Die Website enthält Material aus Staatsarchiven und anderen Institutionen.

Jedes Material ist ein Element einer größeren Gruppe von Archivalien, die eine STUFENSTRUKTUR bilden. Dies ermöglicht den Archivaren, das Material zu ordnen und zu beschreiben. Dadurch ist es einfacher, die Millionen von Dokumenten, Fotos und anderen Einheiten, die jedes Jahr in die Archive gelangen, zu bearbeiten und anschließend den Benutzern zur Verfügung zu stellen. Nachstehend sehen Sie, wie eine solche Struktur aussieht. Machen Sie sich bitte damit vertraut, um effektiver nach Material auf der Website suchen zu können. Die Struktur basiert auf mehreren Stufen:

 

• Archiv - Institution, die das Archivgut (Material) verwahrt. Das kann zum Beispiel das Archiv Neuer Akten, das Nationale Digitale Archiv oder das Staatsarchiv in Kalisz sein. Einige Staatsarchive haben Zweigstellen, die das getrennte Register (Materialverzeichnis) führen – das können eine oder auch mehrere Zweigstellen sein. Das Staatsarchiv in Warschau hat zum Beispiel sogar fünf: in Grodzisk Mazowiecki, Łowicz, Mława, Otwock und Pułtusk. Jede dieser Zweigstellen hat eine eigene Nummer. Wenn Sie nach einem bestimmten Material suchen, ist es nützlich zu wissen, in welchem Archiv es sich befindet. Eine Auflistung des Materials aus den einzelnen Archiven finden Sie auf der jeweiligen Unterseite der Website unter der Registerkarte "Bestandsliste".
• Bestand – in der Regel eine Institution/Person, die das Material erstellt hat. Dies kann ein Amt (z. B. Urząd Miasta Kutna [das Bürgeramt von Kutno]) oder eine Privatperson (z. B. Archiwum Fotograficzne Wacława Żdżarskiego [Fotoarchiv von Wacław Żdżarski]) sein. Es gibt auch Bestände, die Sammlungen ähnlicher Art beinhalten (z. B. Sammlung der Pergamentdokumente).
• Serie – Aktengruppe, die nach einem Schriftgutverwaltungssystem geordnet sind. Bei Ämtern könnten dies beispielsweise deren einzelnen Zweigstellen sein, bei Fotos – ihre Thematik. Die Serien können sehr komplex und mehrstufig sein, deswegen ist es am einfachsten, sie als eine Struktur von Katalogen zu betrachten, die es ermöglichen, das richtige Material zu finden.
• Akte – ein einzelnes, physisch ausgesondertes Stück im Archiv - das kann eine Mappe, ein Buch oder eine Sammlung von Fotos zu einem bestimmten Ereignis sein. Das ist in der Regel eine Sammlung von Dokumenten, Fotos oder anderen Archivalien zu einem bestimmten Thema.
• Einheit – manchmal entscheiden sich Archivare für eine detailliertere Unterteilung und beschreiben einzeln die jeweiligen Fotos oder Dokumente, die zur Akte gehören - sie erstellen dann Einheiten.

 

Diese Struktur spiegelt sich in der Signatur – einer Erfassungsnummer – wider, die auf der Website verwendet wird. Sie enthält jedes Element dieser Struktur, zum Beispiel:

53/5435/0/7/135/1

wo:

53 – bezeichnet die Archivnummer = Archiwum Państwowe w Poznaniu [Staatsarchiv in Posen]

5435/0 - bezeichnet die Bestandsnummer = Fundacja 750-lecia lokacji miasta Poznania [Stiftung 750-jähriges Jubiläum der Lokalisation der Stadt Posen]

7 – bezeichnet die Seriennummer = Dokumentacja projektów [Projektunterlagen]

135 – bezeichnet die Aktennummer = Dokumentacja projektu: Dni Pyrlandii 2004 [Projektunterlagen: Pyrlandia-Tage 2004]

1 – bezeichnet die Einheitsnummer = Zaproszenie na Dni Pyrlandii 2004 Poznań - Łęgi Dębińskie [Einladung zur Veranstaltung Pyrlandia-Tage 2004 Posen - Łęgi Dębińskie]

 

Wenn Sie die Signatur bereits kennen, können Sie danach ganz einfach suchen – geben Sie sie einfach in das Suchfeld ein und klicken Sie auf die Lupe bzw. drücken Sie die Eingabetaste.

 

Auf der Website finden Sie die von den Archivaren erstellten archivischen Verzeichnungen und die beigefügten Scans.

1.  Nicht jedes Dokument wurden gescannt, jedoch von Jahr zu Jahr werden es mehr.
2. Auch wenn Sie keine Scans auf der Website finden, können diese in absehbarer Zukunft hinzugefügt werden – beachten Sie bitte, dass Sie danach das entsprechende Archiv fragen können. In einigen Fällen werden die Scans aufgrund rechtlicher Beschränkungen nicht zugänglich gemacht; diese Informationen sind ebenfalls bei dem betreffenden Archiv erhältlich.
3. Die Verzeichnung selbst ist ebenfalls eine wertvolle Information – daher wissen Sie, dass das von Ihnen gefundene Material im jeweiligen Archiv vorhanden ist und direkt im Lesesaal eingesehen werden kann. Wir empfehlen Ihnen, sich zu diesem Zweck die Signatur zu notieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Dokumente nur befugten Personen zugänglich gemacht werden können. In diesem Fall wird das Archivpersonal Ihnen erklären, wie Sie vorgehen sollen.
4.   Sie können diese Dokumente ebenfalls direkt in den Lesesaal über die Website der Archivsuche Szukaj w Archiwach anfordern. Mehr dazu erfahren Sie unter der Registerkarte "Funktionen des Benutzerkontos".