„Kancelaria polska” (akta do 1866 r., 806 j.a.): Wydział Administracyjny (366 j.a.): ogólne informacje o mieście (gł. sprawozdania opisowe i statystyczne), problemy gospodarcze miasta (w tym zagospodarowanie przestrzenne, budowle i urządzenia użyteczności publicznej), rzemiosło i handel, sprawy wyznaniowe, kościoły, oświata i kultura, opieka społeczna, akta osobowe urzędników i oficjalistów miejskich, rozporządzenia i ogłoszenia, obchody uroczystości państwowych i przejazdu przez miasto dostojnych gości. Wydział Policyjny (184 j.a.): ochrona zdrowia (służba lekarska, szpitale, apteki), klęski żywiołowe i wypadki nadzwyczajne, sprawy przeciwpożarowe, powstania zbrojne i represje popowstaniowe, ruch ludności, przestępczość i kary. Wydział Wojskowy (27 j.a.): poborowi, urlopy wojskowych, kwaterunek wojskowy i dostawy do wojska, odszkodowania i przemarsze wojsk. Wydział Skarbowy (85 j.a.): majątek miasta, dochody i podatki miejskie. Kasa Ekonomiczna m. Suwałk (131 j.a.): księgi rachunkowe z lat 1820-1866. „Kancelaria rosyjska” (akta z lat 1867-1918, 4509 j.a.): Radca sekretarz: ogólne informacje o mieście, sprawy gospodarcze, rzemiosło i handel, sprawy wyznaniowe, oświata, opieka społeczna, ubezpieczenia od ognia, sprawy przeciwpożarowe, finanse, akta osobowe. Radca miejski: ruch ludności, poborowi i rezerwiści, areszty, nadzór na szpitalami dozorem bożniczym, rzemiosłem i handlem. Radca kwatermistrz: kwaterunek wojskowy, zajęcie terenu pod koszary. Zarządzający księgami ludności (od 1905 r.): ruch ludności, dowody osobiste i paszporty itp. Suwalska Kasa Miejska: roczne sprawozdania finansowe, księgi finansowe

Dzieje Suwałk, jako osady w dobrach klasztoru kamedułów na Wigrach, sięgają końca połowy XVII w. Prawa miejskie uzyskały w 1715 r., w 1720 r. potwierdzone przez króla Augusta II według prawa magdeburskiego. Od 1794 r. Suwałki znalazły się pod zarządem Prus. W 1796 r. odebrano je kamedułom i upaństwowiono. W latach 1797-1807 siedziba powiatu wigierskiego. Od 1807 r. w granicach Księstwa Warszawskiego. W Księstwie Warszawskim zasady organizacji miast regulowały odpowiednie art. Ustawy Konstytucyjnej z 22.07.1807 r. oraz dekret króla Fryderyka Augusta z dnia 23.02.1809 r. Władzę (zarząd municypalności) sprawowali posiadające szerokie kompetencje burmistrze wraz ze wspomagającymi go i kontrolującymi ławnikami oraz samorząd - rada municypalna (miejska). Całe władze miejskie były mianowane przez administrację. W okresie Królestwa Polskiego, od 1818 r. siedziba władz województwa augustowskiego, następnie guberni augustowskiej, od końca 1866 r. guberni suwalskiej. Początkowo po utworzeniu Królestwa Polskiego organizacja miast niewiele się zmieniła. Już jednak postanowienia namiestnika z 10.03.1818 r. oraz 30.05.1818 r., zmieniły cały system samorządu w kraju oraz zarządu w miastach. Samorząd miejski został zlikwidowany. Wprowadzono kolegialne zarządy - urzędy municypalne, składające się w Warszawie i miastach wojewódzkich z prezydenta i radnych, natomiast w pozostałych miastach, z burmistrza i ławników. Szczegółowy zakres czynności urzędów municypalnych pozostał taki sam jak poprzednich władz miejskich. Samorząd miejski w Suwałkach pojawił się ponownie, na krótko, w okresie powstania listopadowego, w postaci Rady Municypalnej. Ukazem cara Mikołaja I z 29.09. /11.10.1842 r. urzędy municypalne zostały przemianowane na magistraty, przy zachowaniu tych samych kompetencji. W czasie liberalizacji za rządów A. Wielopolskiego ukaz cara Aleksandra II z 24.05/ 5.06.1861 r. powołał ponownie samorząd miejski (rady miejskie) w Warszawie i innych znaczniejszych miastach Królestwa, w tym w Suwałkach, jednak już w 1863 r. przestały one działać. Ukazy z 19/31.12.1866 r., 11/24.03.1868 r., zmieniły przepisy o nadzorze nad magistratami, podporządkowując je ściślej administracji. Postanowienie Komitetu Urządzającego z 21.02./05.03.1867 r. zlikwidowało miejską służbę policyjną. Na takich zasadach władze miejskie działały do I wojny światowej. Przez wiele lat w Urzędzie Municypalnym w Suwałkach było dwóch radnych - radny sekretarz i radny kasjer. Personel urzędniczy władz miejskich był zmienny, ale zawsze stosunkowo nieliczny. Na terenie miast powoływano także specjalne instytucje, mające za zadanie zaspokojenie różnych potrzeb społecznych, które w swoim zakresie uzupełniały działalność władz miejskiej i były przez nie kontrolowane; należały do nich m.in.: dozory kościelne, bożnicze, szkolne, rady opiekuńcze.