Materiały archiwalne zawarte w zespole obejmują takie akta jak: narady pracowników, statuty i regulaminy organizacyjne, plany pracy jednostki własnej, plany i programy badań i opracowań statystycznych, opracowania statystyczne, podział administracyjny, analizy i oceny skarg i wniosków, wycinki prasowe, kontrole zewnętrzne, dane statystyczne o pracownikach, budżet jego zmiany i realizacja, sprawozdania z wykonania budżetu, plany finansowania inwestycji własnych i ich realizacja, plany społeczno – gospodarczego rozwoju, analizy ekonomiczne, wykaz zadań inwestycyjnych, dokumentacja czynów społecznych, opieka nad miejscami walk i męczeństwa, komunikaty o występowaniu chorób roślin i szkodników, sieć placówek handlowych i zakładów gastronomicznych, ewidencja zakładów przemysłowych i rzemieślniczych, program rozwoju usług bytowych dla ludności, cmentarze i grobownictwo wojenne, ewidencja nieruchomości, domów i lokali, raport o stanie gospodarki komunalnej, działalność Terenowej Grupy Operacyjnej.

Urząd Miasta i Gminy w Oleśnie rozpoczął działalność 9 stycznia 1976 roku na mocy uchwały Nr IV/19/76 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Częstochowie z dnia 9 stycznia 1976 roku o utworzeniu wspólnych rad narodowych dla niektórych miast i sąsiadujących z nimi gmin w województwie częstochowskim. Z dniem 15 stycznia 1976 roku na mocy rozporządzenia Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 8 stycznia 1976 roku w sprawie połączenia, zniesienia, utworzenia oraz zmiany granic i nazw gmin oraz ustalenia siedzib gminnych organów władzy i administracji państwowej w województwach bydgoskim, częstochowskim, jeleniogórskim, konińskim, koszalińskim, miejskim krakowskim, lubelskim, nowosądeckim i olsztyńskim do gminy Olesno włączone zostały sołectwa Borki Małe, Borki Wielkie, Broniec, Kuczoby, Łomnica i Sowczyce zlikwidowanej gminy Borki Wielkie. Organizacyjnie na czele miasta i gminy stał Naczelnik, będący organem zarządzającym i wykonawczym Rady Narodowej. Do jego zadań należało podejmowanie działań zmierzających do wykonania zadań wynikających z planu społeczno-gospodarczego kraju, realizowanie zadań w dziedzinie rozwoju gospodarki gminnej, realizowanie zadań związanych z gospodarką leśną w lasach niepaństwowych oraz zadrzewieniem i gospodarką łowiecką, koordynowanie działalności jednostek państwowych i spółdzielczych oraz organizacji społecznych, współdziałanie z jednostkami państwowymi, spółdzielczymi i społecznymi nie podporządkowanymi radzie narodowej w zakresie realizacji zadań państwowych. Jako organ wykonawczy i zarządzający rady narodowej Naczelnik zapewniał wykonanie jej uchwał, składał sprawozdania i informacje o swojej działalności oraz wykonania uchwał, składał coroczne sprawozdania z wykonania planu społeczno-gospodarczego rozwoju miasta i gminy oraz budżetu. Naczelnik realizował swoje zadania przy pomocy podległego mu Urzędu Miasta i Gminy oraz kierowników zakładów podporządkowanych radzie narodowej a w zakresie oświaty przy pomocy gminnego dyrektora szkół, sprawującego nadzór nad działalnością szkół na terenie miasta i gminy. Zasady organizacji i kierowania Urzędem określone zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 23 listopada 1973 roku w sprawie zasad organizacji urzędów terenowych organów administracji państwowej. Urząd Miasta i Gminy oprócz pełnienia funkcji aparatu pomocniczego dla Naczelnika zajmował się również administracyjną obsługą działalności Rady Narodowej. Pracą Urzędu kierował Naczelnik Miasta i Gminy osobiście lub przy pomocy wyznaczonego przez siebie zastępcy, a w ramach poszczególnych referatów – kierownicy referatów. Naczelnik Miasta i Gminy jako organ terenowej administracji państwowej oraz podległy mu Urząd Miasta i Gminy w Oleśnie zakończyły działalność z chwilą wprowadzenia w maju 1990 r. systemu samorządu terytorialnego, zgodnie z Ustawą z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym.