1. Referat Ogólno-Organizacyjny. 1.1. Sprawy Ogólne, daty: 1945-1950, sygn.: 1-14, zawartość: sprawy reprezentacyjne, zebrania periodyczne, stosunek do władz niezespolonych, akcje społeczne popierane przez Starostę. 1.2. Sprawy organizacyjne, daty: [1944] 1945-1949, sygn.: 15-40, 309, 335, zawartość: przepisy i zarządzenia, sprawy organizacyjne Starostwa, zjazdy starościńskie, zjazdy burmistrzów i wójtów, nadzór na podległymi organami i urzędami, podział administracyjny, statystyka. 2. Referat Budżetowo-Gospodarczy, daty: 1945-1949, sygn.: 41-45, zawartość: budżet powiatu, kredyty i inwestycje. 3. Referat Administracyjny, daty: 1945-1950, sygn.: 46-110, 310-317, zawartość: sprawy dotyczące obywatelstwa, poświadczanie, nadawanie pozbawianie obywatelstwa, rejestracja i księgi stanu cywilnego, spisy ludności, ewidencja i kontrola ruchu ludności, statystyka ludności, nadawanie i zmiany imion i nazwisk, sprawy wodno-prawne, użytkowanie wód, spółki wodne i związki wałowe, melioracja, rybołówstwo i łowiectwo, szkody wojenne. 4. Referat Karno-Administracyjny, daty: 1947, sygn.: 111-112, zawartość: przepisy i zarządzenia i ich wykonanie. 5. Referat Społeczno-Polityczny, daty: 1945-1950, sygn.: 113-181, zawartość: partie polityczne legalne i nielegalne, przestępczość polityczna, stowarzyszenia i związki, zgromadzenia i zjazdy, porządek publiczny, sprawy narodowościowe i wyznaniowe, mniejszości narodowe, rejestracja i ewakuacja obywateli obcych państw (m.in. Niemców), repatriacja i przesiedlenia, rehabilitacja i deklaracje wierności, współdziałanie z organami: informacji i propagandy, bezpieczeństwa publicznego, referendum ludowe, sprawy cenzury, raporty sytuacyjne. 6. Referat Rolniczo-Leśny, daty: 1945-1950, sygn.: 182-219, zawartość: sprawozdawczość i statystyka, reforma rolna, parcelacja, gospodarstwa poniemieckie, miejscowe plany zagospodarowania, spis zwierząt gospodarskich, majątki ziemskie, lasy (mapa). 7. Referat Aprowizacji i Handlu, daty: 1945-1950, sygn.: 220-232, zawartość: przepisy i zarządzenia, sprawozdawczość i statystyka, zakłady poniemieckie, uprawnienia przemysłowe, handel, rzemiosło, aprowizacja wolnorynkowa. 8. Referat Przemysłowy, daty: 1945-1949, sygn.: 233-253, zawartość: przepisy i zarządzenia, rejestracja zakładów i przedsiębiorstw przemysłowych i rzemieślniczych, organizacje rzemieślnicze (cechy, związki cechów), nadzór nad zakładami i przedsiębiorstwami, komisje cennikowe. 9. Referat Kultury i Sztuki, daty: 1945-1949, sygn.: 254-270, zawartość: sprawy ogólne, sprawozdawczość, obchody świąt i rocznic, placówki kultury i sztuki, ochrona zabytków kultury i sztuki, kultura i sztuka ludowa. 10. Referat Rachunkowo-Podatkowy Samorządu, daty: 1945-1950, sygn.: 271-282, 318-320, 327-328, 336, zawartość: budżety i sprawozdania rachunkowo-kasowe Powiatowego Związku Samorządowego, sprawy personalne. 11. Referat Inspekcyjny, daty: 1945-1949, sygn.: 283-308, 321-326, 329-334, zawartość: protokoły posiedzeń miejskich i gminnych rad narodowych, budżety i sprawozdania rachunkowe miast i gmin. 12. Referat Rachunkowo-Kasowy, daty: 1948, sygn.: 337-338, zawartość: spisy spraw, protokoły lustracji.

Starostwo utworzone zostało po wyzwoleniu miasta i powiatu w styczniu 1945 r. i było urzędem pomocniczym starosty. Starosta był przedstawicielem rządu oraz władzą administracji ogólnej (zespolonej) na terenie powiatu. Podlegał Wojewodzie Poznańskiemu, a nadzorował zarządy miejskie i gminne z terenu powiatu. Jako przedstawiciel rządu reprezentował rząd w czasie obchodów świąt państwowych, innych uroczystości i w stosunkach oficjalnych oraz uzgadniał działalność całej administracji rządowej w powiecie z kierunkami działalności rządu. Natomiast w zakres kompetencji starosty jako szefa administracji ogólnej wchodziły wszystkie sprawy administracji rządowej na obszarze powiatu, nie zastrzeżone do właściwości władz naczelnych, wojewody, innych władz rządowych i związków samorządowych. Ponadto starosta załatwiał wszystkie sprawy, w których nie udało się ustalić właściwości rzeczowej innej władzy. Starosta z urzędu piastował stanowisko przewodniczącego Wydziału Powiatowego oraz wchodził w skład Powiatowej Rady Narodowej w Kole. W strukturze organizacyjnej starostwa wyodrębniano komórki organizacyjne - referaty. W latach 1945-1950 starostwo przechodziło szereg zmian organizacyjnych będących odbiciem zmian na szczeblu centralnym i wojewódzkim. W Starostwie Powiatowym Kolskim obowiązywał bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na strukturalno-rzeczowym wykazie akt. W 1950 r. zlikwidowano dualistyczna strukturę administracji rządowej i samorządowej, a władzę przekazano organom jednolitej władzy państwowej - radom narodowym i ich prezydiom. Urząd Starosty Powiatowego Kolskiego zniesiono na przełomie czerwca i lipca 1950 r., jego kompetencje przekazując Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Kole. [Na podstawie wstępu do inwentarza, oprac. J.Bobińska, Konin 1968]

Inwentarz książkowy: oprac. J.Bobińska, Konin 1969. Dopływy opracowano przed 1998 r. W zespole znajdują się dodatkowe j.a. o sygn.: 43a, 279a.