Tradycje archiwalne Zamościa, jak wszystko w mieście wielkiego kanclerza i hetmana, sięgają czasów Jana Zamoyskiego. Zamoyski nim został wielkim mężem stanu, politykiem, wodzem – był archiwistą. Jego pierwszą pracą po powrocie z opromienionych doktoratem studiów w Padwie było uporządkowanie archiwum koronnego. Konkretne efekty tamtej pracy pozostają nieznane. Jednak sumienna wiedza, jaką przyszły hetman posiadł o systemie prawnym i funkcjonowaniu Rzeczypospolitej, pożytkowana z wielkim powodzeniem w jego późniejszej karierze świadczy o umiejętności dokładnego studiowania wszelkich dokumentów archiwalnych.

Na przestrzeni ponad dwustu lat w pałacu ordynackim funkcjonowało archiwum rodzinne Zamoyskich. Własne archiwa prowadziły władze miejskie, Akademia Zamojska, Kapituła Kolegiaty. Nie znamy dokładnie ich organizacji. Zbiory wszystkich trzech w dużej części przetrwały jednak do naszych czasów, niestety, poza Zamościem. W Warszawie i Lublinie znalazły się akta Ordynacji Zamojskiej, w Lublinie archiwa władz miejskich okresu staropolskiego. Archiwalia Akademii, jako prywatnej szkoły znalazły się w zasobie archiwalnym ordynacji. W wyniku dziejowych okoliczności, akta do historii Zamojszczyzny, a zwłaszcza samego Zamościa znaleźć można także w archiwach Krakowa, Lwowa, Wrocławia, Przemyśla, Radomia, Moskwy, Petersburga, Kijowa, Mińska czy Wiednia.

Zinstytucjonalizowane dzieje archiwalne Zamościa są stosunkowo krótkie, ich początki sięgają wieku XX, gdy odgórnymi decyzjami powstała w Polsce sieć kilkudziesięciu archiwów państwowych. Jeszcze w okresie międzywojennym lokalne organizacje kulturalne widziały potrzebę utworzenia tzw. "Archiwum Zamojskiego" (inicjatywa Komitetu Redakcyjnego "Teki Zamojskiej", 1938 r.) dla gromadzenia dokumentacji historycznej z regionu. Ostatecznie Archiwum Państwowe w Zamościu powstało w sierpniu 1950 r. na podstawie zarządzenia Ministra Oświaty z dnia 21 lipca 1950 roku jako oddział powiatowy Archiwum Państwowego w Lublinie (Dz. Urz. Min. Oświaty nr 19, poz. 253). Na podstawie dekretu Rady Ministrów z 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149) oddział przekształcono w Powiatowe Archiwum Państwowe w Zamościu, które do 1975 r. podlegało Wojewódzkiemu Archiwum Państwowemu w Lublinie. Organizatorem i pierwszym kierownikiem powołanego Archiwum był Hipolit Kozioł. W zasobie archiwum znalazły się m.in. akta Archiwum Miejskiego m. Zamościa (ok. 1820-1939). W 1951 r. archiwum objęło działaniem oprócz powiatu zamojskiego także powiat krasnostawski i biłgorajski, a 1952 r. tomaszowski. Zasięg terytorialny w tym kształcie, z wyjątkiem powiatu biłgorajskiego, który przeszedł do zakresu działania utworzonego w 1955 r. Powiatowego Archiwum Państwowego w Kraśniku, utrzymał się do końca 1975 r.

Placówka od początku borykała się z trudnościami lokalowymi. Przyznano jej dwa pomieszczenia o powierzchni 25 m kw. w domu prywatnym przy ul. Grodzkiej 11, dodając stopniowo kolejne pomieszczenia na magazyny. W 1967 r. w związku z pracami remontowymi budynku przy ul. Grodzkiej 11, Archiwum przeniesiono do kamienicy przy ul. Moranda 4 (Rynek Wodny), gdzie dysponowało 198 m kw.

Dotkliwy brak odpowiedniej powierzchni lokalowej stanowił poważną przeszkodę w gromadzeniu i udostępnianiu archiwaliów. Od chwili powstania troszczono się głównie o zabezpieczenie archiwaliów w terenie i ich gromadzenie. Prowadzono też prace związane z naukowym opracowaniem zasobu, udostępnianiem i popularyzacją zbiorów.

W wyniku reformy administracji państwowej Zamość podniesiony został do rangi miasta wojewódzkiego. Do nowego podziału dostosowano sieć archiwalną. Na podstawie zarządzenia nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 21 stycznia 1976 na bazie Archiwum Powiatowego powstało Wojewódzkie Archiwum Państwowe podległe Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Objęło ono działalnością teren województwa zamojskiego. Z chwilą utworzenia WAP zwiększyła się obsada personalna z trzech do ośmiu pracowników. W 1983 r. na mocy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach państwowych Wojewódzkie Archiwum Państwowe przekształcono w Archiwum Państwowe w Zamościu.

W związku z wprowadzeniem nowej struktury administracyjnej państwa zarządzeniem nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 lipca 1998 r. Archiwum Państwowe w Zamościu objęło zasięgiem dotychczasowy obszar działania obejmujący miasto Zamość, powiaty biłgorajski, hrubieszowski, tomaszowski i zamojski oraz gminy: Gorzków, Izbica, Rudnik i Żółkiewka z pow. krasnostawskiego oraz gminy: Wysokie i Zakrzew z pow. lubelskiego.

Z uwagi na brak miejsca i złe warunki przechowywania akt archiwum nie mogło w pełni realizować nałożonych ustawą zadań. W wyniku długoletnich starań decyzją Prezydenta Miasta Zamościa z 14 kwietnia 2000 r. Archiwum otrzymało w trwały zarząd część budynku biurowego przy ul. Hrubieszowskiej 69A.

Po dokonaniu prac remontowych i modernizacyjnych od 12 lipca 2001 r., stał się on nową siedzibą Archiwum Państwowego w Zamościu. Archiwum posiada 595 m kw. powierzchni magazynowej, z której większość wyposażona jest w nowoczesne regały kompaktowe mogące pomieścić ok. 2,3 tys. mb. akt. Na koniec 2018 r. zasób Archiwum tworzyło 1336 zespołów archiwalnych, w których skład wchodziło 274 375 jednostek archiwalnych (2478,32 mb.). Najstarszy, pergaminowy dokument w zbiorach Archiwum pochodzi z roku 1457.

Poniżej CENNIK USŁUG ARCHIWALNYCH obowiązujący w Archiwum Państwowym w Zamościu

(podstawa: Załącznik do zarządzenia nr 5 Dyrektora Archiwum Państwowego w Zamościu z 28 kwietnia 2020 r.)

Kopia kserograficzna monochromatyczna:

- format A4: 1 zł/strona

- format A3: 1,50 zł/strona

Kopia kserograficzna wielobarwna:

- format A4: 3 zł/strona

- format A3: 4 zł/strona

Wydruk kopii cyfrowej lub klatki mikrofilmu – wersja monochromatyczna:

- format A4: 1 zł/strona

- format A3: 1,50 zł/strona

Wydruk kopii cyfrowej lub klatki mikrofilmu – wersja wielobarwna:

- format A4: 3 zł/strona

- format A3: 4 zł/strona

Uwaga: Przy kopiowaniu większych materiałów we fragmentach za każdy fragment pobierana jest cena za 1 stronę zgodnie z powyższym wykazem.

Kopia cyfrowa (skan lub fotografia)

- z formatu do A3 – rozdzielczość 300 ppi: 2 zł (z oryginału)

- z formatu do A3 – rozdzielczość 600 ppi: 3 zł (z oryginału)

- z formatu od A3 do A1:  10 zł (z oryginału)

- z formatu do A1 – rozdzielczość do 300 ppi: 0 zł (z kopii cyfrowej)

- z mikrofilmu: 1 zł (1 klatka)

- nagranie dźwiękowe: 0 zł (wyłącznie z kopii cyfrowej)

- film: 0 zł (wyłącznie z kopii cyfrowej)

- retusz elektroniczny (np. korekta barw lub kontrastu, łączenie obrazów itp.): 25 zł (za każdy obrabiany/łączony plik)

Odpisy materiałów archiwalnych

- maszynopis, druk w języku polskim: 20 zł (za rozpoczętą 1 stronę / 1800 znaków)

- rękopis w języku polskim: 30 zł (za rozpoczętą 1 stronę)

- maszynopis, druk w języku obcym: 30 zł (za rozpoczętą 1 stronę / 1800 znaków)

- rękopis w języku obcym: 40 zł (za rozpoczętą 1 stronę)

Udostępnienie elektronicznego raportu z bazy danych, lub innych pomocy archiwalnych (spisy, inwentarze)

- wydruk A4 – 1 strona: 1 zł

- postać elektroniczna – 1 plik: 2 zł

Kopie, odpisów i wypisy z dokumentacji osobowo-płacowej

- Kopia świadectwa pracy – za każdy dokument: 17 zł

- Kopia innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – za każdy dokument: 4 zł

- Kopia kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo listy płac – za każdą kartę/stronę listy: 4 zł

- odpis świadectwa pracy – za każdą rozpoczętą stronę: 35 zł

- odpis innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – za każdą rozpoczętą stronę: 8 zł

- odpis skrócony wysokości zarobków na podstawie list płac – za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku): 4 zł

Wyszukiwanie informacji i danych (kwerendy) – za każde rozpoczęte 1/2 godziny poszukiwań

- Maszynopis, druk w języku polskim: 20 zł

- Rękopis w języku polskim: 25 zł

- Maszynopis, druk w języku obcym: 25 zł

- Rękopis w języku obcym: 30 zł