1) Sprawy ogólne: okólniki, sprawy personalne (sygn. 1-8; 1918-1935). 2) Sprawy gospodarczo-budżetowe: zaopatrzenie w artykuły spożywcze i opał, sprawy gospodarcze, budżet, protokoły kontroli (sygn. 9-16; 1921-1938). 3) Oświata i opieka lekarska: szkoła i biblioteka więzienna, opieka lekarska, higiena, sprawozdania sanitarne (sygn. 17-20; 1920-1936). 4) Statystyka: ucieczki, bunty i śmiertelność więźniów, statystyka więźniów, sprawozdania finansowe (sygn. 21-25; 1923-1935). 5) Sprawy emerytalne: emerytury dla personelu więzienia i członków rodzin (sygn. 26-31; 1922-1929). 6) Sprawy związkowe: Związek Pracowników Więziennych Oddział w Kaliszu (sprawozdania), Stowarzyszenie Spółdzielcze Pracowników Więziennych w Kaliszu (finanse, sprawozdania) (sygn. 32-33; 1925-1932). 7) Więźniowie: akta personalne (sygn. 34-41; 1924-1939).

Władze polskie przejęły kaliskie więzienie 12 listopada 1918 r. W latach 1919-1921 podlegało ono Okręgowej Dyrekcji Więzień w Łodzi. Do marca 1934 r. było w gestii Prokuratorii Generalnej w Warszawie, a następnie Oddziału Prokuratorii Generalnej w Poznaniu działającej przy Sądzie Apelacyjnym w Poznaniu. W początkowym okresie było to więzienie karno-śledczym, w którym prze- bywali więźniowie odsiadujący kary od 1 roku do 3 lat, skazani za przestępstwa kryminalne i polityczne. Po likwidacji aresztu policyjnego kierowano do niego także skazanych administracyjnie oraz aresztowanych prewencyjnie na kilka dni, m.in. za działalność antyrządową. W 1928 r. placówkę zaliczono do II grupy więzień tj. zakładów przeznaczonych do odbywania kar ciężkiego więzienia i więzienia zastępującego dom poprawy (powyżej 1 roku do lat 3), więzienia (od 1 dnia do trzech lat), kar aresztu i ścisłego aresztu oraz do wykonywania aresztu zapobiegawczego (aresztu śledczego). Kolejna klasyfikacja więzień, przeprowadzono w 1937 r., podzieliła je na specjalne i zwykłe, a te ostatnie jeszcze na 4 podgrupy w zależności od wielkości kary. Kaliskie więzienie zaliczono do kategorii II, przeznaczonej dla skazanych na karę pozbawienia wolności od 3 do 5 lat. Początkowo w trzech oddziałach męskich i jednym kobiecym mogło przebywać do 250 osadzonych. Jeszcze w latach 20. XX w. liczbę tę zwiększono do 400 osadzonych (300 mężczyzn i 100 kobiet), by na początku lat 30. XX w. zmniejszyć do 290 więźniów (249 mężczyzn i 100 kobiet). W 1937 r. ponownie zwiększono pojemność do 450 osadzonych, przy czym dla kobiet zorganizowano oddział przy więzieniu. Wraz z liczbą osadzonych rosła także obsada funkcjonariuszy. W grudniu 1921 r. zatrudnionych było 27 osób, w 1926 r. – 38, 1935 r. - 41, w tym 3 wyższych (naczelnik, podkomisarz, aspirant), 31 niższych (przodownicy, starsi strażnicy i strażnicy) i 17 kontraktowych (nauczyciel, sanitariusz, lekarz, kapelan i kanceliści). Więzienia, poza rolą odosobnienia i kary, miały także służyć resocjalizacji skazanych poprzez pracę. W 1921 r. w kaliskim więzieniu urządzono warsztaty: tkacki, zabawkarski, koszykarski, kowalski, krawiecki, stolarski, szewski i tokarski, w których pracowało od 61 do 282 więźniów. W połowie następnego roku zatrudnionych było ponad 1/3 skazanych. Więźniowi pracowali także w przywięziennym ogrodzie, zatrudniani byli we wszystkich pracach gospodarczych oraz wynajmowano ich instytucjom państwowym do prac polowych, gospodarczych, kopania rowów itp. Więźniowi mieli zapewnioną opiekę medyczną (własne ambulatorium) i religijną, odbywały się zajęcia kulturalno-oświatowe i wychowawcze, funkcjonowała biblioteka i szkoła więzienna dla analfabetów. Po wybuchu wojny, funkcjonariusze i większość więźniów zostali ewakuowani na wschód. Pozostali zostali wypuszczeni na wolność 4 września, dwa dni później opuszczone więzienie zajęło wojsko niemieckie.