Struktura wewnętrzna:

Oddział I - Kształtowania narodowego zasobu archiwalnego

- ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego,

- przeprowadzanie kontroli w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w organach i jednostkach organizacyjnych (w ich archiwach zakładowych),

- uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych,

- wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

- przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych w zakresie ustalania państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne oraz w zakresie ustalania wartości archiwalnej dokumentacji,

- w zakresie przechowalnictwa dokumentacji niearchiwalnej: przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej na podstawie decyzji i postanowień właściwych organów, jej ewidencja i udostępnianie; prowadzenie rejestru i udzielanie informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców;

Oddział II - Ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego

- przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum,

- prowadzenie ewidencji zasobu Archiwum,

- inwentaryzowanie i opracowanie materiałów archiwalnych oraz opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

- organizacja przechowywania i rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,

- realizacja wypożyczeń materiałów archiwalnych do czytelni,

- administrowanie i nadzór nad oprogramowaniem, systemami informatycznymi oraz siecią komputerową Archiwum;

Oddział III - Udostępniania zasobu archiwalnego (czytelnia, biblioteka, kwerendy)

- udostępniania użytkownikom materiałów archiwalnych w czytelni,

- udzielanie informacji o zasobie archiwalnym i zasadach udostępniania,

- wyszukiwanie informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych (kwerendy),

- wydawanie zaświadczeń, uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz kopii materiałów archiwalnych,

- udostępnianie i publikacja opisów zespołów i jednostek archiwalnych oraz kopii cyfrowych materiałów archiwalnych w serwisie internetowym (Szukaj w Archiwach),

- gromadzenie, opracowanie i udostępnianie zasobu bibliotecznego;

Oddział IV - Zabezpieczania zasobu archiwalnego

- prowadzenie prac z zakresu konserwacji i profilaktyki konserwatorskiej materiałów archiwalnych,

- digitalizacja (wykonywanie kopii cyfrowych) materiałów archiwalnych oraz inne formy reprografii w celu zabezpieczenia zasobu;

Oddział V - Popularyzacji zasobu

- organizacja i koordynacja działalności popularyzatorskiej, edukacyjnej, wydawniczej i wystawienniczej,

- współpraca ze środkami masowego przekazu,

- prowadzenie strony internetowej oraz mediów społecznościowych Archiwum,

- prowadzenie działalności edukacyjnej Archiwum – organizowanie lekcji archiwalnych, wykładów, prelekcji, wycieczek, pokazów archiwaliów,

- organizacja i obsługa uroczystości, działań popularyzatorskich i promocyjnych (Międzynarodowy Dzień Archiwów, Dzień Archiwisty, Dzień Darczyńcy),

- koordynacja procesu wydawniczego publikacji własnych,

- przygotowywanie materiałów promocyjnych Archiwum;

Dział finansowo-księgowy

Dział administracyjno-gospodarczy

Oddział w Międzyzdrojach

Oddział w Stargardzie

Ekspozytura w Strzmielu

Oddziały udostępniają przechowywane przez siebie materiały na miejscu, natomiast te zgromadzone w ekspozyturze w Strzmielu stanowią cześć zasobu Archiwum w Szczecinie i w przypadku zamówienia przez użytkownika przewożone są do czytelni w Szczecinie.

Dzieje instytucji

Archiwum Państwowe w Szczecinie ma długą i ciekawą historię. Stało się profesjonalną i wydzieloną placówką w okresie pruskim, dziedzicząc wcześniej zgromadzone zbiory. Formalnie zostało utworzono w 1827 r. z siedzibą w byłym zamku książęcym (współcześnie Zamek Książąt Pomorskich). Do zasobu przejęto wówczas akta rejencji, sądów, różnych fundacji i archiwalia kościelne.

Na przełomie XIX i XX wieku pruskie władze centralne sfinansowały budowę nowego gmachu na rogu obecnych ulic Jagiellońskiej i św. Wojciecha, oddanego do użytku w 1901 r., w którym archiwum ma swoją siedzibę po dziś dzień. Umożliwiło to prowadzenie w szerszym niż dotychczas zakresie prac archiwalnych: gromadzenia zasobu, jego opracowywania, udostępniania oraz badań naukowych. 

Dyrektorami placówki od 1901 r. byli: Karl Walter Friedensburg (1901–1913), Hermann Hoogeweg (1913–1923), Karl Otto Grotefend (1923–1930), Erich Randt (1930–1935), Adolf Diestelkamp (1935–1945, w czasie wojny zastępowany przez Fritza Morré, a następnie Hermanna Golluba).

Następstwem drugiej wojny światowej było znaczne rozproszenie zasobu. W 1942 r., w obawie przed skutkami nalotów bombowych, rozpoczęto ewakuację archiwaliów do kilkunastu miejscowości na terenie Pomorza. W konsekwencji z magazynów archiwalnych wywieziono ok. 80% zasobu.

Polska służba archiwalna rozpoczęła oficjalną działalność w Szczecinie 1 sierpnia 1945 r. Kierownictwo placówki objął Bolesław Tuhan-Taurogiński, przedwojenny archiwista, opiekun zbioru Radziwiłłów, który podjął trud gromadzenia rozproszonego zasobu. W końcu 1949 r. w magazynach archiwalnych zgromadzono już ponad 4 tys. m.b. akt, co stanowiło 57% zasobu przechowywanego w szczecińskim archiwum przed 1945 r., przejmując także znaczną liczbę poniemieckich akt z registratur urzędów. Część zasobu nie powróciła jednak do magazynów archiwalnych - została zniszczona lub zaginęła w nieznanych okolicznościach (np. Archiwum Miasta Szczecina), inne zaś historyczne dokumenty i akta, ewakuowane w czasie wojny na zachód od obecnej granicy polsko-niemieckiej, znalazły się w zbiorach utworzonego po wojnie Landesarchiv w Greifswaldzie. Tymczasem w 1949 r. archiwum w Szczecinie przejęło pierwsze powojenne akta polskie.

O zasobie

Obecnie zasób Archiwum Państwowego w Szczecinie, wytworzony na przestrzeni wieków, począwszy od XIII w. do końca II wojny światowej w 1945 r. tworzą m.in. następujące materiały: archiwa książąt szczecińskich i wołogoskich, akta Sądu Kameralnego Rzeszy (Reichskammergericht) w Wetzlar (dotyczące terenu Pomorza), Sądu Nadwornego Księstwa Szczecińskiego w Stargardzie (Stargarder Hofgericht), Kapituły Katedralnej w Kamieniu Pomorskim, Konsystorza Prowincji Pomorskiej w Szczecinie, organów pruskiej administracji terenowej (Kamera Wojenno-Skarbowa, Naczelne Prezydium Prowincji Pomorskiej, Rejencja Szczecińska) i specjalnej, akta starostw i wydziałów powiatowych, miast, cechów, sądów obwodowych, urzędów domenalno-rentowych i katastralnych, materiały wytworzone przez szkoły, fundacje i organizacje społeczne, archiwalia pomorskich rodów szlacheckich, spuścizny naukowców i artystów (m.in. Martina Wehrmanna, Karla Loewego), a także licznie zachowane księgi stanu cywilnego oraz kościelne księgi metrykalne. Dokumenty pergaminowe i papierowe zachowały się nielicznie, przede wszystkim w Zbiorze dokumentów oraz Aktach miasta Gryfino (gdzie znajduje się najstarszy z nich, datowany na 1273 rok), Debrzno i Jastrowie.

