I Okres zaboru pruskiego, 1793-1919 1. Sprawy ogólne - sprawy obywatelstwa, statystyka, wybory, umacnianie niemczyzny, sprawy sadowe, stemplowe, kultury i przemysłu 2. Sprawy wojskowe - sprawy mobilizacyjne, szkody wyrządzone przez wojsko, sprawy inwalidów 3. Sprawy policyjne i nadzoru policyjnego - sprawy: włóczęgów, Cyganów, reemigrantów, cudzoziemców, druków zakazanych 4. Sprawy polne i leśne - sprawy leśne, polowań, rybołówstwa 5. Kolej, poczta, telegraf - m.in. budowa kolei wąskotorowej 6. Melioracje i inne sprawy wodne - melioracja, kanalizacja, budownictwo wodne 7. Sprawy budowlane - opisy domów, zarządzenia 8. Szosy i mosty -budowa, naprawy 9. Stowarzyszenia i związki - polskie i niemieckie organizacje 10. Nadzór nad rzemiosłem i cechami - cechy, kasy pomocy 11. Sprawy nadzoru sanitarnego - szpital, personel medyczny, położne 12. Budynki miejskie - ratusz, domy mieszkalne 13. Organizacja władz miejskich - przywileje miasta, statut miasta, posiedzenia władz miejskich 14. Urzędnicy miejscy - burmistrz, sekretarz 15. Grunty miejskie - reces miasta, rzut poziomy miasta 16. Ubezpieczenia - zarządzenia 17. Opieka społeczna - Kasa Pomocy Prowincji Poznańskiej, sprawy rachunkowe 18. Kasa miejska - budżety 19. Kasa oszczędności - sprawy rachunkowe 20. Przedsiębiorstwa miejskie - gazownia, wodociągi, rzeźnia, młyn 21. Sprawy żydowskie - m.in.. Kasowe i wyborcze 22. Sprawy szkolne - szkoły: katolicka, ewangelicka i żydowska 23. Sprawy kościelne - sprawy ogólne, budowlane, kasowe 24. Szpitalnictwo - szpital katolicki i ewangelicki, fundacja 25. Sprawy podatkowe - podatki od rzemiosła i przemysłu, budynków i inne 26. Sprawy pożarowe - kontrole, wozownia na sikawkę 27. Sprawy USC - statystyka, postanowienia II. Okres międzywojenny (1919-1939) 1. Sprawy ogólne - uroczystości państwowe, funkcjonariusze państwowi, konsulaty, likwidacja powiatu, kasa chorych, rozjemcy, podział gruntów, pożyczki 2. Sprawy statystyczne - spis ludności, spisy rolne 3. Sprawy wojskowe - okólniki, instrukcje, ćwiczenia wojskowe, punkty trygometryczne, gołębie wojskowe, grobownictwo wojenne 4. Sprawy nadzoru policyjnego - policja, wybory do Sejmu i Senatu, sprawozdania sytuacyjne, strajki, cenzura, partie, towarzystwa, organizacje, związki, obywatelstwo, emigracja, zakłady przemysłowe, rolnictwo, poczta, kolej 5. Sprawy bezrobocia - Fundusz Bezrobocia, Fundusz pracy, Komitet Obywatelski, zwalczanie bezrobocia 6. Sprawy budowlane - akta budowlane 7. Sprawy szkół i kościołów - kultura, Rada Szkolna, Szkoła Dokształcająca, szkoła włościanek, budżety szkolne, gminy wyznaniowe 8. Administracja miejska - magistrat, rada miejska, budżety, kasa miejska, legaty, fundacje, rozbudowa miasta 9. Sprawy podatkowe - podatek dochodowy i krajowy 10. Sprawy dotyczące USC - rozporządzenia, regulamin organizacyjny III. Okres okupacji hitlerowskiej (1939-1945) zarządzenia, kronika, sprawy osiedleńcze, mieszkaniowe, nauczyciele, budżety, rzemiosło, hodowla, cmentarz IV. Okres Polski Ludowej ( 1945-1950) wykaz akt, sprawy organizacyjne, sprawy osobowe, plany, sprawozdania, protokoły władz miejskich, kontrole, majątek miejski, elektryfikacja, dom starców, budżet, szkoły, rolnictwo

W zasobie Archiwum Państwowego w Lesznie znajdują się akta miast z okresu od XIX w. do 1950 r. Nieliczne tylko materiały są z lat wcześniejszych. Zasób staropolski przechowywany jest w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Z tego też powodu poniżej omówione funkcjonowanie administracji miejskiej dotyczy lat 1793-1950. Po zajęciu Wielkopolski w 1793 r. przez Prusy zasadniczym dążeniem władz w zakresie ustroju miejskiego było ograniczenie dotychczasowego samorządu. W okresie tym ustrój miast kształtowała deklaracja z 18 kwietnia 1793 r. o organizacji i obsadzaniu magistratów w tzw. Prusach Południowych. W czasach Księstwa Warszawskiego podstawą ustroju miast była początkowo konstytucja o miastach uchwalona na Sejmie Czteroletnim (przywrócona w 1807 r.), a później konstytucja napoleońska z 1807 r. i dekret z 1809 r. W 1815 r. w Wielkim Księstwie Poznańskim wprowadzono prawo pruskie (tzw. Allgemeines Landrecht), które zniosło całkowicie ustawo-dawstwo polskie. Reforma Steina i Hardenberga z 1808 r., wprowadzona do Wielkopolski w 1815 r., ustaliła kompetencje samorządu miejskiego. Od tego czasu do początku XX wieku na czele magistratu — jako organu wykonawczego i zarządzającego — stał burmistrz, którego zastępcą był sekretarz miejski. Magistrat dzielił się na dwa wydziały: komunalny i policyjny. Organem decydującym w sprawach gospodarki majątkiem miejskim oraz zarządzania miastem była rada miejska. Organami pomocniczymi rady były różne komisje i deputacje. Kompetencje rady i magistratu ograniczono znacznie w stosunku do poprzedniego okresu przez odebranie władzom miejskim sądownictwa i częściowo policji. Nowa ordynacja miejska z 1832 r. zmniejszyła liczbę radnych oraz rozgraniczyła zakres kompetencji rady i magistratu, dając temu ostatniemu więcej uprawnień. Wzmocniła także kontrolę państwową. Ordynacja miejska z 1853 r. poddała miasta jeszcze silniejszej kontroli ze strony władz państwowych (wykonywali ją landraci), a sprawy policyjne prze-kazała burmistrzom. Ustawa z 1893 r. (uzupełniona w 1895 r.) oddała miastom pewne dochody z podatków państwowych. W 1911 r. ukazała się ustawa dążąca do wzmocnienia pozycji korporacji samorządowej przez dobrowolne łączenie się miast w związki. W okresie XIX w. państwo zleciło miastom prowadzenie urzędu stanu cywilnego, ściąganie podatków państwowych oraz niektóre czynności w zakresie spraw wojskowych (spisy poborowych, kwatery dla wojska, opieka nad wdowami i sierotami po poległych żołnierzach). Początkowo po 1918 r. zakres kompetencji władz miejskich i ich organizacja na terenie byłego zaboru pruskiego nie uległy zasadniczej zmianie. Nieznaczne zmiany wprowadziło rozporządzenie ministra byłej dzielnicy pruskiej z dnia 12 sierpnia 1921 r. Organem samorządu miejskiego była w tym czasie rada miejska jako organ stanowiący i kontrolujący oraz magistrat jako organ wykonawczy i organ władzy państwowej w zakresie spraw poruczonych. Dopiero po 1926 r. zmienił się częściowo charakter samorządu miejskiego na skutek utworzenia Policji Państwowej. W miastach utworzone zostały wtedy miejskie komitety bezpieczeństwa i porządku publicznego. Na podstawie rozporządzenia Prezydenta z 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego wprowadzono nazwę „zarząd miejski", zamiast dotychczasowej „magistrat". Ogólną władzą nadzorczą dla miast wydzielonych z powiatów stał się wojewoda, a dla miast niewydzielonych — wydział powiatowy. Rada miejska stała się organem wyłącznie stanowiącym, kierownikiem zaś całej administracji i gospodarki miejskiej był bur-mistrz. W zarządach miejskich w tym czasie występowały następujące działy: ogólno-organizacyjny, finansowo-budżetowy, gospodarki miejskiej, administracyjny (sprawy poruczone przez państwo).W okresie okupacji hitlerowskiej z uwagi na duży procent ludności polskiej większość miast nie uzyskała praw niemieckiej ustawy gminnej z 30 stycznia 1935 r. Zniesiono polskie samorządy miejskie i narzucono miastom zarząd niemiecki (Stadtverwaltung), a mniejsze miasta tworzyły gminne okręgi administracyjne wraz z sąsiednimi wsiami. Na czele miast stali komisaryczni burmistrzowie, podlegający landratom. W okresie 1945—1950 organizacja władz miejskich opierała się na ustawie z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych i na dekrecie z 23 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego. Miejskie rady narodowe stały się organami uchwałodawczymi samorządu miejskiego, planującymi działalność publiczną i wykonującymi kontrolę nad ogółem jednostek pełniących funkcje administracji publicznej. Miejskie rady narodowe wybierały ze swego grona przewodniczącego, jego zastępcę i trzech członków, którzy stanowili prezydium rady. Rady powoływały do współpracy różne komisje. Organami wykonawczymi i zarządzającymi były wybierane przez rady zarządy miejskie, które składały się z burmistrza, jego zastępcy i członków. Występowały w nich działy: organizacyjny, finansowo - budżetowy, gospodarki gminnej i administracji społecznej. Dotychczasowa organizacja władz miejskich została zniesiona ustawą z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej. Funkcje zarządów miejskich przejęły prezydia miejskich rad narodowych.