I. Referat Organizacyjny(1945-1950) 1. Tymczasowy Komitet Ludowy (1945), sygn.1. 2. Miejska Rada Narodowa (1945-1950), sygn.2-22; wybory, skład osobowy, protokoły posiedzeń, sprawozdania. 3. Biuro Zarządu Miejskiego (1945-1950), sygn.23-42; organizacja biura-statut ZM, skład osobowy, protokoły posiedzeń, przejęcie i administracja nieruchomości poniemieckich, uruchomienie i organizacja zakładów i przedsiębiorstw miejskich, lustracja ZM. II. Referat Finansowo-Budżetowy (1945-1950), sygn.43-63; zarządzenia, statuty podatków, budżety, plany finansowo-gospodarcze, wymiar podatków miejskich, sprawozdania rachunkowo-kasowe. III. Referat Administracyjny (1945-1950), sygn.64-351; bezpieczeństwo i porządek publiczny, rolnictwo, zniszczenia wojenne, przydział gospodarstw poniemieckich, akcje siewne, statystyka rolna, opieka społeczna, gospodarka mieszkaniowa, sprawy zatrudnienia, aprowizacja, przemysł i handel-rejestry zakładów i przedsiębiorstw, przejęcie, zabezpieczenie i uruchomienie poszczególnych przedsiębiorstw, ewidencja ruchu ludności-księgi meldunkowe. IV. Referat Spraw Technicznych i Majątkowych (1945-1950), sygn. 352-367; budownictwo-sprawozdania o ruchu budowlanym, odbudowa szkół, pomiary miasta, spółka wodna, plany inwestycyjne, klęski żywiołowe. V. Organizacje, stowarzyszenia kulturalne i zawodowe (1945-1950), sygn. 368-372; protokoły, sprawozdania z działalności.

Chełmża wyzwolona została w dniu 26.I.1945 r. Pierwszym polskim organem państwowym, który rozpoczął działalność na terenie miasta był Tymczasowy Komitet Narodowy (lub Ludowy) z tymczasowym burmistrzem Nowakowskim. Działał on obok Radzieckiej Komendy Wojennej od chwili wyzwolenia miasta do końca II.1945. Ustrój miasta unormowany został przepisami dekretu z dn. 23.XI.1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego łącznie z kilku artykułami ustawy z dn.23.III.1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego. Organizację, zakres działania i zasady funkcjonowania miejskiej rady narodowej w powyższym okresie unormowano przepisami z dn.11.IX.1944 r. wraz z późniejszymi zmianami organizacji i zakresie działania rad narodowych. Na podstawie wyżej wymienionych ustaw organami ustrojowo-organizacyjnymi miasta były: miejska rada narodowa ze swym prezydium na czele i ze swymi komisjami oraz jej organ wykonawczy, czyli zarząd miejski na czele z burmistrzem. Miejska rada narodowa była naczelnym organem uchwałodawczym, organem planowania działalności publicznej na obszarze miasta, powołanym do stanowienia norm i zasad administracji i gospodarki miejskiej, oraz organem kontroli nad swym organem wykonawczym, rządowym i samorządowym. 19.III.1945 r. odbyło się inauguracyjne posiedzenie Miejskiej Rady Narodowej w Chełmży, na którym wybrano prezydium z przewodniczącym ob. Marianem Rydlewskim (funkcję tą sprawował do III.1950) z zastępcą i 3 członkami. Na podstawie zarządzenia Powiatowego Związku Samorządowego w Toruniu z dn. 23.III.1945 r. zwołano drugie posiedzenie MRN (29.III.1945). Na posiedzeniu tym wybrano burmistrza w osobie Franciszka Rutkowskiego, zastępcę i 4 ławników, którzy mieli stanowić kolegium Zarządu Miejskiego. Zmiana na stanowisku burmistrza z okresie późniejszym odbywała się bez wiedzy MRN, która jedynie zatwierdzała dokonany już wcześniej wybór burmistrza. Prezydium Rady było organem działającym między sesjami Rady. Organem wykonawczym Rady był Zarząd Miejski, sprawujący swoje funkcje przy pomocy biura. Członkami Zarządu Miejskiego w Chełmży był burmistrz i ławnicy, którzy działali na posiedzeniach kolegium Zarządu. Zarząd ustalał plan i budżet, uchwalał regulaminy, decydował o zasięgnięciu pożyczki krótkoterminowej zgodnie z zasadami i warunkami ustalonymi przez radę narodową, umarzał należności przypadające gminie z tytułów publiczno prawnych, decydował w sprawach oddania w dzierżawę nieruchomości, zakładów i przedsiębiorstw, udzielał koncesji na zakłady i przedsiębiorstwa, nie zawsze za wiedzą Rady Narodowej, decydował o dokonaniu wydatku nie przewidzianego w budżecie, przygotowywał materiał, o którym stanowić miała Rada. Według statutu z 12.IV.1945 r. biuro Zarzadu Miejskiego składało się z 7 wydziałów: I. Wydział administracji majątku miejskiego, urządzeń i przedsiębiorstw komunalnych, kultura i sztuka, II. Administracja ogólna, III. Wydział budowlany, IV. Opieka społeczna, V. Wydział bezpieczeństwa i porządku publicznego, VI. Wydział finansowo-kasowy, VII. Wydział podatkowy. Dnia 22.IX.1948 r. w oparciu o wzorcowy statut Ministerstwa Administracji Państwowej został uchwalony nowy statut organizacyjny biura Zarządu Miejskiego, który redukował liczbę 7 wydziałów do 4 referatów: Referat Organizacyjny, Finansowo-Budżetowy, Administracyjny, Spraw tecznicznych i majątkowych. Ponadto osobne komórki biura tworzyły Kasa Miejska i Urząd Stanu Cywilnego. Ustawa o terenowych organach jednolitej władzy państwowej z 20.III.1950 r. znosiła Zarząd Miejski. Przejęcie kompetencji Zarządu Miejskiego przez Prezydium Miejskiej Rady Narodowej nastąpiło dopiero w VI.1950 r.