Zespół zawiera materiały do dziejów miasta Poznania od XIII w. (dokumenty), poprzez księgi radzieckie, wójtowskie, przyjęć do prawa miejskiego itp. do akt spraw kancelarii XIX i XX w. Obejmują one wszystkie aspekty życia miasta i jego mieszkańców, także kartotekę meldunkową mieszkańców, prowadzoną od 1870 r. do poł. lat 30. XX w. Dokumenty: Dokumenty organizacji władz miejskich, sądownictwa miejskiego, od transumptu dokumentu lokacyjnego z 1253 r. wydanego przez Władysława Warneńczyka w 1443 r. Poprzez dokument Zygmunta I z 7 kwietnia 1519 r. potwierdzający i nadający na nowo prawo magdeburskie wobec utracenia przez miasto oryginalnych dokumentów. Kończąc na dokumentach dotyczących udziału miasta w sejmach elekcyjnych i koronacyjnych. Najwięcej dokumentów odnosi się do wolności celnych mieszkańców miasta, ponoszenia ciężarów na rzecz króla i dworu, m.in. przywileje Przemysła I i Bolesława Pobożnego z 1254 r. dotyczące prawa odbywania targów dorocznych w mieście. Zatwierdzenia fundacji na rzecz szpitali – dokument Zygmunta Augusta z 1571 r. (Marian Mika wstęp z 1971 r.) Księgi Są to archiwalia wytworzone w dwóch kancelariach miejskich radzieckiej i ławniczej, a okresowo także i w szafarskiej. Są to przede wszystkim księgi wpisu oraz akta narastające od XVI do końca XVIII wieku. Księgi wpisu obejmują: księgi rady z lat 1398-1793, księgi wójta i ławy z lat 1430-1793, księgi sądownictwa miejskiego z okresu konstytucji 3 Maja, księgi szafarzy miejskich, księgi nieseryjne. Wszystkie wpisy, w których zapamiętaniu zainteresowana była rada, jako władza administracyjna i sądowa, jak i zapisy ważne dla obywateli (akty zobowiązań finansowych, pokwitowania odebranych sum pieniężnych akty kupna, sprzedaży) wciągane były do serii ”librii obligationum, decretorum etc”- cieszącej się największym zainteresowaniem historyków. (Irena Radtke wstęp z 1996 r.) Po 1795 roku Najcenniejsze akta znajdują się w Wydziale I Ogólnym – materiały mówiące o organizacji i zakresie działalności urzędu. Na szczególną uwagę zasługują: akta dotyczące różnych stowarzyszeń, organizacji spółek; akta personale wyższych urzędników miejskich, dyrektorów przedsiębiorstw miejskich, lekarzy szpitala miejskiego. Zachowały się niekompletne afisze teatralne z występów m.in. Heleny Modrzejewskiej czy koncertów Henryka Wieniawskiego. Ciekawym źródłem są akta nadzoru budowlanego, przebudowy starego ratusza, budowy Teatru Wielkiego. Z pośród przedsiębiorstw miejskich wymienić należy zachowane akta Wodociągów Miejskich i Rzeźni Miejskiej. Z Wydziału Ewidencji Ludności zachowały się: księgi meldunkowe dla poszczególnych domów od 1830 r., kartoteka ewidencji ludności z lat 1870-1931 założona przez prezydium policji i kontynuowana przez władze polskie oraz rejestry domów z lat 1931-1940 prowadzone według ulic. Z okresu okupacji zachowały się akta tylko trzech wydziałów Ogólnego i Personalnego, Szkolnego i Kultury. Znajdują się tu między innymi rejestry mieszkańców Poznania z lat 1940, 1941, 1943. (Marian Mika wstęp z 1967 r.) Notatka informacyjna z 2022 roku Materiały opracowane w latach 2003-2022 są istotnym uzupełnieniem zespołu, lecz nie zmieniają wcześniej scharakteryzowanej zawartości źródłowej. Na wyróżnienie zasługują poszyty dotyczące remontu starego ratusza, rejestry domów oraz domowe książki meldunkowe. 8229 j.a to akta osobowe pracowników zatrudnianych przez magistrat miasta Poznania na różnych stanowiskach wśród nich wyróżnia się 56j.a dotyczących położnych.

