Referaty: Ogólno-Organizacyjny: Zarządzenia i okólniki władz nadrzędnych oraz własne starosty, wykazy akt starostwa, protokoły konferencji i zjazdów starostów, sprawozdania sytuacyjne starosty, raporty sytuacyjne zarządów miejskich i gminnych, sprawozdania z działalności referatów, statystyka ludności, skargi i doniesienia ludności kierowane do starosty, sprawy odznaczeń państwowych, wykazy pracowników starostwa, podział administracyjny 1945-1950 (105 j.a.), Referat Rachunkowo-Gospodarczy: kwestionariusze na przydział zaliczek kredytów dla starostwa. 1948 (1 j.a), Referat Społeczno-Polityczny: Sprawozdania o sytuacji społeczno-politycznej, opinie polityczne, sprawy weryfikacji i repatriacji, sprawy zwolnień jeńców, grobownictwo wojenne, wykazy wyznań i sekt religijnych, wykazy duchowieństwa, ewidencja cudzoziemców, materiały stowarzyszeń 1945-1950 (129 j.a.), Referat Administracyjno-Prawny: Sprawy z zakresu postępowania przymusowego w administracji, bezpieczeństwo publiczne, poszukiwanie osób, ewidencja zakładów wodnych, regulacja rzek, sprawy z zakresu usc, zmiana imion i nazwisk, rejestracja szkód wojennych, administracja mienia opuszczonego, spis ludności 1945-1950 (46 j.a.), Referat Karno-Administracyjny: Sprawozdania z postępowań karno-administracyjnych, doniesienia, nakazy karne, protokoły rozpraw 1945-1950 ( 9 j.a.), Referat Ochrony przed pożarami: Protokoły zebrań ochotniczych straży pożarnych, wykazy członków, sprawozdania 1945-1948 (3 j.a.), Referat Osiedleńczy: Sprawozdania sytuacyjne, podania o przydział gospodarstw, skierowania na gospodarstwa, zwroty gospodarstw ludności miejscowej, sprawy sporne, opieka nad osadnikami, przesiedlenia, osadnictwo wojskowe 1945-1950 (98 j.a.), Referat Przemysłu: materiały Komisji Cennikowej i Notowań, organizacja cechów, wykazy przedsiębiorstw i warsztatów, zgłoszenia prowadzenia działalności gospodarczej, zatwierdzenia projektów urządzenia zakładów. 1945-1950 (57 j.a.), Referat Handlu: Sprawozdania o sytuacji aprowizacyjnej, korespondencja 1945-1950 (27 j.a.), Referat Zdrowia: sprawozdania lekarza powiatowego, organizacja służby zdrowia, nadzór nad aptekami, zwalczanie chorób, opieka lekarska nad matką i dzieckiem, nadzór nad zakładami produkującymi artykuły spożywcze, badania wody pitnej. 1945-1949 (36 j.a.), Referat Weterynarii: Sprawozdania powiatowego lekarza weterynarii, organizacja służby weterynaryjnej, zwalczanie chorób zwierzęcych 1945-1950 (20 j.a.), Referat Budownictwa: Raporty o stanie zatrudnienia w przedsiębiorstwach budowlanych, remonty i odbudowa, wykazy obiektów zniszczonych, spisy zakładów. 1945-1949 (29 j.a.), Referat Pomiarów: Ochrona znaków pomiarowych, wykazy map topograficznych, inwentaryzacja bibliotek technicznych 1945-1946 (12 j.a.), Referat Kultury i Sztuki: informacje o działalności komisji oświatowych 1945-1948 (2 j.a.), Powiatowy Urząd Ziemski: akcja kredytowa dla osadników, parcelacja majątków, wykazy gospodarstw 1945-1947 (29 j.a.), Powiatowe Biuro Rolne: sprawozdania i korespondencja 1945-1946 (3 j.a.), Referat Rolnictwa i Reform Rolnych: sprawozdania z przebudowy ustroju rolnego, opisy gospodarstw 1945-1949 (33 j.a.), Inspektorat Oświaty Rolniczej: organizacja szkół rolniczych i ich wyposażenia, korespondencja w sprawach działalności szkół rolniczych, sprawozdania z realizacji przysposobienia rolniczego i wojskowego 1946-1949 (36 j.a.), Referat Opieki Społecznej: Sprawozdania z działalności opieki społecznej, nadzór nad zakładami opieki społecznej i domami dziecka, opieka nad matką i dzieckiem, akcje pomocy zimowej, akcje zapomogowe dla najbiedniejszych, opieka nad byłymi więźniami i inwalidami wojennymi 1945-1950 (61 j.a.), Referat Samorządowy: materiały z inspekcji zarządów miejskich, akcja oszczędnościowa. 1949-1950 (2 j.a.), dopływ: opieka społeczna 1948 (1 j.a.), sprawozdania miesięczne z działalności PKOS za 1946 rok (1 j.a.), sprawozdania z akcji pomocy zimowej 1948 (1 j.a.), preliminarze budżetowe 1946-1949 (1 j.a.), zestawienie wydatków kuchni powszechnych 1949 (1 j.a.), sprawy kasowe 1945-1947 (1 j.a.), sprawy ubezpieczeń członków Ochotniczych Straży Pożarnych 1948 (1 j.a.), sprawy personalne-kwestionariusze osobowe pracowników Powiatowego Komitetu Opieki Społecznej, umowy o pracę 1945-1948 (1 j.a); akta osobowe pracowników Tymczasowego Zarządu Państwowego w Kluczborku 1945-1951 (23 j.a.)