Do najważniejszych zespołów archiwalnych dotyczących dziejów polskiego Pomorza Zachodniego po 1945 roku należą akta administracji państwowej i partyjnej szczebla wojewódzkiego (Urząd Wojewódzki Szczeciński, Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Szczecinie, Komitet Wojewódzki Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej w Szczecinie), a następnie powiatowego, miejskiego, gminnego i gromadzkiego (starostwa, prezydia rad narodowych, urzędy miast i gmin) oraz administracji specjalnej: państwowych urzędów repatriacyjnych (cenne zwłaszcza dla odtworzenia wymiany ludności i procesów migracyjnych), urzędów likwidacyjnych, urzędów ziemskich, administracji morskiej, podatkowej i inne. Reprezentowane są także akta wymiaru sprawiedliwości: sądów i prokuratur wszystkich szczebli. W szczecińskim Archiwum Państwowym gromadzi się również dokumentację obrazującą zachodniopomorską gospodarkę, w tym takich kluczowych zakładów jak Stocznia Szczecińska S.A. (dawniej im. Adolfa Warskiego), stocznie remontowe, Fabryka Mechanizmów Samochodowych „Polmo”, Przedsiębiorstwo Połowów Dalekomorskich i Usług Rybackich „Gryf”, Polska Żegluga Morska, Huta „Szczecin”, Szczecińskie Zakłady Papiernicze „Skolwin”, Fabryka Kabli „Załom”, Zakłady Włókien Chemicznych „Chemitex-Wiskord”, Zakłady Przemysłu Odzieżowego „Odra” oraz „Dana”, Zakłady Chemiczne „Police”, elektrownie, Zarząd Portu Szczecin-Świnoujście S.A. i wielu innych. Dobrze odzwierciedlone są także działające po 1945 roku związki zawodowe, spółdzielnie, organizacje społeczne, kombatanckie, młodzieżowe i inne (m.in. Polski Czerwony Krzyż, Związek Bojowników o Wolność i Demokrację, Światowy Związek Żołnierzy Armii Krajowej, Związek Sybiraków, Polskie Towarzystwo Turystyczno-Krajoznawcze, Zarząd Regionu  NSZZ „Solidarność” Pomorza Zachodniego). Zasób uzupełniają akta wybranych szkół, jednostek kultury, nauki, mediów (Polskie Radio Szczecin oraz Telewizja Polska Oddział w Szczecinie) oraz spuścizny po znanych działaczach czy naukowcach (m.in. Piotrze Zarembie, Henryku Lesińskim, Alfredzie Wielkopolskim, Bogdanie Dopierale czy Bogdanie Frankiewiczu). Archiwum aktywnie pozyskuje także spuścizny i kolekcje prywatne, obrazujące dzieje osób i rodzin przybyłych i osiadłych w Szczecinie i na Pomorzu Zachodnim, a sięgające nieraz i XIX wieku.

W zasobie Archiwum znajdują się także zbiory grupujące materiały archiwalne określonego typu, bez względu na proweniencję i datę powstania. Są to m.in. zbiory: kartograficzny, pieczęci i tłoków pieczętnych, fotografii, plakatów i afiszy, druków ulotnych, nagrań dźwiękowych, relacji i wspomnień, filmów.

Jednym z wielu zadań Archiwum jest także popularyzacja pomorskiego dziedzictwa archiwalnego i historycznego, zaś jego aktywność na tym polu powoduje, że Archiwum Państwowe w Szczecinie jest istotnym punktem na naukowej i kulturalnej mapie Szczecina i województwa zachodniopomorskiego. Wyraża się ona m.in. w działalności wydawniczej (w latach 1978-2016 wydawany był „Szczeciński Informator Archiwalny”, a od 2017 „Szczecińskie Studia Archiwalno-Historyczne”), organizacji wystaw archiwalnych, konferencji i sesji naukowych, lekcji archiwalnych dla młodzieży, spotkań o charakterze edukacyjnym, konkursów historycznych i genealogicznych, pokazów archiwaliów i wielu innych działań.

Od 1945 r. stanowisko dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie sprawowali kolejno: Bolesław Tuhan-Taurogiński (1945–1950), dr Tadeusz Kupczyński (1950–1951), Irena Okóń (1951–1955), prof. dr hab. Henryk Lesiński (1955–1969), prof. dr hab. Lucyna Turek-Kwiatkowska (1969–1975), prof. dr hab. Kazimierz Kozłowski (1975–2007), dr Jan Macholak (2007–2017), dr hab. Krzysztof Kowalczyk (od 2017 r.).

Teren działania Archiwum Państwowego w Szczecinie pokrywa się w większości z obszarem dawnego województwa szczecińskiego (z lat 1975-1998). Część powiatów podlega pod oddziały w Międzyzdrojach i Stargardzie, które przechowują wybrane materiały wytworzone po 1945 roku. Pod AP w Szczecinie bezpośrednio podlega Gmina Miasto Szczecin oraz powiaty: gryfiński, myśliborski i policki.