Strukturalny układ wewnętrzny zespołu tworzą cztery komórki: A.Biuro Prezydialne, B.Wydział I, C.Wydział II, D.Wydział III. A.BIURO PREZYDIALNE z lat 1818-1929, sygn. 1-694: 1.Organizacja władz państwowych i samorządowych, 1826-1923, sygn.1-51; 2.Koszty administracji, 1825-1923, sygn.52-75; 3.Organizacja i działanie administracji powiatowej, 1818-1927, sygn.76-131; 4.Zarządzanie i obrót nieruchomościami ziemskimi i obszarami leśnymi, 1826-1905, sygn.132-141; 5.Nadzór nad realizacją zadań finansowych i sytuacją wewnętrzno-polityczną, 1823-1927, sygn.142-165; 6.Statystyka, 1820-1883, sygn.166-169; 7.Sprawy kościelne i szkolne, 1818-1919, sygn.170-199; 8.Instytucje opiekuńcze i dobroczynne, 1828-1891, sygn.200-218; 9.Tkactwo i przędzalnictwo, 1838-1866, sygn.219-223; 10.[Budownictwo], 1819-1916, sygn.229-246; 11.Sprawy wojskowe, 1851-1875, sygn.247-248; 12.Sprawy osobowe członków kolegium rejencyjnego i personelu biurowego, 1817-1929, sygn.249-574; 13.Rolnictwo, 1836-1915, sygn.575-584; 14.Sprawy zapomogowe, 1828-1906, sygn.585-605; 15.Wybory burmistrzów i inne sprawy komunalne, 1852-1881, sygn.606-631; 16.Nadawanie orderów i odznaczeń honorowych, 1870-1907, sygn.632-638; 17. [Nadawanie tytułów urzędnikom i personelowi medycznemu], 1840-1878, sygn.639; 18.[Kontrola wydawnictw], 1819-1886, sygn.640-642; 19.Prasa-sprawy różne, 1835-1923, sygn.643-669; 20.Sprawy prowincjonalne i powiatowe, 1845-1876, sygn.670-675; 21.Podróże.Kolekty.Uroczystości, 1840-1925, sygn.676-689; 22.Sprawy medyczne, 1839-1856, sygn.690-692; 23.[Zażalenia], 1878-1881, sygn.693; 24.[Wykaz ławników w urzędach morskich], 1877-1904. B. WYDZIAŁ I z lat [1722-1815]1816-1940, sygn. 695-4827: a/ Wydział Spraw Wewnętrznych z lat [1722]1816-1906, sygn. 695-2464: 1.Ustawodawstwo, [1810]1816-1898, sygn.695-712; 2.Sprawy krajowe i zagraniczne, wewnętrzne sprawy krajowe, [1815]1816-1889, sygn.713-732; 3.Administracja państwowa; organizacja rejencji, [1806]1816-1906, sygn.733-915; 4.Sprawy hołdownicze, żałoba krajowa, [1811]1816-1857, sygn.916-919; 5.Nadzór zwierzchni nad korporacjami publicznymi, [1781]1816-1898, sygn.920-1326; 6.Statystyka, [1810]1816-1883, sygn.1327-1363; 7.Policja bezpieczeństwa, [1722]1816-1895, sygn.1364-1554; 8.Kultura narodowa, [1812]1816-1883, sygn.1555-1592; 9.Policja sanitarna, [1799]1816-1881, sygn.1593-1669; 10.Sprawy czeladzi, [1811]1816-1824, sygn.1670; 11.Opieka społeczna, 