Podstawą prawną dla działań starosty oraz organizacji i funkcjonowania starostw powiatowych były zasadniczo dwa akty prawne: - Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 19.01.1928 roku o organizacji i zakresie działania władz administracji ogólnej oraz - Dekret Polskiego Komitetu Wyzwolenia Narodowego z dnia 21.08.1944 roku o trybie powołania władz administracji ogólnej I i II instancji . Funkcjonowanie starostw zostało unormowane rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 30.06.1930 r. w sprawie wewnętrznej organizacji starostw oraz ich trybu urzędowania . Na terenie powiatu kluczborskiego obejmowanie władzy przez polską administrację nastąpiło na przełomie marca i kwietnia 1945 r. Do Kluczborka przybyła 32-osobowa grupa operacyjna pod kierownictwem Ambrożego Pordzika, który pełnił funkcję starosty kluczborskiego od III do X 1945 r. Ze sprawozdania starosty kluczborskiego z 05.04.1945 r. wynika, że w starostwie w tym okresie działały jedynie referaty: aprowizacji i handlu, samorządowy, komunikacyjno-budowlany, propagandowy i przemysłowy. Pozostałe były nie obsadzone z powodu braku personelu. Ostateczny kształt wewnętrznej organizacji starostw powiatowych nadał okólnik Ministra Ziem Odzyskanych nr 44/47 z 29.06.1947 r . Na jego podstawie zarządzeniem organizacyjnym Wojewody Śląsko-Dąbrowskiego nr 42/48 z dnia 20.02.1948 roku został wprowadzony nowy statut organizacyjny starostw powiatowych. Obowiązywał od 01.04.1948 r., ustalił podział czynności starostwa na następujące referaty: -Ogólno-Organizacyjny -Rachunkowo-Gospodarczy -Społeczno-Polityczny -Administracyjno-Prawny -Karno-Administracyjny -Wojskowy -Ochrony przed pożarami i innymi klęskami -Osiedleńczy -Przemysłowo-Handlowy ( w 1949 r. nastąpił rozdział kompetencji tego referatu na Referat Przemysłu i Referat Handlu ) -Aprowizacji ( po likwidacji Ministerstwa Aprowizacji w 1948 r. uprawnienia tego referatu przejął Referat Przemysły i Handlu ) -Zdrowia -Weterynarii -Odbudowy ( od 1949 r. nosił nazwę Budownictwa ) -Pomiarów -Kultury i Sztuki -Samochodowy -Rolnictwa i Reform Rolnych -Inspektorat Oświaty Rolniczej -Opieki Społecznej Dział Samorządowy: -Ogólno-Samorządowy -Nadzoru nad gminami -Budżetowo-Finansowy W omawianym okresie ukazały się dwa przekrojowe strukturalno-rzeczowe wykazy akt. Pierwszy z nich pod nazwą Wykaz akt ( teczek ) w starostwach górnośląskiej części województwa śląskiego otrzymały powiaty w 1945 r. Drugi został wydany dnia 12.12.1949 r. okólnikiem Wojewody Śląskiego nr 515/49 o rzeczowym podziale akt ( wykaz teczek ) dla poszczególnych komórek organizacyjnych starostwa , a obowiązywał od 01.01.1950 roku. Likwidacja starostw powiatowych nastąpiła na mocy ustawy z 20.03.1950 roku o terenowych organach jednolitej władzy państwowej Praktycznie działały do czerwca, kiedy to rady narodowe przejęły dotychczasowy zakres właściwości zniesionych starostw. [Na podstawie wstępu do inwentarza, oprac. Justyna Miętka, Opole 2002]

baza danych IZA, zmiany w rozmiarze zespołu zatwierdzono na posiedzeniu Komisji Metodycznej w dniu 04.12.2009 (protokół nr 10/09)