Sygn. 1-426: okólniki i rozporządzenia władz zwierzchnich (Starostwa Powiatowego Łódzkiego, Wydziału Powiatowego w Łodzi, Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, okupacyjnych władz niemieckich); organizacja urzędu – sprawozdania z posiedzeń ciał samorządowych, uchwały dotyczące pragmatyki służbowej, instrukcja kancelaryjna, statut emerytalny, listy obecności pracowników Zarządu Miejskiego i kontrola nieobecności w biurze; sprawy ogólnopersonalne – podania o pracę, statut organizacyjny etatu stanowisk i uposażeń służbowych, zaszeregowanie, urlopy, zwolnienia, kontrola przepracowanych robotniko-dni na robotach miejskich; akta osobowe członków Magistratu/Zarządu Miejskiego i pracowników miejskich; listy płacy; akta o umiastowieniu Rudy Pabianickiej; organizacja wyborów ciał samorządowych i akta Głównej Komisji Wyborczej; materiały gromadzone na posiedzenia Rady Miejskiej, Magistratu/Zarządu Miejskiego – zawiadomienia o posiedzeniach, porządek dzienny obrad, dane o składzie osobowym, protokoły, księgi uchwał i skorowidze; akta komisji działających przy Magistracie/Zarządzie Miejskim, w tym Komisji Terytorialnej i Sanitarno-Budowlanej, Komisji Podatkowej, Komisji Szacunkowej, Komisji Rewizyjnej, Komisji Opieki Społecznej, Komisji Sanitarnej, Komisji Pracy i Robót Publicznych, Komisji Pracy; nadzór i kontrola wewnętrzna – lustracja finansów i gospodarki samorządowej; akta przedsiębiorstw miejskich; elektryfikacja; statystyka miejska z zakresu gospodarki, rolnictwa, budownictwa mieszkaniowego, wykazy studni, kąpielisk publicznych i inne; ewidencja budynków – rejestry domów; ogłoszenia i obwieszczenia; archiwum – spis akt. Sygn. 427-517: budżety; sprawy budżetowo-kasowe – preliminarze, sprawozdania rachunkowe z wykonania budżetu i wyciągi z protokołów posiedzeń Rady Miejskiej dotyczących opłat i podatków; dochody miejskie – podwody, podatki (gruntowy, komunalny, od zabaw i widowisk); Państwowy Fundusz Drogowy; kredyt komunalny i zobowiązania miejskie; obrót pieniężny; dochody obce; składka ogniowa i przeciwpożarowa; dzienniki-główna, księgi obrachunkowe, inwentarze majątku miejskiego; księga rejestracyjna rowerów; akta kasy pożyczkowo-oszczędnościowej. Sygn. 518-670: drogi, mosty i ulice – roboty drogowe i przydział materiałów budowlanych, kosztorysy robót i oferty handlowe; biblioteka miejska – statystyka czytelnictwa, sprawozdania, zakup książek, kurs bibliotekarski; sprawy szkolne i ogólnooświatowe – wykazy dzieci uczęszczających do placówek szkolnych, zatrudnianie nauczycieli, warunki sanitarne budynków oświatowych i ich wyposażenie, akta Zawodowej Szkoły Dokształcającej w Rudzie Pabianickiej, zagadnienia budowy szkół miejskich, działalności przedszkoli oraz organizacji zabaw i widowisk; sprawy zdrowotności i sanitarne – szczepienia ochronne, stan sanitarny posesji, dezynfekcja lokali, zawiadomienia lekarzy o przypadkach chorób zakaźnych, sprawozdania miesięczne z działalności przychodni miejskiej, statut oczyszczania ulic, przepisy sanitarno-porządkowe, rachunki za leczenie, wykazy chorych leczonych na rachunek miasta, podania o udzielenie nieodpłatnej pomocy medycznej; opieka społeczna – świadectwa ubóstwa, wykazy dzieci podlegających szczepieniom, zestawienia kosztów utrzymania i leczenia ubogich mieszkańców Rudy Pabianickiej, listy opiekunów społecznych według okręgów, podania o pokrycie kosztów leczenia, sprawozdania z działalności nadzorczyni sanitarnej i przychodni przeciwgruźliczej, świadectwa zgonów; rolnictwo – statystyka produkcji rolnej; przemysł, handel i rzemiosło – podania, obwieszczenia, zezwolenia na uruchomienie zakładów rzemieślniczych, przemysłowych oraz obiektów handlowych, kontrole; roboty publiczne – zestawienia finansowe, kosztorysy i sprawozdania z przeprowadzonych robót, wnioski o udzielenie pożyczek, zaświadczenia o zatrudnieniu, listy kandydatów, podział subwencji na zatrudnienie bezrobotnych, zaświadczenia o zatrudnieniu, podania o przyjęcie do pracy; Fundusz Pracy; regulacja rzek Ner i Olechówka. Sygn. 671-985: wybory do Sejmu i Senatu – organizacja, obwody wyborcze, skład komisji, spisy wyborców; stowarzyszenia i związki – sprawozdania z działalności, listy członków, w tym akta Związku Miast Polskich, Związku Samorządów Łódź Podmiejska i Komitetu Obywatelskiego miasta Rudy Pabianickiej; kwestie wyznaniowe i działalności urzędu stanu cywilnego; ewidencja ludności – akta spisu powszechnego, sprawozdania z ruchu ludności, wypisy i uaktualnienia informacji w rejestrze ludności, sprawy cudzoziemców, księgi ludności stałej i niestałej wraz z dokumentami do nich, rejestry mieszkańców z załącznikami, księgi meldunkowe, księgi kontroli ruchu ludności (rejestry osób przybywających do gminy i opuszczających gminę), podania o wydanie dowodów osobistych, ewidencja wydanych dokumentów tożsamości; bezpieczeństwo i porządek publiczny – działalność charytatywna, obwieszczenia o charakterze administracyjnym i policyjnym dotyczące godzin otwarcia zakładów i przedsiębiorstw branży spożywczej, licytacji komorniczych, terminów jarmarków, zezwoleń na broń, drukowane afisze; przysposobienie wojskowe i wychowanie fizyczne, w tym Liga Obrony Powietrznej i Przeciwgazowej; aprowizacja i ustalanie cen na produkty żywnościowe; rozbudowa miasta – sprawy rządowych kredytów budowlanych, wytyczne do realizacji ustawy o rozbudowie miast, akta Komitetu Rozbudowy Miasta Rudy Pabianickiej, kredyty budowlane, podania o przyznanie pożyczek, wytyczne, rozliczenia, zaświadczenia o zakończeniu budowy, opisy nieruchomości, statystyka budownictwa mieszkaniowego, wykazy budynków wzniesionych w 1929 i 1930 roku; sprawy budowlane – oszacowanie nieruchomości i kosztów budowy, zaświadczenia, sprawozdawczość dotycząca ruchu budowlanego na terenie miasta, wykazy cen materiałów budowlanych i robocizny, wywłaszczanie gruntów pod budowę dróg, zakup parcel pod budowę szkoły, nadawanie numerów hipotecznych nieruchomościom, informacje o udzielaniu kredytów na budowę i remonty domów mieszkalnych; pomiary i projekty regulacji miasta – plany sytuacyjne, profile podłużne i poprzeczne, wykazy nieruchomości, korespondencja z Biurem Regulacji i Pomiarów miasta Ruda Pabianicka; sprawy parcelacyjne – zarządzenia polustracyjne, opiniowanie planów, plany parcelacji gruntów miejskich i prywatnych, sprzedaż nieruchomości miejskich; sprawy sądowe; bezrobocie – sprawozdania i zestawienia środków przekazanych w ramach pomocy, zamówienia i rachunki za artykuły żywnościowe, pomoc świąteczna, podania o udzielenie zapomóg, wykazy osób korzystających z różnych form pomocy, Fundusz Bezrobocia, pomoc doraźna, działalność Komitetu Niesienia Pomocy Najbiedniejszym; opracowanie herbu; zarządzenia represyjne i korespondencja władz niemieckich o charakterze administracyjnym; różne sprawy z zakresu administracji miasta.

Ruda Pabianicka uzyskała prawa miejskie na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 lutego 1923 r. o utworzeniu miasta Ruda Pabjanicka w powiecie łódzkim (Dz.U. 1923 nr 17 poz. 108), uzupełnionego Obwieszczeniem z dnia 26 czerwca 1924 r. dotyczącym sprostowania rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 lutego 1923 r. o utworzeniu miasta Ruda-Pabjanicka w powiecie łódzkim (Dz.U. 1924 nr 55 poz. 560). Miasto obejmowało obszar dawnej osady fabrycznej Ruda, części wsi Nowe Rokicie oraz folwarku i kolonii Chachuła, wyłączonych z gminy Brus. Gmina miejska Ruda Pabianicka położona była w powiecie łódzkim województwa łódzkiego. Organizację władz gminnych regulował Dekret o samorządzie miejskim, podpisany przez Naczelnika Państwa Józefa Piłsudskiego 4 lutego 1919 roku (Dz.Pr.P.P. 1919 nr 13 poz. 140). Akt ten precyzował sposób powoływania, kompetencje oraz zadania organów gmin miejskich z obszaru dawnego zaboru rosyjskiego. Ciałem uchwałodawczym i kontrolnym ustanowiono wybieraną na trzyletnią kadencję radę miejską (art. 12-22), zaś wykonawczym mianowano magistrat, w którego skład wchodzili burmistrz (w miastach wydzielonych z powiatu – prezydent), jego zastępcy i ławnicy (art. 40-56). Samorządowi miejskiemu nadano osobowość publiczno-prawną (art. 2). Nałożono na niego wykonawstwo zadań poruczonych oraz własnych (art. 9). Do tych ostatnich należały w szczególności zarząd majątkiem gminnym, utrzymywanie miejskich dróg, mostów, placów, ulic, ogrodów, urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych, opieka nad ubogimi, ochrona zdrowia publicznego, organizacja rzeźni i targowisk, aprowizacja ludności, popieranie handlu, przemysłu i rzemiosła, troska o rozwój oświaty, a także dbałość o obyczajność (art. 11). Ogólny nadzór nad samorządem powierzono instytucjom administracji rządowej. Przełomowym aktem dla funkcjonowania samorządu terytorialnego, kończącym pierwszy etap budowy niepodległego państwa polskiego, była Ustawa z dnia 17 marca 1921 roku Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 1921 nr 44 poz. 267). Zakładano w niej przeniesienie na przedstawicielstwa municypalne ustawodawstwa w dziedzinie administracji, kultury i gospodarki (art. 3). Dokonano podziału administracyjnego kraju na województwa, powiaty oraz gminy wiejskie i miejskie, będące jednocześnie jednostkami samorządu terytorialnego (art. 65). Marcowa ustawa zasadnicza zawierała ponadto przepisy odnoszące się do nadzoru nad samorządem terytorialnym. Organem nadrzędnym ustanowiono wydział samorządowy wyższego szczebla (art. 70). Członków Magistratu miasta Rudy Pabianickiej wyłoniono 15 października 1923 roku spośród osób wybranych przez radnych, legitymujących się polską przynależnością państwową i posiadających bierne prawo wyborcze. Pierwszym burmistrzem został Franciszek Dółka, a jego zastępcą – Paweł Probst. Do września 1939 roku funkcję burmistrza piastowali kolejno dr Stefan Bogusławski, Adam Łatkowski, ponownie Franciszek Dółka i Włodzimierz Grzybowski. Skład