1836-1894, sygn.1671-1693; 12.Policja miejska.Nadzór nad miastami, [1808]1816-1891, sygn.1694-1770; 13.Policja rolna. Nadzór nad rolnictwem, [1802]1816-1897, sygn.1771-1868; 14.Fabryki i manufaktury, [1812]1816-1897, sygn.1869-1882; 15.Rzemiosło. Koncesje.Sprawy cechów, [1802] 1816-1900, sygn.1883-2068; 16.Sprawy handlowe, [1809]1816-1892, sygn.2069-2158; 17.Budownictwo. Sprawy ogólne, [1811]1816-1885, sygn.2159-2181; 18.Policja drogowa, [1774]1816-1897, sygn.2182-2464. b/ Wydział Prezydialny z lat [1807]1816-1940, sygn. 2465-4827: 1.[Sprawy wojenne i wojskowe], 1914-1928, sygn.2465-2472; 2.[Administracja powiatowa i gminy wiejskie], [1814]1816-1938, sygn.2473-2857; 3.[Legaty i fundacje.Gminy żydowskie], 1831-1937, sygn. 2858-1870; 4.[Rolnictwo. Hodowla..Łowiectwo.Weterynaria], 1819-1932, sygn.2871-2944; 5.[Ubezpieczenia spoleczne], 1890-1923, sygn.1945-2958; 6.Administracja kasowa, [1813]1816-1933, sygn.2959-3011; 7.Rzemiosło wędrowne, 1878-1934, sygn.3012-3052; 8.[Urządzenia komunalne], [1811]1816-1928, sygn.3053-3161; 9.[Budownictwo nadziemne.Rybołówstwo śródlądowe i dalekomorskie], [1807]1816-1934, sygn.3162-3706; 10.[Melioracje.Elektrownie], 1829-1929, sygn.3707-3996; 11.[Gminy miejskie i korporacje publiczne.Szkoły dokształcajace.Opieka nad młodocianymi], 1831-1935, sygn.3997-4216; 12.[Nadzór policyjny nad bezpieczeństwem wewnętrznym], [1809]1816-1936, sygn.4217-4380; 13.Policja w miastach, 1919-1931, sygn.4381-4522; 14.[Policja wiejska (żandarmeria)], 1878-1934, sygn.4523-4599; 15.[Tanie budownictwo mieszkaniowe], 1851-1938, sygn.4600-4619; 16.[Reglamentacja, ustalanie cen.Roboty publiczne], 1917-1933, sygn.4620-4665; 17.Zarząd Katastralny, 1843-1940, sygn.4666-4817; 18.Urząd Rachunkowy, 1928-1935, sygn.4818-1827. C. WYDZIAŁ II Administracji Kościelnej i Szkolnej z lat [1579-1815] 1816-1945: 1.Akta personalne nauczycieli szkół, 1826-1944, sygn.4828-7167; 2.Akta synodalne synodów w Białogardzie, Bobolicach, Bytowie, Drawsku Pom., Kołobrzegu, Karlinie, Koszalinie, Lęborku, Szczecinku, Okonku, Miastku, Darłowie, Świdwinie, Sławnie, Słupsku-Stare Miasto, Słupsku, i ich parafii, [1579]1816-1945, sygn.7168-10318. D. WYDZIAŁ III Administracji Podatków Bezpośrednich, Domen i Lasów z lat [1641-1815] 1816-1936, sygn. 10319-15406: 1.Zarząd Lasów, [1641]1816-1936, sygn.10319-12533; 2.Zarząd Domen, [1664]1816-1936, sygn.12534-15364; 3.Zarząd Podatkowy, [1809]1816-1923, sygn.15365-15406.

