I. Akta ogólne - sygn. 1- II. Rejestry główne (rejestry urodzeń, małżeństw, zgonów) - sygn. 1001- III. Rejestry boczne - sygn. 3001- IV. Akta załącznikowe - sygn. 4001-

Rejestrację całkowicie świecką wprowadzono na ziemiach polskich zaboru pruskiego w 2 poł. XIX wieku. Stało się to na mocy ustawy o poświadczeniu stanu cywilnego i zawieraniu małżeństw z 9 III 1874 r., z mocą obowiązującą od 1 X tegoż roku. Po jej wprowadzeniu i zorganizowaniu sieci USC oraz po sprawdzeniu funkcjonowania nowych urzędów na przykładzie Prus, w dniu 6 II 1875 r. wydano ustawę o powszechnym wprowadzeniu urzędów stanu cywilnego w całym państwie niemieckim z dniem 1 I 1876 r. Powyższe dwie ustawy różniące się między sobą tylko w nieznacznym stopniu zawierają postanowienia ogólne, a także przepisy dotyczące sposobu prowadzenia prac kancelaryjnych. Paragraf 1 ustawy postanawiał, że potwierdzenie faktów urodzenia, małżeństw i zgonów następuje wyłącznie przez ustanowionego przez państwo urzędnika stanu cywilnego w odpowiednim rejestrze stanu cywilnego. Wyraźnie podkreślano, że urząd ten w żadnym wypadku nie może być powierzony osobie duchownej (§3). Tworzenie obwodów stanu cywilnego należało do kompetencji władzy zwierzchniej, w przypadku interesujących nas ziem - rejencji i powinno opierać się na bazie istniejących obwodów urzędowych. Obwody mogły być tworzone z jednej lub kilku gmin, a większe gminy mogły być dzielone na mniejsze jednostki (§2). Dla każdego obwodu powoływano jednego urzędnika stanu cywilnego i przynajmniej jednego jego zastępcę, których wyznaczała rejencja (§3). W okręgach stany cywilnego, które nie przekraczały obszaru gminy funkcje urzędnika stanu cywilnego miał wykonywać przewodniczący gminy (burmistrz, wójt, przewodniczący tzw. Ortsvorsteher lub ich prawni z-cy, w której sprawowali oni swój urząd główny). W tym przypadku mianowanie na urzędnika stanu cywilnego wygasało z chwilą wygaśnięcia czasu sprawowania urzędu głównego. Władza gminna miała prawo uchwalić zatrudnienie specjalnego urzędnika stanu cywilnego. W tym przypadku mianowanie następowało przez zarząd gminy za zgodą władzy zwierzchniej, a urzędnik stanu cywilnego był urzędnikiem gminy (§4). Nadzór nad funkcjonowaniem USC w gminach wiejskich oraz obszarach dworskich na terenie Prus, zgodnie z paragrafem 7 ustawy z 9 III 1872 r. sprawował Landrat jako przewodniczący wydziału powiatowego. Funkcjonowanie USC w miastach kontrolował prezes rejencji. Organami nadzoru wyższej instancji były odpowiednio: dla gmin wiejskich - rejencja, miast - nadprezydent prowincji oraz minister spraw wewnętrznych. W § 17-27 ustawy zawarte są postanowienia odnośnie faktu urodzenia. M.in. ustanowiono, że fakt narodzin dziecka należy zgłosić w urzędzie najpóźniej w ciągu 7 dni. W przypadku narodzin martwego dziecka informacja powinna wpłynąć w ciągu 2 dni. Postanowienia dotyczące zawierania związków małżeńskich umieszczone są w § 28-55. Przepisy przewidywały, że związek małżeński mógł zawrzeć mężczyzna po ukończeniu 20 lat, a kobieta po ukończeniu 16 roku życia. Zobowiązywano także mężczyznę do 25 roku życia, a kobietę do 24, do dostarczenia zaświadczenia o zgodzie na zawarcia związku od ojca, a w przypadku gdyby już nie żył, od matki, w przypadku zgonu obojga rodziców zgodę wystawiali prawni opiekunowie. Odnośnie zgonów, przepisy zawarte w § 56-60 ustalały m.in., że fakt zgonu, należy zgłosić najpóźniej w ciągu następnego dnia od daty zgonu. Postanowienia końcowe ustawy przewidywały także kary dla osób nie stosujących się do jej przepisów. Przykładowo urzędnik stanu cywilnego za nieprawidłowe funkcjonowanie urzędu mógł ponieść jednorazową karę grzywny do 100 marek. Duchowny, który udzielił ślubu kościelnego bez uprzedniego zawarcia związku w USC ponosił karę 300 marek lub więzienia do 3 miesięcy. Ustawa z 9 III 1874 r. stała się podstawą dla władz rejencji do opracowania i następnie opublikowania sieci urzędów stanu cywilnego na podległym jej terenie. Wykazy także zostały ogłoszone dla rejencji kwidzyńskiej w "Amts-Blatt der Königlischen Preussischen Regierung zu Marienwerder" nr 35, 36, 38 i 39 z roku 1874. Wszelkie zmiany obwodów oraz urzędników stanu cywilnego były podawane do wiadomości publicznej przez publikację ich w dziennikach urzędowych.