1. Sprawy organizacyjne: protokoły, sprawozdania, organizacja i działalność Powiatowej Rady Szkolnej 2. Szkoły: organizacja i ustrój, protokoły rad pedagogicznych, statystyka szkolna, preliminarze, lokale szkolne, szkoły prywatne i dokształcające, ochronki, wizytacje szkół, przedmioty nauczania, oświata pozaszkolna, organizacje i uroczystości szkolne, higiena, opieka lekarska, akta dotyczące poszczególnych szkół w powiecie 3. Nauczyciele: konferencje, protokoły i sprawozdania, ewidencja nauczycieli, dokształcanie, odznaczenia, organizacje społeczno-polityczne, akta personalne kierowników szkół i nauczycieli

Ustrój władz szkolnych regulowała ustawa z 4 VI 1920 r. i rozporządzenie ministra wyznań religijnych i oświecenia publicznego z 26 I 1921 r. Obszar b. dzielnicy pruskiej podzielono na dwa okręgi szkolne: poznański dla woj. poznańskiego i pomorski dla woj. pomorskiego. W powiatach lub miastach utworzono inspektoraty szkolne z inspektorami na czele. Inspektor był władzą I instancji w zakresie organizacji, kierownictwa i nadzoru pedagogicznego i administracyjnego nad publicznym szkolnictwem powszechnym, wychowaniem przedszkolnym i oświatą pozaszkolną. Współdziałała z nim powiatowa rada szkolna, do zadań której należało: wydawanie opinii o organizacji i stanie szkolnictwa, opiniowanie i zatwierdzanie budżetów szkół, nadzór nad budownictwem szkolnym. 1 VII 1924 r. sprawowanie administracji spraw szkolnych w zakresie przysługującym starostom przekazano inspektorom szkolnym. Na mocy rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z 4 VII 1933 r. okręgi szkolne podzielono na obwody szkolne z inspektorem na czele. Inspektor szkolny podlegał bezpośrednio kuratorowi okręgu szkolnego. Początkowo na terenie powiatu szubińskiego działały trzy inspektoraty szkolne: w Kcyni, Barcinie i Szubinie. W 1926 r., po likwidacji inspektoratów w Kcyni i Łabiszynie, ich funkcje dla całego powiatu przejął Inspektorat Szkolny w Szubinie. Na mocy rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z 4 VII 1933 r. i rozporządzenia ministra wyznań religijnych i oświecenia publicznego z 14 VII 1933 r. zlikwidowano Inspektorat Szkolny w Szubinie, a jego kompetencje przejął Inspektorat Szkolny w Bydgoszczy. Od 1 IV 1938 r., w związku ze zmianą granic okręgów szkolnych, powołano odrębne inspektoraty szkolne dla powiatów szubińskiego i wyrzyskiego. Nastąpiła także dekoncentracja obwodów wielopowiatowych na obwody szkolne powiatowe. W tej formie organizacja władz szkolnych I instancji przetrwała do wybuchu II wojny światowej.