I. Okres zaborów 1) Kancelaria magistratu: dzienniki podawcze, korespondencja (13 j.a.; 1832-1918). 2) Akta personalne (1 j.a.; 1864-1867). 3) Fundusze szpitala miejskiego (58 j.a.; [1783] 1809-1934). II. Okres międzywojenny 1) Wydział Prezydialny i Kancelaria Główna: akta personalne, akta stowarzyszeń i związków (20 j.a.; 1919-1939). 2) Wydział Finansowy: preliminarze budżetowe, roczne sprawozdania rachunkowe, wykaz nieruchomości miejskich z 1937 r. (22 j.a.; 1928-1939). 3) Wydział Szpitalnictwa i Opieki Społecznej: szpital miejski, pomoc dzieciom szkolnym (2 j.a.; 1910-1939). 4) Wydział Gospodarczy: park i zieleńce miejskie (1 j.a.; 1925-1930). III. Okres okupacji hitlerowskiej: akta Nadprezydenta Miasta Kalisza jako Zwierzchnika Policji Miejscowej (zarządzenia dotyczące poruszania się Polaków i Żydów, ograniczenia godzin handlu w sklepach, pobytu Polaków w hotelach, zakazu wstępu do parków dla Polaków itp.) (9 j.a.; 1939-1934). IV. Okres 1945-1950 1) Wydział Ogólny: okólniki i zarządzenia, protokoły z posiedzeń Miejskiej Rady Narodowej, Prezydium i Zarządu, plany gospodarcze, sprawozdawczość i statystyka, obchody i uroczystości, władze sowieckie (59 j.a.; 1922-1950). 2) Wydział Administracyjny: sprawy obywatelstwa, organizacje społeczne i zawodowe, cechy rzemieślnicze (30 j.a.; 1945-1950). 3) Wydział Finansowy: budżety, sprawozdania finansowe (22 j.a.; 1945-1950). 4) Wydział Gospodarczy: nacjonalizacja zakładów przemysłowych, kolejka kalisko-turecka, powódź (11 j.a.; 1945-1950). 5) Wydział Oświaty, Kultury i Sztuki: organizacja szkolnictwa, teatr miejski (4 j.a.; 1946-1950). 6) Wydział Zdrowia: szpital miejski (2 j.a.; 1950). 7) Wydział Opieki Społecznej: opiekunowie społeczni (1 j.a.; 1948-1950). 8) Wydział Gospodarki Komunalnej: zakłady komunalne, lasy miejskie (10 j.a.; 1945-1950). 9) Wydział Przemysłu i Handlu: akta znacjonalizowanych przedsiębiorstw i spółdzielni (54 j.a.; 1945-1950 [1969]). 10) Akta osobowe (1 j.a.; 1945-1948) V. Wydział Techniczno-Budowlany 1) Nieruchomości i obiekty użyteczności publicznej: akta budowlane, Komitet Rozbudowy m. Kalisza, regulacja i rozbudowa miasta w okresie międzywojennym (399 j.a.; 1878-1950 [1971]). 2) Nieruchomości prywatne: akta budowlane (2451 j.a.; 1851-1950 [1998]). 3) Plany miasta (19 j.a.; 1878-1940). VI. Ewidencja ludności 1) Książki meldunkowe (1143 j.a.; 1918-1950 [1952]). 2) Kartoteka meldunkowa (310 j.a.; 1931-1950 [1951]). VII. Okres staropolski Dokumentu z 1568 r. wystawiony przez Radę Miejską w Kaliszu dla bractwa kramarskiego w Kaliszu z pieczęcią lakową.

W Księstwie Warszawskim ustrój władz miejskich został uregulowany dekretem z 23 lutego 1809 r. (DzP. KW, t. 1, nr 9, s. 201-209). Stanowił on, że każde miasto stanowi oddzielną gminę, na czele której stał burmistrz mianowany przez króla. Burmistrze władz departamentowych podlegali prefektom, pozostałych miast podprefektom. Burmistrz był obowiązany: przekazywać polecenia władzy państwowej, zarządzać majątkiem gminnym i instytucjami publicznymi ufundowanymi dla dobra mieszkańców, kierować robotami publicznymi, wspierać pobór podatków publicznych, zapewniać porządek, bezpieczeństwo i ochronę zdrowia mieszkańców, jak również spełniać rolę dozoru policyjnego. Organem samorządowym była rada miejska, której członków mianował prefekt spośród kandydatów przedstawionych przez zebranie posiadaczy miejskich. Do jej kompetencji należało m.in. uchwalanie budżetu miasta oraz rozkład ciężarów publicznych i gminnych. Wyjątek ustanowiono dla 7 miast, m.in. Kalisza, które dekretem z 10 lutego 1809 r. uznano za osobne „municypalności” (DzP. KW, t. 1, nr 8, s. 187-194). Na ich czele stali prezydenci municypalni, podlegli prefektom, mający do pomocy ławników (w Kaliszu 2) oraz intendentów policji. Ich obowiązkiem było: podawanie do publicznej wiadomości rozporządzeń rządowych, administrowanie majątkiem miasta, kierowanie robotami publicznymi, kontrolowanie instytutów i własności publicznej, sprawiedliwy rozkład i ściąganie ciężarów publicznych. Organami samorządowymi były rady municypalne, powoływane przez króla, których kompetencje dotyczyły m.in. majątku i urządzeń miejskich oraz rozkładu ciężarów państwowych. W Królestwie Polskim ustrój miast regulowały postanowienia namiestnika z 1816 i 19 III 1818 r. Wprowadzono urząd municypalne, które składały się w miastach wojewódzkich (gubernialnych) z prezydenta i radnych, w pozostałych z burmistrza i ławników. Radni i ławnicy, pełniący funkcje kasjerów i sekretarzy miejskich, mianowani byli wśród obywateli miasta (właścicieli nieruchomości). Władze miejskie zobowiązane były do zarządzania własności miasta, przestrzegać bezpieczeństwa, doglądać robót publicznych, utrzymywać drogi i mosty, przeprowadzać coroczny spis mieszkańców, zajmować się kwaterunkiem wojska, poborem podatków, rozkładem kar egzekucyjnych, wydawaniem zaświadczeń i paszportów, zapobiegać próżniactwu i włóczęgostwu, sprawowaniem sądownictwa policyjnego i cywilnego w drobnych sprawach przewidzianych w przepisach sądowych. Ukazem z 11 X 1842 r. urzędy municypalne przemianowano na magistraty, bez zmiany kompetencji. Były to de facto organy administracji rządowej, podległe gubernatorom lub naczelnikom miast, które mogły samodzielnie decydować tylko o bieżących sprawach administracyjnym. W II połowie XIX w. magistraty odpowiadały za zarządzanie miejskimi opłatami i powinnościami w naturze, urządzenie i utrzymywanie infrastruktury, zarządzały majątkiem miasta, nadzorowały prowadzenia handlu, urzędy kupieckie i rzemieślnicze, dozory kościelne i bożnicze, cmentarze i służbę porządkową, w końcu wykonywały zlecenia władz cywilnych i wojskowych. Po zajęciu w czasie I wojny światowej Królestwa Polskiego przez wojska niemieckie, władze okupacyjne wydały w czerwcu 1915 r. ordynację miejska, która wprowadzała samorząd miejski z wybieraną radą miejską i magistratem oraz mianowanym burmistrzem. Samorządowi powierzono zarząd majątkiem miejskim, opiekę zdrowotna i społeczną, ale bez finansów, które podostawały pod nadzorem władz niemieckich. Pełen samorząd miejski, w byłej Kongresówce, wprowadzono dekretem z 4 lutego 1919 r. (Dz.P., nr 13, poz. 140). Organem uchwałodawczym i kontrolującym była Rada Miejska, która wybierała prezydium i członków magistratu. Magistrat był zarządzającym i wykonawczym organem gminy, który składał się: w miastach wydzielonych (np. Kalisz) z prezydenta, wiceprezydenta i ławników, w pozostałych miastach z burmistrza, jego zastępcy i ławników. Nadzór nad miastami sprawowały (w I instancji) wydziały powiatowe, bądź Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (w przypadku miast wydzielonych). Pewne zmiany wprowadziła tzw. ustawa scaleniowa z 23 marca z 1933 r. (Dz.U., nr 35, poz. 294). Organem stanowiącym i kontrolnym nadal była Rada Miejska, natomiast zarządzającym i wykonawczym został Zarząd Miejski, składających się z prezydenta/burmistrza, wiceprezydenta/wiceburmistrza oraz ławników. Zarząd działał kolegialnie (tzw. magistrat) lub jednoosobowo poprzez prezydenta/burmistrza. Prezydent/burmistrz byli przełożonymi gminy miejskiej oraz kierownikami całej administracji i gospodarki miejskiej, jak również organem wykonawczym władz rządowych. Sam zakres działania samorządu miejskiego pozostał bez zmian. W okresie okupacji hitlerowskiej większość miast nie uzyskała praw niemieckiej ustawy gminnej z 30 stycznia 1935 r. W miejsce samorządu wprowadzono zarząd niemiecki (Stadtverwaltung), a mniejsze miasta tworzyły gminne okręgi administracyjne wraz z sąsiednimi wsiami. Na czele miasta stali komisaryczni burmistrzowie, podlegli landratom. Po II wojnie światowej ustrój władz miasta uregulowała ustawa z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych oraz dekret PKWN z 23 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego (Dz.U. 1944, nr 14, poz. 74). Organami ustawodawczymi i samorządowymi ustanowiono miejskie rady narodowe. Do ich kompetencji należało: 1) planowanie działalności publicznej, w tym ustalanie budżetu i świadczeń w naturze; 2) kontrola działalności państwowych i samorządowych organów wykonawczych pod kątem zgodności z zasadniczą linią działalności Krajowejj Rady Narodowej; 3) powoływanie samorządowych organów wykonawczych i 4) podejmowanie decyzji w sprawach majątku gminy. Rady narodowe, jako organy kontroli społecznej, miały prawo w swoim zakresie działania wyłaniać i powoływać ze swego grona nadzwyczajne komisje dla poszczególnych spraw z prawem wzywania świadków i rzeczoznawców oraz przesłuchiwania stron zainteresowanych. Organami wewnętrznymi rad narodowych były prezydia złożone z przewodniczącego, jego zastępcy oraz trzech członków. Organem wykonawczym miejskiej rady narodowej był zarząd miejski, składający się z prezydenta, wiceprezydenta (w miastach wydzielonych) oraz od 3 do 6 członków. Wybór prezydenta i wiceprezydenta zatwierdzał kierownik Resortu Administracji Publicznej. Prezydenci miast wydzielonych pełnili jednocześnie funkcje starostów grodzki i z tego powodu podlegali wojewodzie. Ustawa o terenowych organach jednolitej władzy państwowej, która weszła w życie 20 marca 1950 r. (Dz.U., 1950, nr 14, poz. 130) zniosła zarządy miejskie, ich zadania przejęły prezydia miejskich rad narodowych.

Zmikrofilmowano sygn. 263, 322, 499, 500, 501, 502, 503, 596 i 4318 (OK 6812-6820)