Materiały archiwalne zawarte w zespole Urząd Gminy w Herbach obejmują takie akta jak: dokumentacja związana z obsługą wyborów i Gminnej Rady Narodowej (sygn. 1-3), dokumentację dotyczącą współpracy, obsługi i nadzoru nad działalnością samorządu mieszkańców osiedli i wsi (sygn.4-44), akta zespołów, komisji i kolegiów działających przy terenowych organach administracji państwowej, narady z pracownikami (sygn. 45-53), organizacja i akty normatywne (sygn. 54-65), plany, programy i sprawozdania z ich realizacji, sprawozdawczość statystyczna (sygn. 66-84), rejestr i analizy skarg i wniosków (sygn. 85-89), ewidencja notatek i artykułów prasowych (sygn.90), dokumentacja z przeprowadzonych kontroli Urzędu Gminy (sygn.92-98), plany szkoleń (sygn.99), rejestry odznaczonych (sygn.100-101), dokumentacja związana z planowaniem i wykonaniem budżetów oraz rewizji finansowych (sygn. 102-138), dokumentacja przekazania składników majątkowych po zlikwidowanych gromadach (sygn. 139), plany społeczno-gospodarczego rozwoju i ich wykonanie (sygn. 140-173), realizacja czynów społecznych (sygn. 174-176), ewidencja zabytków (sygn. 177), dokumentacja związana z nadzorem nad stowarzyszeniami (18-183), analizy, oceny i sprawozdania z działalności kolegium ds. wykroczeń (sygn. 184), dokumentacja z zakresu działalności rolniczej i gospodarczej na obszarze gminy (sygn. 185-188), gospodarka przestrzenna, budownictwo, geologia (sygn. 187-201), pomoc społeczna (sygn. 202).

Gmina Herby została utworzona dnia 1 stycznia 1973 roku w związku z reformą ustrojową i administracyjną państwa w wyniku której w miejsce dotychczas działających gromad powołano większe i bardziej wydolne ekonomicznie gminy [1]. W latach 1973 –1975 gmina położona była na terenie powiatu lublinieckiego w województwie katowickim, natomiast po wprowadzeniu dwustopniowego podziału administracyjnego państwa, od 1 czerwca 1975 roku znalazła się w obszarze nowo utworzonego województwa częstochowskiego [2]. Na czele gminy stał Naczelnik Gminy, będący organem zarządzającym i wykonawczym Gminnej Rady Narodowej [3]. Do jego zadań należało w szczególności: podejmowanie działań zmierzających do wykonania zadań wynikających z planu społeczno-gospodarczego kraju, realizowanie zadań w dziedzinie rozwoju gospodarki gminnej, realizowanie zadań związanych z gospodarką leśną w lasach niepaństwowych oraz zadrzewieniem i gospodarką łowiecką, koordynowanie działalności jednostek państwowych i spółdzielczych oraz organizacji społecznych, współdziałanie z jednostkami państwowymi, spółdzielczymi i społecznymi nie podporządkowanymi gminnej radzie narodowej w zakresie realizacji zadań państwowych. Jako organ wykonawczy i zarządzający gminnej rady narodowej Naczelnik zapewniał wykonanie jej uchwał, składał sprawozdania i informacje o swojej działalności oraz wykonania uchwał, składał coroczne sprawozdania z wykonania planu społeczno-gospodarczego rozwoju gminy oraz budżetu. Naczelnik realizował swoje zadania przy pomocy podległego mu Urzędu Gminy i kierowników zakładów podporządkowanych gminnej radzie narodowej a w zakresie oświaty przy pomocy gminnego dyrektora szkół, sprawującego nadzór nad działalnością szkół na terenie gminy. W skład Urzędu Gminy wchodziły: Biuro Urzędu, Gminna Służba Rolna oraz Urząd Stanu Cywilnego. Biuro Urzędu było aparatem Naczelnika Gminy w zakresie załatwiania spraw należących do poszczególnych dziedzin administracji państwowej. Jego pracami kierował sekretarz, odpowiedzialny za prawidłową pracę urzędu, przestrzeganie prawa, porządku i dyscypliny pracy. Gminna Służba Rolna była aparatem Naczelnika w zakresie spraw związanych z rozwojem produkcji rolnej i stanowili ją instruktorzy rolni. Urzędem Stanu Cywilnego kierował powołany przez Naczelnika Kierownik. Odpowiedzialny był on za wykonanie zadań przewidzianych w prawie o aktach stanu cywilnego, kodeksie rodzinno – opiekuńczym oraz innych przepisach. Pierwszym Naczelnikiem Urzędu Gminy w Herbach był Tadeusz Krakowski a następnie Janina Ogłaza, Bronisław Hołuń, Mieczysław Chudzik i Adam Parkitny. Naczelnik Gminy jako organ terenowej administracji państwowej oraz podległy mu Urząd Gminy w Herbach zniesione zostały z chwilą wprowadzenia w maju 1990 r. systemu samorządu terytorialnego [4]. Dzieje zespołu Akta Urzędu Gminy w Herbach były przechowywane w archiwum zakładowym Urzędu Gminy w Herbach, do momentu przekazania ich do Archiwum Państwowego w Częstochowie 28.12.2011 roku (księga nabytków nr 2642/2011). Charakterystyka archiwalna zespołu Nazwa zespołu: Urząd Gminy w Herbach Granice chronologiczne: [1972] 1973-1990 Granice terytorialne: obszar Gminy Herby. Rozmiar zespołu: 202 j. a., 2,04 mb Struktura archiwalna zespołu: zespół prosty. Charakterystyka techniczna: stan techniczny dobry, akta sznurowane w teczkach wiązanych.