Poznań do końca XVIII w. nie stanowił jednolitej całości administracyjnej, obok miasta królewskiego istniały niezależne jurydyki, posiadające samorząd, do miasta należały natomiast wsie. Miasto lewobrzeżne oparte było na dokumencie lokacyjnym z 1253 r. Przedstawicielem samorządu była Rada Miejska ze swym zwierzchnikiem – burmistrzem (było ich 2) - na czele, wybierana, co roku i zatwierdzana przez starostę generalnego. Rada już od początku XVI w. sprawowała ogólną administrację miejską. Do zakresu jej kompetencji należało wydawanie wilkierzy, zatwierdzanie statutów cechowych i rozstrzyganie wynikłych na tym tle sporów, przyjmowanie do prawa miejskiego i jego pozbawianie. Jako władza policyjna czuwała nad przestrzeganiem ustalonych w wilkierzach praw. Sądownictwo poza wymienionymi sprawami należało do kompetencji wójta i ławy. Zakres kompetencji sądów rozciągał się na osoby posiadające prawo miejskie. Władze miejskie, od czasu wykupienia wójtostwa dziedzicznego, stanowiły trzy kolegia zwane porządkami (tres ordines). Były to rada miejska, ława sądowa oraz pospólstwo. Opiekę nad dokumentami do XVI w. sprawował jeden z pisarzy miejskich, wciągano je do specjalnego kopiariusza przywilejów – (najstarszy zachowany z końca XIV w. jest w posiadaniu Biblioteki Narodowej w Warszawie). W XVII i XVIII w. opiekę na dokumentami sprawował syndyk, a następnie sekretarz. Każdorazowy syndyk był archiwariuszem zbioru dokumentów, funkcję nadzorczą spełniał jeden z rajców. Dokumenty przechowywano w gmachu ratusza. Około 1630 r. sporządzony został wykaz dokumentów. Dokumenty uporządkowane według powyższego regestru przechowywano w 29 skrzynkach. (Marian Mika wstęp z 1971 r.; Irena Radtke wstęp z 1996 r.) Po 1793 roku Z chwilą przejęcia Poznania przez wojska pruskie 30 stycznia 1793 r. miasto rządziło się ustawą o miastach z kwietnia 1791 r. Wprowadzono urzędy prezydenta i wiceprezydenta. Rada Miejska była organem zarządzającym, ustawodawczym i sądowniczym. W 1809 r. wprowadzono ustrój municypalny na wzór francuski, który przetrwał do 1831 r. Prezydent miasta był odpowiedzialny wobec prefekta departamentu za całokształt administracji miejskiej, nie wyłączając spraw policyjnych. Obok magistratu istniała od roku 1809 rada municypalna, wybierana przez obywateli, jej zadaniem było układanie budżetu, badanie rachunków i podział podatków. W 1831 r. wprowadzono nową ordynację miejską, na podstawie, której członków Rady Miejskiej wybierali mieszkańcy, posiadający wymagany cenzus majątkowy. Kolejna ordynacja pochodziła z 1853 r. wprowadzała zorganizowany samorząd gmin wiejskich i miejskich. Przepisy wyborcze przewidywały podział uprawnionych na trzy klasy według stanu majątkowego. Wysiłek gminy obejmował utrzymanie aparatu administracyjnego, opiekę społeczną, szkolnictwo podstawowe i zawodowe. Dla rozwoju miasta największe znaczenie miało zniesienie umocnień fortyfikacyjnych i poszerzenie granic miasta. Istotne zmiany ustrojowe wprowadziły dopiero władze polskie, które w 1928 r. umocniły zależność samorządu od władz państwowych. Organem stanowiącym i kontrolującym była rada miejska, organem zarządzającym zarząd miejski. Władzą nadzorczą był Urząd Wojewódzki. (Marian Mika wstęp z 1967 r.)

Zespół archiwalny w części dotyczącej XIX i XX w. wyłączony z udostępniania z powodu konieczności wykonania niezbędnych prac techniczno-konserwacyjnych w magazynie przy ul. Sierocej 10. W zespole zmikrofilmowano 372 j. a. o sygn.: I1 (nr O 67150), I38 (nr O 67151), I41-I42 (nr O 67152-67153), I108-I197 (nr O: 67154-67242), I199-I201 (nr O: 67243-67245), I203-I204 (nr O: 67246-67247), I223-I238 (nr O: 67248-67263), I240-I270 (nr O: 67264-67294), I273-I277 (nr O: 67297-67301), I279-I290 (nr O: 67302-67313), I324 (nr O 67314), I328 (nr O 67315), I330-I333 (nr O: 67316-67319), I335-I336 (nr O: 67320-67321), I341 (nr O 67322), I343 (nr O 67323), I356 (nr O 67324), I358 (nr O 67325), I398 (nr O 67326), I402-I403 (nr O:67327-67328), I405 (nr O 67329), I452 (nr O 67330), I456 (nr O 67331), I460 (nr O 67332), I462 (nr O 67333), I471-I475 (nr O: 67334-67338), I477 (nr O 67339), I479-I480 (nr O: 67340-67341), I484-I488 (nr O: 67342-67346), I490 (nr O 67347), I492-I605 (nr O: 67348-67461), I609-I613 (nr O: 67462-67466), I615-I630 (nr O: 67467-67482), I632-I637 (nr O: 67483-67488), I641 (nr O 67489), I643-I646 (nr O: 67490-67493), I648-I656 (nr O: 67494-67502), I658 (nr O 67503), I662 (nr O 67504), I664-I665 (nr O: 67505-67506), I668 (nr O 67507), I670-I675 (nr O: 67508-67513), I677-I686 (nr O: 67514-67523) oraz zdigitalizowano (skany) 1091 j. a. o sygn.: 14227-15317 (nr 53 91954-53 93044) oraz dokumenty pergaminowe i papierowe. Inwentarz zatwierdzono 23 grudnia 2022 roku (łącznie: 29381 j.a. 567.98 mb.).