Referat Ogólno-Organizacyjny (1945-1950) 36 j.a.: sprawozdania, inspekcje, statystyka ludności, sprostowania nazwisk, wykazy miejscowości Referat Karno-Administracyjny (1945-1949) 19 j.a.: kary administracyjne, skargi i zażalenia Referat Społeczno-Polityczny [1940] (1945-1949) 181 j.a.: głosowanie ludowe, sprawy narodowościowe, pozbawianie obywatelstwa, rehabilitacja, cudzoziemcy, wykazy Niemców, repatriacja, sprawozdania sytuacyjne, partie polityczne i stowarzyszenia, związki zawodowe, miejsca pamięci narodowej, grobownictwo wojenne Referat Rolniczo-Leśny (1945, 1947-1949) 10 ja.: majątki, obciążenia gospodarstw, nieużytki, elektryfikacja wsi, melioracje Referat Aprowizacji i Handlu (1945-1949) 19 ja.: plany i sprawozdania, zakłady przemysłowe, zaopatrzenie Referat Świadczeń Rzeczowych (1945-1947) 5 j.a.: kontyngenty, zapasy zbóż Referat Przemysłowy (1945-1949) 30 j.a.: sprawozdania, upaństwowienia zakładów, warsztaty rzemieślnicze, młyny i wiatraki Referat Weterynaryjny (1949) 1 j.a.: wykaz lekarzy Referat Sanitarny (1945-1950) 16 j.a.: wykazy lekarzy, gabinety i przychodnie, walka z gruźlicą Referat Szkód Wojennych (1945-1949) 68 j.a.: straty wojenne, statystyka Referat Kultury i Sztuki (1945-1949) 9 j.a.: ochrona zabytków, zespoły amatorskie Referat Oświaty (1946-1949) 5 j.a.: wykaz szkół, nauczyciele Referat Wojskowy (1946-1946) 1 j.a.: sprawozdania Referendum Ludowe (1946) 38 ja.: korespondencja, obwody Akta osobowe (1945-1950) 21 j.a.: akta personalne pracowników

Starostwo Powiatowe w Żninie rozpoczęło działalność 22 stycznia 1945 r. Najwcześniej utworzono trzy referaty - Rachubę, Referat Drogowy i Referat Budowlany. W maju 1945 r. zarządzeniem wojewody poznańskiego wprowadzono w życie statut Starostwa zgodnie z którym fumkcjonowało trzynaście referatów : Ogólny; Organizacyjny; Społeczno-Polityczny; Administracyjny; Wojskowy; Karno-Administracyjny; Aprowizacyjny; Świadczeń Rzeczowych; Sanitarny; Weterynaryjny; Szkód Wojennych; Kultury i S ztuki oraz Budżetowo-Gospodarczy. W kwietniu 1946 r. powołano do życia Referat Referendum Ludowego. Dnia 1marca 1947 r. Powiatowy Urząd Ziemski w Żninie zespolony został ze Starostwem Powiatowym w Żninie w którym utworzono Referat Rolnictwa i Reform Rolnych. Miesiąc później zlikwidowano Referat Świadczeń Rzeczowych. .Starostwo działało do czasu utworzenia na mocy ustawy z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Żninie