I. Uniwersalia (1666 j.a.): akta ułożone wg haseł rzeczowych, alfabetycznie. Zespół zawiera akta dotyczące następujących spraw o charakterze ogólnym: podatki i cła, rachunkowość i kontrola budżetowa, handel wewnętrzny i międzynarodowy, koncesje, konfiskata dóbr i mienia, pomiary i ewidencja gruntów, dzierżawy, sądownictwo, kolonizacja na ternie Prus Południowych, budownictwo, leśnictwo, wojsko, wydawanie paszportów podwodowych, nauka i szkolnictwo, sprawy urzędów i administracji, wydawanie edyktów i rozporządzeń, sprawy duchowieństwa i klasztorów, cenzura, fabryki, pożarnictwo i ratownictwo, żegluga śródlądowa i regulacja brzegów rzek, rolnictwo oraz udoskonalanie upraw roślin i hodowli zwierząt, wytyczanie i ochrona granic, sprawy Żydów, więziennictwo, młyny. Sygnatury: 702-872 to 171 ksiąg kancelaryjnych (dzienniki pism wpływających i wychodzących z registratury). W aktach znajdują się także liczne załączniki. Najczęściej są to drukowane rozporządzenia administracyjne i instrukcje. Można tu także znaleźć plany sytuacyjne, mapy, szkice budynków, projekty mundurów i ich zdobień oraz próbki materiałów, plakaty i ogłoszenia, podręcznik i tablice do nauki czytania i pisania, próbki wełny owczej itp. III. Departament Kaliski (242 j.a.): akta ułożone wg haseł rzeczowych, alfabetycznie. Są tu materiały dotyczące spraw gospodarki, podatków, zatrudnienia, kolonizacji i emigracji, Żydów, przepisów prawnych, handlu, kościołów i klasztorów, duchowieństwa, działalności urzędów i administracji. Spora część jednostek zawiera dokumenty rachunkowe oraz dokumenty związane ze sprawami sądownictwa, budowy dróg i mostów, leśnictwa oraz wojska. W dziale znajdują się także akta dotyczące nauki i szkolnictwa, przemysłu, pożarnictwa, młynów i wiatraków, aptek, bibliotek, drukarni. Występują tu także akta dotyczące spraw myśliwych, kominiarzy, pszczelarzy czy lekarzy. W aktach znajdują się także liczne załączniki. Najczęściej są to drukowane rozporządzenia administracyjne, instrukcje i obwieszczenia. Jest tu także plan sytuacyjny okolic jednej ze wsi, rysunki architektoniczne budynków, ogłoszenia, kilka numerów gazet z 1802 r.: „Posener Intelligenz-Blatt”, Südpreussische Zeitung” oraz „Gazety Południowopruskiej”. IV. Departament Poznański (267 j.a.): akta ułożone wg haseł rzeczowych, alfabetycznie. Są tu materiały dotyczące spraw gospodarki, podatków, zatrudnienia, kolonizacji, Żydów, przepisów prawnych, handlu, duchowieństwa, działalności urzędów i administracji. Spora część jednostek zawiera dokumenty rachunkowe oraz dokumenty związane ze sprawami sądownictwa, budownictwa, leśnictwa oraz wojska. W dziale znajdują się także akta dotyczące szkolnictwa, przemysłu, pożarnictwa, młynów, aptek, bibliotek, drukarni. W aktach znajdują się także liczne załączniki. Najczęściej są to rysunki architektoniczne budynków, plany sytuacyjne miejscowości oraz drukowane rozporządzenia administracyjne, instrukcje i obwieszczenia, a także jeden numer gazety „Südpreussische Zeitung” z 1801 r. V. Departament Warszawski (179 j.a.): akta ułożone wg haseł rzeczowych, alfabetycznie. Są tu materiały dotyczące spraw gospodarki, podatków, zatrudnienia, kolonizacji, Żydów, przepisów prawnych, handlu, duchowieństwa, działalności urzędów i administracji. Spora część jednostek zawiera dokumenty rachunkowe oraz dokumenty związane ze sprawami sądownictwa, budownictwa, leśnictwa oraz wojska. W dziale znajdują się także akta dotyczące szkolnictwa, medycyny, przemysłu, myślistwa, pożarnictwa, młynów, aptek, bibliotek, drukarni. W aktach znajdują się także liczne załączniki. Najczęściej są to plany sytuacyjne miejscowości i okolic, rysunki architektoniczne budynków oraz drukowane rozporządzenia administracyjne, instrukcje i obwieszczenia. W kolejnych działach (VI-XVb) znajdują się: akta dot. miast i miasteczek, ułożone alfabetycznie wg nazw miejscowości; akta spraw urzędników państwowych: organizcja, kontrola działalności, zatrudnienie, wynagradzanie itp.; akta dot. leśnictwa; akta dot. rekrutacji do wojska; akta dot. spraw kościelnych (majątku, organizacji Kościoła katolickiego i ewangelickiego itp.); akta dot. spraw z zakresu regulowania praw własności do nieruchomości; akta dot. inspekcji podatkowych; akta dot. zatrudnienia niższego personelu w urzędach; akta peronalne tajnego głownego radcy finansowego von Klewitza; akta działalności komisji kwalifikacyjnych i detaksacyjnych dot. majątków przechodzących na własność skarbu państwa; ankiety wypełniane na drukownych formularzach dla miejscowości w prwincji (tzw. Indaganda); zestawienia danych o gospodarce i in. we wsiach należących do szlachty.

Prowincja Prusy Południowe, utworzona z ziem uzyskanych w wyniku rozbiorów Rzeczypospolitej, obejmowała tereny II i częściowo III rozbioru Polski. Dnia 6 I 1793 r. ogłoszona została deklaracja wyjaśniająca powody aneksji a 25 marca tego roku – patent królewski informujący o przejęciu tych ziem pod zarząd pruski. Departament Prus Południowych (Departement Südpreussen) był jednym z trzech departamentów, obok Departamentu Prus Nowowschodnich (Departement Neuostpreussen) oraz Departamentu Solnego (Salzdepartement), tworzących Generalne Dyrektorium Finansów, Wojny i Domen (General Ober Finanz-, Kriegs- und Domänen Direktorium). Była to centralna władza administracyjna Prus, utworzona w 1722 r. przez Fryderyka Wilhelma I. Dyrektorium utworzono poprzez połączenie dwóch odrębnych urzędów – Generalnej Dyrekcji Finansów (Generaldomänendirektorium) i Generalnego Komisariatu Wojny (Generalkriegskommisariat), które zostały wyodrębnione z Tajnej Rady Państwa (Geheim Staatsrat). Na czele departamentu stali urzędnicy w randze ministrów (Dirigierende Minister), bezpośrednio podlegający królowi. Organizacją nowej administracji ogólnej, z ramienia Generalnego Dyrektorium, zajęli się ministrowie: Otto Karl Friedrich von Voss, minister ds. Śląska Karl Georg Heinrich von Hoym oraz nadprezydent w prowincji Prus Nowowschodnich, Friedrich Leopold von Schroetter; organizacją nowego systemu podatkowego (tzw. akcyzy) i celnego – Karl August von Streunsee; organizacją sądownictwa – Adolf Albrecht Danckelmann. Prowincję podzielono na departamenty, a departamenty na powiaty (Kreis) i inspekcje podatkowe (Steuerrätliche Inspektion). Organem administracji w departamencie była kamera wojenno-ekonomiczna (Kriegs- und Domänen Kammerdepartement) a organem władzy w powiecie był radca ziemski (Landrat). W 1794 r., po Insurekcji Kościuszkowskiej, nastąpiły zmiany w obsadzie stanowisk ministrów Generalnego Dyrektorium Departamentu Prus Południowych. Nowym ministrem został minister ds. Śląska, von Hoym, który miał zorganizować administrację Prus Południowych na wzór śląskiej. Siedzibą urzędu był Poznań. W 1798 r. von Voss wrócił na stanowisko ministra, a rok później Prusy Południowe zostały ponownie podporządkowane bezpośrednio władzy Generalnego Dyrektorium w Berlinie. Zatrudnieni byli tam trzej radcy tajni (Geheimer Rath) oraz trzej sekretarze (Geheimschreiber). W okresie późniejszym powołano dodatkowo radcę wojennego (Kriegs Rath). Wśród radców tajnych wyróżniali się zaangażowaniem w sprawy administracyjne: von Schulz, von Knobloch oraz von Klewitz. Ten ostatni był także autorem schematu organizacyjnego registratury Departamentu Prus Południowych. Schemat opracowany przez niego dzielił registraturę na akta ogólne (Generalregistratur, Generalia) oraz akta szczegółowe (Spezialregistratur, Spezialia). Departamentowi Prus Południowych podlegały kamery wojenno-skarbowe (Kriegs- und Domänenkammer), sprawujące władzę w terenie. Powołano dwie kamery z siedzibami w Poznaniu i Łęczycy (w okresie późniejszym w Piotrkowie Trybunalskim). Kamera Poznańska (Kriegs- und Domänenkammer des Posenschen Departements) swą władzą obejmowała województwa (Woiewodschaften): poznańskie, gnieźnieńskie i kaliskie. Kamera Piotrkowska: sieradzkie, łęczyckie, rawskie, płockie, miasto i klasztor Częstochowę, ziemię wieluńską, dobrzyńską oraz Kujawy. Po III rozbiorze Polski w 1795 r. powstała nowa kamera z siedzibą w Warszawie, która obejmowała dawne woj. warszawskie, część woj. łęczyckiego i część Mazowsza położoną na lewym brzegu Wisły. W składzie terytorialnym departamentu warszawskiego znalazły się powiaty: błoński, brzeziński, czerski, gostyniński, łęczycki, orłowski, rawski, sochaczewski, warszawski, zgierski. Obszar Kamery Poznańskiej uległ zmniejszeniu i obejmował dawne woj. poznańskie, gnieźnieńskie, część woj. kaliskiego oraz Kujawy. W skład departamentu poznańskiego weszły następujące powiaty: babimojski, brzeski, gnieźnieński, kościański, kowalski, krobski, krotoszyński, międzyrzecki, obornicki, powidzki, poznański, pyzdrski, radziejowski, śremski, średzki, wągrowiecki oraz wschowski. Kamera Kaliska obejmowała pozostałą część woj. kaliskiego i sieradzkiego, małą część woj. łęczyckiego, ziemię wieluńską i okręg częstochowski. Ostatecznie w składzie terytorialnym departamentu kaliskiego znalazły się następujące powiaty: kaliski, częstochowski, koniński, odolanowski, ostrzeszowski, piotrkowski, radomszczański, sieradzki, szadkowski, warcki i wieluński. Sprawami przejmowania obszarów Prus Południowych zająć się miały specjalnie w tym celu powołane komisje (Besitznehmungskommissionen). Powołano również Komisję Klasyfikacyjną (Klassifikationskommission), która miała za zadanie oszacowanie dóbr ziemskich w celu ustalenia nowego podatku gruntowego. Po III rozbiorze Polski powołano także Komisję Szacunkową (Detaxationskommission) w celu oszacowania dóbr duchownych, w związku z podniesieniem stopy procentowej podatku płaconego przez duchowieństwo, Komisję do Urządzania Dóbr Państwowych (Domäneneinrichtungskommission), Komisję Kolonizacyjną, utworzoną i kierowaną przez Grunera (Grunerische Kolonisationskommission), a mającą zająć się werbowaniem Niemców do osiedlania się na terenie Prus Południowych, oraz Komisję Kontrolującą oszacowanie dokonane przez Komisję Klasyfikacyjną (Revisionskommission für die Klassifikationskommission). Na mocy publicandum królewskiego z 16 XII 1808 r. o zmianie ustroju najwyższych władz państwowych w zakresie administracji krajowej i finansowej, zlikwidowano Generalne Dyrektorium i odrębne ministerstwa, wprowadzając nową organizację władz centralnych Prus.

Zespół jest w trakcie melioracji i opracowania. Do tej pory opracowano dział I, III-V, tj. 2354 j.a. Pozostałe działy, wprowadzone zostały do komputerowej bazy danych i będą po opracowaniu sukcesywnie włączane do ZoSIA.