Dział Ogólno-Organizacyjny (sprawy organizacyjne, protokoły posiedzeń zarządu miejskiego, mrn, pmrn, komisji, kontrola, sprawozdania z działalności, majątek i przedsiębiorstwa miejskie), Dział Finansowo-Budżetowy (sprawozdania rachunkowe, budżety, sprawy podatków), Dział Gospodarki Miejskiej (drogi), Dział Administarcji Społecznej (klasyfikacja gruntów), Dział Administracyjny (zarządzenia, wybory do sejmu, sprawozdania, ewidencja ludności), Narodowy Spis Powszechny, administracja niemiecka: budżety miasta z lat 1938-1942

Zespołowi nadano tytuł "Akta miasta Olecka", ponieważ znajdują się w nim również akta miejskiej administracji niemieckiej. Zasadniczym aktotwórcą jest Zarząd Miejski w Olecku, który jest organem wykonawczym w myśl dekretu PKWN z 23.11.1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego Miejskiej Rady Narodowej w Olecku, powołanej ustawą z 11.09.1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych. Pierwsze organizacyjne zebranie Miejskiej Rady Narodowej w Olecku, połączone z wyborem burmistrza i członków Zarządu Miejskiego odbyło się 25.09.1945 roku. Biuro Zarządu podzielono na następujące działy: ogólno-organizacyjny, finansowo-budżetowy, gospodarki miejskiej, administracji społecznej, administracyjny. Zarząd Miejski w Olecku swoją działalnością obejmował miasto Olecko. Na mocy ustawy z 20 marca 1950 r. o terenowych organach władzy państwowej nastąpiła likwidacja samorządu terytorialnego, kompetencje Zarządu Miejskiego przejęło Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Olecku.