Klęska Prus w 1806 r. w wojnie z napoleońską Francją przyspieszyła w Prusach reformy społeczne i administracyjne (wprowadzone przez Steina i Hardenberga). W 1808 r. dotychczasowe kamery wojenno-skarbowe przyjęły nazwę rejencji. W 1809 r. powstała Rejencja Pomorska, obejmująca zasięgiem działania całe Pomorze Zachodnie. Dalsze reformy państwa pruskiego po Kongresie Wiedeńskim doprowadziły do ujednolicenia administracji w kraju i jego podziału na prowincje, a w ich ramach na rejencje. Na mocy rozporzadzenia z 30 kwietnia 1815 r. o organizacji terytorialnej, Pomorze Zachodnie stało się jedną z dziesięciu prowincji Prus, dzielącą się na dwie rejencje: szczecińską i koszalińską ( w 1818 r. obok nich utworzono trzecią rejencję - strzałowską). Rejencja Koszalińska, z siedzibą w Koszalinie, rozpoczęła faktyczną działalność w 1816 r. W jej skład weszło dziesięć powiatów: białogardzko-połczyński, drawski, powiat "Księstwo", lęborsko-bytowski, miastecki, sławieński, słupski, szczecinecki i świdwiński. Zasięg terytorialny rejencji koszalińskiej nie zmienił się do 1938 r.; pewnym modyfikacjom ulegał podział na powiaty. W 1846 r. podzielono powiat lęborsko-bytowski na odrębne powiaty lęborski i bytowski. W 1872 r. powiat "Księstwo" podzielono na powiaty kołobrzesko-karliński, koszaliński i bobolicki. W latach 1898, 1920 i 1923 miasta Słupsk, Kołobrzeg i Koszalin wydzielono w powiatowe obwody miejskie. W latach 1876 i 1878 nastąpiły korekty granic między powiatami: miasteckim, sławieńskim i słupskim. W 1932 r. scalono powiaty białogardzki i świdwiński w powiat białogardzki, natomiast powiaty koszaliński i bobolicki - w powiat koszaliński oraz dokonano niewielkich poprawek w przebiegu granic kilku innych powiatów. W 1938 r. przesunięto powiaty szczecinecki i drawski do rejencji pilskiej, rekompensując te ubytki przyłączeniem z rejencji szczecińskiej powiatów gryfickiego i łobeskiego. Taki terytorialny zasięg działania rejencji w Koszalinie przetrwał do zakończenia jej działalności w początkach 1945 r. W rozporządzeniu z 1815 r. zarysowano tylko ogólny kształt państwowej organizacji terytorialnej. W ślad za nim wydano kilka zarządzeń wykonawczych, z których szczególne znaczenie miały: instrukcja dla naczelnych prezydentów [prowincji] oraz instrukcja o trybie urzędowania rejencji z 23 października 1817 r., która uregulowała ostatecznie zakres kompetencji rejencji. Urzędy rejencyjne były organami II instancji administracji wewnętrznej, właściwymi organami władzy wykonawczej, których kierownicy [prezydenci] pozostawali w bezpośredniej zależności służbowej od rządu w Berlinie. Podzielono je na dwa wydziały, kierowane przez dyrektorów (także w rejencji koszalińskiej). Wydział I załatwiał sprawy, które należały do zakresów działania ministrów: spraw wewnętrznych, handlu, wyznań i oświaty, wojny i policji. Wydział II załatwiał sprawy powierzone zwierzchniemu kierownictwu ministra finansów, rolnictwa oraz domen i lasów państwowych. Wydziały nie tworzyły odrębnych organów decyzyjnych w ramach rejencji, lecz stanowiły jedno wspólne kolegium rejencyjne, w skład którego, pod przewodnictwem prezydenta rejencji, wchodzili wyżsi radcy rejencyjni i inni urzędnicy. Większość spraw referowano na posiedzeniach kolegium rejencyjnego, niektóre - na posiedzeniach kolegiów wydziałowych. Rozporządzenie z 13 grudnia 1825 r. w sprawie zmian w organizacji urzędów administracji prowincjonalnej dopuszczało tworzenie dalszych wydziałów w urzędach rejencji, lecz rejencja koszalińska pozostała przy strukturze 2-wydziałowej, tj. z Wydziałem I (Wydz. Spraw Wewnętrznych) i Wydziałem II (Wydz. Administracji Podatkami Bezpośrednimi, Domenami i Lasami). W następnych latach zachodziły w jej strukturze niewielkie zmiany. Poważniejsze zmiany kompetencyjne, zawężające funkcje urzędu zaszły po 1845 r., kiedy to na mocy rozporządzenia z 27 czerwca 1845 r. przekazano część spraw kościelnych do Konsystorza Ewangelickiego w Szczecinie. Z dniem 15 lipca 1973 r. sprawy kościelne i szkolne w koszalińskiej rejencji wyodrębniono z Wydz. Spraw Wewnętrznych i włączono do nowo utworzonego trzeciego wydziału, Wydz. Administracji Kościelnej i Szkolnictwa. Upodobniło to organizacyjnie Rejencję Koszalińską do większości istniejących w Prusach urzędów rejencyjnych. Zmierzając do zwiększenia sprawności urzędu dotychczasowy Wydział Spraw Wewnętrznych przemianowano w 1881 r. na Wydział Prezydialny (w jego skład weszło dotychczasowe Biuro Prezydialne), a należące doń sprawy, załatwiane dotąd kolegialnie, przekazano pod bezpośredni zarząd prezydenta rejencji. Kompetencje tego Wydziału zostały rozciągnięte na sprawy administracji budżetowo-rachunkowej, a po I wojnie światowej-również administracji katastralnej. Usprawnienie toku urzędowania w urzędzie poszło w kierunku znacznego ograniczenia dawnej kolegialności przy podejmowaniu decyzji i zastąpienia jej tzw. systemem biurowym, opartym o zasadę jednoosobowej decyzji kierownika (mógł ją zmienić prezydent). W końcu XIX w. ustawodawstwo kościelne i wydawane do niego przepisy wykonawcze jeszcze bardziej ograniczyły uprawnienia Wydziału II w zakresie spraw kościelnych, których znaczna część przeszła na ministra wyznań religijnych, na naczelnego prezydenta prowincji i na prezydenta rejencji w Koszalinie. W gestii Wydziału pozostały głównie sprawy dot. administracji majątkiem kościelnym, opłat kościelnych i nadzór nad prowadzeniem ksiąg kościelnych. Na odcinku szkolnictwa Wydział II także utracił część kompetencji, zwłaszcza na rzecz organów samorządowych. Nadzorował i administrował nadal szkołami podstawowymi i średnimi oraz niektórymi prywatnymi zakładami wychowawczymi. Ograniczeniom podlegały także kompetencje Wydziału III. Najpierw wyłączono zeń administrację katastralną (przeszła do Wydziału Prezydialnego), a na podstawie ordynacji podatkowej Rzeszy z 1919 r. wymiar i administracja podatków były stopniowo przekazywane nowo utworzonym władzom skarbowym Rzeszy. Ostatnia zasadnicza reorganizacja koszalińskiego urzędu rejencyjnego nastąpiła w 1933 r., po wejściu w życie z dniem 1 października 1932 r. rozporządzenia w sprawie uproszczenia administracji. W myśl paragrafu 5 rozporządzenia "zadania wydziałów rejencyjnych dla spraw kościelnych i szkolnych oraz dla podatków bezpośrednich, domen i lasów przechodzą na prezydenta rejencji". Oznaczało to ostatecznie położenie kresu kolegialnemu trybowi załatwiania spraw i przekazanie całej administracji rejencji w ręce jej prezydenta. Miejsce uchwał podejmowanych na rejencyjnych i wydziałowych posiedzeniach plenarnych zajęły jednoosobowe decyzje prezydenta. Powiększono do czterech liczbę wydziałów i zmieniono zakresy ich działania. Rejencja Koszalińska w 1933 r. dzieliła się na: Wydział Ogólny (poprzednio Prezydialny), Wydz. Kościołów i Szkół, Wydz. Rolnictwa i Wydz. Leśnictwa. Wydz. Ogólny załatwiał m.in. sprawy polityczne i policyjne, obywatelstwa, komunikacyjne, komunalne, socjalne, zdrowia, budżetowo-rachunkowe i podatkowe, katastralne, budownictwa naziemnego i podziemnego. Wydz. Kościołów i Szkół zajmował się sprawami kościołów ewangelickich i katolickich, nadzorem nad szkolnictwem podstawowym, zawodowym i dokształcającym oraz opieką nad młodzieżą. Wydz. Rolnictwa administrował domenami państwowymi i wykonywał ogólny nadzór nad produkcją rolną. Wydz. Leśnictwa administrował lasami państwowymi oraz nadzorował lasy komunalne i prywatne. Na przełomie lat 1933/1934 wprowadzono nową administrację leśnictwa z generalnym inspektorem lasów na czele. Z zakresu kompetencji rejencji wyłączono administrację lasów państwowych, a Wydz. Leśnictwa uległ likwidacji. Tak zarysowana organizacja i zakres działania urzędu rejencyjnego przetrwały do 1945 r. [opracowano na podstawie wstępu do inwentarza zespołu autorstwa mgra Adama Muszyńskiego]

Inwentarz książkowy sporządzono w bazie IZA /wersja 6.01/ w aplikacji ACCESS.