Zachowane akta obejmują lata 1851-1954. Akta Wójta Gminy i Zarządu Gminnego - rejestry pomiarowe pustkowia, gruntów i wsi, księgi uchwał zebrań wiejskich, kontrola czasowo przebywających w gminie, rejestr wydanych paszportów, akta dot. urodzeń, małżeństw i zgonów; Urząd Gminy – protokoły posiedzeń i uchwały Rady Gminnej, uchwały zebrania gminnego, protokoły posiedzeń komisji radzieckich, wykazy urodzonych, akta dot.: posiadłości rządowych, majoratskich i prywatnych, sieradzkiego sejmiku powiatowego, kosztów kuracyjnych, podatków, spraw włościańskich, aresztów, handlu i przemysłu, nadzoru sanitarnego, dróg i mostów, cudzoziemców, bezpieczeństwa, kas pożyczkowo-oszczędnościowych, spraw wojskowych, paszportów i dowodów osobistych, ubezpieczeń, kościołów, statystyki, szkolnictwa, rolnictwa, zebrań parafialnych, dozorów kościelnych i duchowieństwa, sprawy osobowe ciał samorządowych, budżety i dochody gminy; Okupacja hitlerowska – sprawy karno-administracyjne, wykaz Polaków niebezpiecznych dla III Rzeszy, kontrola rolników, produkcja roślinna i zwierzęca, księga kasowa; Gminna Rada Narodowa – Dział Organizacyjny: protokoły sesji GRN, posiedzeń Prezydium i komisji, przepisy, instrukcje i zarządzenia, sprawy organizacyjne (wykaz gromad, zmiana granic gminy), sprawy osobowe członków organów gmin i pracowników gminnych, zebrania i urzędowanie ciał samorządowych, kontrole, majątek gmin i gromad, charakterystyka gminy; Dział Finansowo-Budżetowy: budżety administracyjne, dochody gminy, obrót pieniężny, wykaz podatników podatku gruntowego, księga dochodów budżetowych; Dział Gospodarki Gminnej: drogi i place publiczne, rolnictwo (wykazy gospodarstw, spisy produkcji roślinnej i zwierzęcej), weterynaria i hodowla, popieranie przemysłu i handlu; Dział Administracyjny: oświata, kultura i sztuka, zdrowie publiczne, opieka społeczna, gospodarka lokalowo-mieszkaniowa, sprawy wyznaniowe, ewidencja i kontrola ruchu ludności (wykazy Niemców, wykaz volksdeutschów, wykazy strat poniesionych podczas wojny, groby ofiar zbrodni hitlerowskich, struktura ludności), bezpieczeństwo i porządek publiczny (rejestr zniszczonych budynków), sprawy budowlane i odbudowy (wykazy zniszczonych wsi i osiedli), aprowizacja, sprawy sądowe i karno-administracyjne, wybory do Sejmu, . Na pozostałość aktową składają się także: księgi ludności stałej oraz skorowidze.

Gmina jako organ administracji państwowej funkcjonowała w oparciu o ukaz carski z 2 III 1964 r. o urządzeniu gmin wiejskich. Zgodnie z postanowieniem Komitetu Urządzającego z dnia 5 (17) I 1867 r. o podziale miast i gmin w powiatach, gmina Klonowa należała do powiatu sieradzkiego. Ukaz z 1864 r. stanowił, że władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta oraz sołtysów. Sprawy sporne rozpatrywane były przez sądy gminne. Ustrój ten przetrwał do końca I wojny światowej. Nową organizację władz gminnych wprowadziły przepisy Dekretu Naczelnika Państwa z 27 XI 1918 r. o utworzeniu rad gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego. Powołane wówczas rady gminne były organami zarządzającymi i kontrolującymi gospodarkę gminną. Ostatecznie strukturę i organizację władz gminnych określiły przepisy ustawy z 23 III 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego, zgodnie z którą organami gminy stały się: rada gminy, zarząd gminy, wójt i jego zastępcy (podwójci). Samorząd taki przetrwał do 1939 roku. W okresie okupacji w wyniku rozporządzenia Generalnego Gubernatora z 28 XI 1939 r. o zarządzie gmin, polskie władze gminne podporządkowane zostały okupantowi. Po zakończeniu II wojny światowej na mocy ustawy z 11 IX 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych powołane zostały gminne rady narodowe, które jako organ uchwałodawczy i kontrolujący wybierały organ wykonawczy – zarządy gminne. Na mocy ustawy z 20 III 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej dotychczasowe funkcje zarządów gminnych zostały przejęte przez prezydia gminnych rad narodowych. Gminne rady narodowe, działały do likwidacji gmin w 1954 r. i zostały zlikwidowane na podstawie ustawy z 25 IX 1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych.