Podział na serie i podserie: I Referat Ogólno-Administracyjny, daty skrajne [1949] 1950-1972 , 267 j.a. 01 Sprawy organizacyjne Miejskiej Rady Narodowej, daty skrajne 1952-1959 , 4 j.a., sygn. 3-4, 45, 76, 02 Sesje Miejskiej Rady Narodowej, daty skrajne 1951-1970 , 27 j.a., sygn. 5-11, 147-166, 03 Uchwały Miejskiej Rady Narodowej - rejestry, zbiory, realizacja, daty skrajne 1960-1970 , 9 j.a., sygn. 167-175, 04 Sprawy organizacyjne komisji, daty skrajne 1965-1966 , 2 j.a., sygn. 176, 178, 05 Komisje stałe - różne komisje, daty skrajne 1951-1952 , 2 j.a., sygn. 24, 179, 06 Komisje stałe - Komisja Budownictwa i Gospodarki Komunalnej, daty skrajne 1958-1969 , 3 j.a., sygn. 180-182, 07 Komisje stałe - Komisja Finansowo-Budżetowa (Budżetu i Finansów), daty skrajne 1953-1969 , 7 j.a., sygn. 25-27, 183-186, 08 Komisje stałe - Komisja Gospodarki Drogowej, daty skrajne 1954-1957 , 3 j.a., sygn. 28-30, 09 Komisje stałe - Komisja Mandatowa, daty skrajne 1961-1968 , 3 j.a., sygn. 188-190, 10 Komisje stałe - Komisja Oświaty i Kultury, daty skrajne 1955-1969 , 5 j.a., sygn. 34-35, 195-197, 11 Komisje stałe - Komisja Ochrony Porządku i Bezpieczeństwa Publicznego, daty skrajne 1958-1969 , 3 j.a., sygn. 192-194, 12 Komisje stałe - Komisja Rolna (Rolnictwa i Zaopatrzenia Ludności), daty skrajne 1954-1965 , 6 j.a., sygn. 32-33, 36, 198-200, 13 Komisje stałe - Komisja Urządzenia Osiedli, daty skrajne 1950-1956 , 3 j.a., sygn. 38-40, 14 Komisje stałe - Komisja Zaopatrzenia Ludności, daty skrajne 1955-1968 , 3 j.a., sygn. 41-42, 201, 15 Komisje stałe - Komisja Zdrowia, Zatrudnienia i Opieki Społecznej, daty skrajne 1955-1969 , 5 j.a., sygn. 43, 202-205, 16 Komisje niestałe, daty skrajne 1952-1959 , 4 j.a., sygn. 31, 37, 187, 191, 17 Wnioski komisji - rejestry, realizacja, daty skrajne 1965-1972 , 5 j.a., sygn. 206-210, 18 Sprawy organizacyjne Prezydium Miejskiej Rady Narodowej, daty skrajne 1965-1969 , 1 j.a., sygn. 211, 19 Działalność Przewodniczącego Prezydium Miejskiej Rady Narodowej, daty skrajne 1954-1964 , 3 j.a., sygn. 46-48, 20 Posiedzenia Prezydium Miejskiej Rady Narodowej, daty skrajne 1951-1972 , 27 j.a., sygn. 12-19, 212-230, 21 Uchwały Prezydium - rejestry, zbiory, realizacja, daty skrajne 1952-1971 , 19 j.a., sygn. 20-23, 231-232, 235-247, 22 Komitety blokowe, daty skrajne 1952-1956 , 1 j.a., sygn. 44, 23 Wybory do Sejmu i rad narodowych, daty skrajne 1952-1954 , 2 j.a., sygn. 53-54, 24 Plan miasta, daty skrajne 1950-1960 , 1 j.a., sygn. 2, 26 Sprawozdawczość, daty skrajne 1954-1963 , 3 j.a., sygn. 49-50, 177, 27 Archiwum zakładowe (składnica akt), daty skrajne 1952-1952 , 1 j.a., sygn. 1, 28 Kontrole i inspekcje zewnętrzne, daty skrajne 1952-1969 , 4 j.a., sygn. 51-52, 248-249, 29 Sprawy poufne, daty skrajne 1952-1954 , 4 j.a., sygn. 70-73, 30 Ewidencje, rejestry - rejestry spraw karno-administracyjnych, daty skrajne 1952-1956 , 2 j.a., sygn. 55-56, 31 Ewidencje, rejestry - rejestry rowerów, daty skrajne [1949] 1950-1957 , 2 j.a., sygn. 74-75, 32 Ewidencje, rejestry - ewidencja poborowych, daty skrajne 1950-1954 , 12 j.a., sygn. 58-69, 33 Ewidencje, rejestry - ewidencja ludności (książki meldunkowe), daty skrajne 1951-1960 , 91 j.a., sygn. 57, 276-365, II Referat Finansowo-Budżetowy, daty skrajne 1950-1973 , 39 j.a. 01 Budżet i jego wykonanie, daty skrajne 1950-1973 , 32 j.a., sygn. 77-82, 250-275, 02 Sprawy podatkowe, daty skrajne 1951-1957 , 7 j.a., sygn. 83-89, III Referat Spraw Socjalnych i Kulturalnych, daty skrajne [1949] 1950-1972 , 16 j.a. 01 Sprawy ogólne, daty skrajne 1951-1958 , 7 j.a., sygn. 90-94, 103, 366, 02 Walka z analfabetyzmem, daty skrajne [1949] 1950-1953 , 4 j.a., sygn. 99-102, 03 Inwestycje w oświacie i kulturze, daty skrajne [1949] 1950-1952 , 4 j.a., sygn. 95-98, 04 Sprawy socjalne, daty skrajne 1970-1972 , 2 j.a., sygn. 233-234, IV Referat Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, daty skrajne [1945] 1950-1957 , 42 j.a. 01 Sprawy ogólne, daty skrajne 1954-1957 , 3 j.a., sygn. 104-106, 02 Drogi i place publiczne, daty skrajne 1951-1956 , 4 j.a., sygn. 107-110, 03 Sprawy budowlane, daty skrajne [1949] 1951-1956 , 3 j.a., sygn. 116-118, 04 Sprawy gospodarki komunalnej, daty skrajne 1953-1957 , 5 j.a., sygn. 115, 122-125, 05 Inwestycje miejskie, daty skrajne [1947] 1950-1959 , 13 j.a., sygn. 111-114, 119, 126-132, 367, 06 Nieruchomości miejskie, daty skrajne [1945] 1950-1957 , 2 j.a., sygn. 120-121, 07 Szkody w rolnictwie, daty skrajne 1952-1953 , 1 j.a., sygn. 133, 08 Statystyka rolna, daty skrajne 1952-1956 , 4 j.a., sygn. 134-137, 09 Przydział ziemi, daty skrajne [1946] 1950-1957 , 6 j.a., sygn. 138-143, 10 Wywłaszczenia, daty skrajne 1953-1955 , 2 j.a., sygn. 144-145, V Urząd Stanu Cywilnego, daty skrajne [1949] 1950-1952 , 1 j.a., sygn. 146,

W 1950 r. władze w terenie przekazano organom jednolitej władzy państwowej - radom narodowym i ich prezydiom. Organem władzy państwowej na terenie miasta była Miejska Rada Narodowa w Kłodawie, która pełniła role organu uchwałodawczego, kontrolującego oraz kierującego działalnością gospodarcza, społeczną i kulturalna. Rada zapewniała ochronę porządku publicznego, własności społecznej i praw obywateli, wydawała przepisy prawne w zakresie uprawnień nadanych jej przez ustawy (w tym ustalała wysokość podatków terenowych), uchwalała i nadzorowała wykonanie terenowych budżetów i planów gospodarczych oraz wykonywała kontrole społeczną nad działalnością urzędów, przedsiębiorstw, zakładów i instytucji znajdujących się na terenie miasta. W 1958 r. sprecyzowano zakres kompetencji i uprawnień rad poszczególnych stopni. Do zakresu działania Miejskiej Rady Narodowej w Kłodawie należały sprawy: miejskich elektrowni, wodociągów, kanalizacji, zakładów produkcyjnych i handlowych, oczyszczania miasta, budowy i utrzymania dróg, ulic, placów i mostów, zarządu budynków i gospodarki terenami, szkól podstawowych i przedszkoli, instytucji kulturalnych oraz lecznictwa otwartego. W następnych latach zwiększano kompetencje miejskich rad narodowych, w głównej mierze w zakresie gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, oświaty, kultury i finansów. Rada realizowała swoje zadania na sesjach, poprzez wybierane przez siebie dla poszczególnych dziedzin działalności komisje ( stale lub doraźne) oraz prezydium. Organami pomocniczymi prezydium, zawiadującymi poszczególnymi dziedzinami były referaty. Od 1958 r. referaty funkcjonowały jako terenowe organy administracji państwowej, posiadające własne kompetencje, z jednoosobowym kierownictwem i zakresem odpowiedzialności. Początkowo w Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kłodawie funkcjonowały referaty: Ogólno-Administracyjny, Wojskowy, Rolnictwa, Finansowy (Finansowo-Podatkowy), Spraw Socjalnych i Kulturalnych (Socjalno-Kulturalny), Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Handlu, Hal i Placów Targowych, Meldunkowy i stanowisko Delegata ds. Skupu oraz Urząd Stanu Cywilnego. Zmiany w strukturze organizacyjnej następowały dosyć często. W 1953 r. brak jest już informacji o Referacie Handlu. Zasadnicze zmiany w strukturze organizacyjnej nastąpiły w 1958 r. Powołano wówczas referaty: Ogólno-Administracyjny, Finansowy, Spraw Socjalnych i Kulturalnych, Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Przemysłu i Handlu oraz Urząd Stanu Cywilnego. Zniesiono natomiast referaty: Wojskowy, Rolnictwa, Finansowo-Podatkowy, Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Hal i Placów Targowych, Meldunkowy i stanowisko Delegata ds. Skupu. W następnych latach (w okresie 1958-1964) ponownie zniesiony został Referat Przemysłu i Handlu. W 1972 r. w miejscu Referatu Spraw Socjalnych i Kulturalnych pojawia się Referat Oświaty, Spraw Socjalnych i Kulturalnych. W Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kłodawie obowiązywał bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na strukturalno-rzeczowym wykazie akt, a od 1969 r. wykazie akt opartym na systemie dziesiętnym. Likwidacja Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kłodawie nastąpiła 1 XI 1973 r., w związku z reforma ustroju administracyjnego. Powołana została zorganizowana na nowych zasadach i wspólna dla miasta i gminy Rada Narodowa Miasta i Gminy Kłodawa. Przejęła ona kompetencje uchwałodawcze dotychczasowej Miejskiej Rady Narodowej w Kłodawie oraz funkcjonującej od początku 1973 r. Gminnej Rady Narodowej w Kłodawie. Natomiast kompetencje wykonawcze i zarządzające przekazane zostały Naczelnikowi Miasta i Gminy Kłodawa.