Wydział Organizacyjny: akty normatywne,sprawozdania z działalności Urzedu Pełnomocnika Rzadu RP na Okręg Mazurski, poszczególnych wydziałów,starostw powiatowych oraz urzędów niezespolonych, protokoły z konferencji, protokoły poinspekcyjne starostw powiatowych,wykazy i protokoły przejęcia mienia poniemieckiego,instrukcje w sprawie głosowania ludowego, wykazy powiatów i gmin,korespondencja dot. północnej granicy państwa, 1945-1946 sygn. 1-67. Wydział Społeczno-Polityczny:akty normatywne, sprawozdania Wydziału, sprawy stowarzyszeń,sprawy narodowościowe, wykazy zweryfikowanych Mazurów i Warmiaków,sprawy kościoła ewangelickiego, 1945-1946 sygn. 68-92. Wydział Osiedleńczy: akty normatywne, sprawozdania Wydziału, protokoły z narad i konferencji, statystyka, 1945-1946 sygn. 93-127. Wydział Inspekcji Starostw: akty normatywne, sprawozdania Wydziału, protokoły z kontroli, zarządzenia pokontrolne, skargi i dochodzenia, sprawozdania sytuacyjne starostw powiatowych, 1945-1946 sygn. 128-159. Wydział Samorządowy: akty normatywne, sprawozdania Wydziału, powołanie rad narodowych, organizacja samorządu, podział terytorialny, sprawy majątkowe samorządu, budżety, sprawozdania z inspekcji, 1945-1946 sygn. 160-205. Wydział Wojskowy: sprawy bezpieczeństwa, działalność Wojewódzkiej Komisji Lokalowej w Olsztynie, 1946 sygn. 206-209. Wydział Pracy i Opieki Społecznej: sprawozdania z działalności Wydziału, preliminarze budżetowe, opieka nad dziećmi, młodzieżą i inwalidami, 1945-1946 sygn. 210-215. Wydział Kultury i Sztuki: sprawy organizacyjne Wydziału, sprawozdania z działalności, preliminarze budżetowe, korespondencja dot. działalności Muzeum Mazurskiego w Olsztynie i bibliotek, 1945-1946 sygn. 216-219. Wydział Aprowizacji i Handlu: sprawy organizacyjne Wydziału, 1945 sygn.220. Wydział Komunikacyjny:sprawy oczyszczania dróg, 1945-1946 sygn. 221-222. Wydział Odbudowy: sprawozdania z działalności, protokoły z posiedzeń, inwentaryzacja zniszczeń wojennych, korespondencja, 1945-1946 sygn. 223-239. Wydział Przemysłowy: akta Grupy Operacyjnej Ministerstwa Przemysłu, sprawozdania z uruchomienia obiektów przemysłowych, karty ewidencyjne przedsiebiorstw, 1945 sygn. 240-245. Wydział Administracyjny: rejestracja szkód wojennych, 1945-1946 sygn. 246-248. Suplement: wykazy przedsiębiorstw, inspekcje, sprawozdawczość osobowa,rejestry Mazurów i Warmiaków deklarujacych narodowość polską, wykazy osób zaginionych w czasie działań wojennych, lub wziętych do niewoli w 1945 roku, sprawozdania sytuacyjne, protokoły przesłuchań dot. szkód wojennych, sprawozdania sytuacyjne starostw dot. działalnosci referatów kultury i sztuki, protokoły przejęcia zakładów od władz radzieckich, sprawy przyznawania odznaczeń,ilustrowana kronika Ziemi Warmińsko-Mazurskiej, akta Wydziału Komunikacyjnego- wykazy zniszczonych mostów, sprawozdania z obrotu materiałów do budowy dróg, sprawozdanie dot. konserwcji dróg, 1945-1948 sygn. 249-281.

Organizację administracji polskiej na terenie byłych Prus Wschodnich zapoczątkował wojewoda białostocki Jerzy Sztachelski, który uruchomił w Białymstoku Biuro Pełnomocnika Rządu RP na Prusy Wschodnie, działające od 3 lutego 1945 roku. Rada Ministrów 14 marca 1945 roku podjęła uchwałę o tworzeniu administracji państwowej na Ziemiach Odzyskanych, dzieląc je na cztery okręgi: okręgiem IV był teren byłych Prus Wschodnich.W marcu 1945 roku rząd mianował swojego pełnomocnika przy dowództwie III Frontu Białoruskiego -dr. Jakuba Prawina.W dniu 23 maja 1945 roku dr Jakub Prawin przejął władzę w Olsztynie , jako Pełnomocnik Rządu RP na Okręg Mazurski. Natomiast już od kwietnia trwała organizacja Urzędu Pełnomocnika. Okres organizacyjny Urzędu Pełnomocnika Rządu RP zakończono 1 lipca 1945 roku ogłoszeniem tymczasowego statutu, szczegółowego podziału czynności i instrukcji kancelaryjnych dla Urzędu Pełnomocnika Rządu RP na Okręg Mazurski i starostw powiatowych. Działalność Urzędu trwała do 30 czerwca 1946 roku, do czasu przekształcenia się w Urząd Wojewódzki w Olsztynie.

zespół zmikrofilmowany: nr M 12670-M 12951