 1-48 znowelizowanej ustawy z dnia 25 stycznia 1958 roku o radach narodowych (t.j.: Dz.U. z 1973 roku Nr 47, poz. 277). Do podstawowych zadań Miejskiej Rady Narodowej należało: -uchwalanie wieloletnich i rocznych planów społeczno-gospodarczego rozwoju oraz koordynacja i kontrola wykonania tych planów przez terenowy organ administracji państwowej (Naczelnik Miasta); -uchwalanie budżetów oraz kontrola ich wykonania; -współpraca z przedsiębiorstwami i zakładami znajdującymi się na terenie miasta oraz koordynacja działalności spółdzielni -prowadzenie gospodarki komunalnej, zaspokajanie potrzeb bytowych i kulturalnych mieszkańców miasta; -współpraca z innymi radami narodowymi. Miejska Rada Narodowa realizowała swoje zadania na sesjach, przy pomocy Prezydium Miejskiej Rady Narodowej i komisji oraz poprzez działalność radnych w terenie. Na sesjach rozpatrywano sprawy mające zasadnicze znaczenia dla danego terenu, w szczególności uchwalano plan społeczno-gospodarczego rozwoju, budżet, rozpatrywano sprawozdania z ich wykonania, ustalano wytyczne w celu realizacji ważniejszych zadań, powoływano i odwoływano organy rady narodowej, ustalono wytyczne do ich działalności oraz rozpatrywano ich sprawozdania. W trakcie sesji rozpatrywano również postulaty i wnioski wyborców. Prezydium Miejskiej Rady Narodowej reprezentowało Radę na zewnątrz i organizowało jej pracę a w szczególności ustalało projekty planów pracy Rady, przygotowywało i zwoływało sesje, organizowało działalność komisji i koordynowało ich pracę, udzielało radnym pomocy w wykonywaniu mandatu oraz czuwało nad zabezpieczeniem praw radnych i członków komisji. Prezydium zobowiązane również było do składania Radzie informacji o swojej pracy. W skład Prezydium wchodzili: przewodniczący Rady, jego zastępcy oraz przewodniczący wszystkich stałych komisji Rady. Bieżące zadania Miejska Rada Narodowa realizowała poprzez działalność stałych i doraźnych komisji. Do zadań stałych komisji należało: współpraca ze społecznością lokalną, występowanie z inicjatywą i projektami w stosunku do Miejskiej Rady Narodowej i jej organów, badanie i opracowywanie spraw zleconych przez Radę Narodową lub Prezydium, kontrola działalności podporządkowanych radzie przedsiębiorstw, zakładów i instytucji oraz sprawowanie kontroli społecznej nad nie podporządkowanymi Miejskiej Radzie Narodowej organami państwowymi, instytucjami i jednostkami gospodarczymi. Obsługę administracyjną Miejskiej Rady Narodowej zapewniał Naczelnik Miasta poprzez podlegający mu Urząd Miejski. Miejska Rada Narodowa w Kaletach administracyjnie funkcjonowała na terenia Miasta Kalety, które w latach 1973-1975 położone było w powiecie lublinieckim znajdującym się w województwie katowickim, a od roku 1975 w związku z reformą administracyjną państwa i zniesieniem powiatów znalazło się na terenie nowoutworzonego województwa częstochowskiego. W toku swojej działalności Miejska Rada Narodowa w Kaletach działała przez okres 4 kadencji, tj.: 1973-1978, 1978-1982 (w związku z wprowadzeniem stanu wojennego kadencja uległa przedłużeniu do roku 1984), 1984-1988 oraz 1988-1990 (kadencja skrócona). Miejska Rada Narodowa w Kaletach zakończyła działalność w roku 1990, w związku z wprowadzeniem systemu samorządu terytorialnego na mocy przepisów Ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 16, poz. 95).