Rady Miejskiej miasta Rudy Pabianickiej uzupełniało trzech ławników, wybieranych na posiedzeniach organizacyjnych. Ich kadencja trwała trzy lata. W pełniejszej formie zakres działalności rad miejskich prezentowała Ustawa z 23 marca 1933 roku o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorjalnego (Dz.U. 1933 nr 35 poz. 294). Mieszkańcy miast, za wyjątkiem województwa śląskiego, w drodze wyborów pięcioprzymiotnikowych (powszechnych, równych, bezpośrednich, tajnych i proporcjonalnych) wyłaniali członków rady miejskiej, którym przewodniczył: w mniejszych miastach – burmistrz, w większych – prezydent bądź jego zastępcy. Organem wykonawczym rady miejskiej był zarząd miejski, który składał się z burmistrza (prezydenta) i wiceburmistrza (wiceprezydenta) oraz ławników (art. 1). Burmistrzowie (prezydenci) uzyskali wyłączność w reprezentowaniu gminy miejskiej na zewnątrz oraz wykonywali „jednoosobowo i pod osobistą odpowiedzialnością wszelkie czynności organów ustrojowych gminnych, działających jako organa wykonawcze władz rządowych, bądź jako władze administracji ogólnej” (art. 48). Liczba radnych zależna była od wielkości miasta (art. 34) . W Rudzie Pabianickiej, liczącej w 1934 roku około 15 000 mieszkańców, wybierano dwudziestu czterech radnych oraz trzech ławników. Władzę nadzorczą nad zarządami miejskimi miast wydzielonych sprawował wojewoda, w pozostałych – właściwy terytorialnie wydział powiatowy. Kadencja wszystkich organów miejskich trwała pięć lat (art. 2). Do zakresu działania rad miejskich należały, między innymi, powoływanie zarządu miejskiego oraz kontrolowanie jego działalności, podejmowanie uchwał, zwłaszcza w sprawach gospodarczych i finansowych. Porządek obrad i wnioski, nad którymi miała obradować rada przygotowywały zarządy miejskie. Ponadto opiniowały one regulaminy oraz instrukcje dla urzędów, zakładów i przedsiębiorstw miejskich, decydowały o zaciąganiu pożyczek krótkotrwałych, podejmowały uchwały o dzierżawie majątku miejskiego (art. 43). Zarządy miejskie natomiast działały kolegialnie w sprawach przedkładanych przez rady, uchwalania regulaminów i instrukcji dla urzędów, zakładów i przedsiębiorstw gminnych oraz dzierżaw nieruchomości miejskich, zaciągania pożyczek krótkookresowych oraz ustalania opłat i taks administracyjnych (art. 44). W 1935 roku w Zarządzie Miejskim w Rudzie Pabianickiej wprowadzono nowy system kancelaryjny. W jego ramach czynności kancelaryjne przeniesiono na referentów, których – zgodnie z instrukcją kancelaryjną – zobowiązano do ewidencjonowania spraw w spisach oraz zakładania teczek i ich przechowywania (system bezdziennikowy). W praktyce stosowano nadal dziennik podawczy (system dziennikowy). Wprowadzono Wykaz akt dla zarządu miasta Rudy Pabjanickiej, wzorowany na Wykazie podziału rzeczowego spraw (akt) Magistratów miast o ludności od 10 000 do 25 000. W strukturze urzędu przez cały okres jego funkcjonowania nie wydzielono komórek organizacyjnych (działów), powierzając urzędnikom realizację poszczególnych spraw. W okresie okupacji niemieckiej w strukturze administracyjno-terytorialnej Rudy Pabianickiej nastąpiły gruntowne zmiany. 17 września 1939 roku ukonstytuował się nowy zarząd miasta (Stadtverwaltung in Ruda Pabianicka). Na jego czele stanął burmistrz Alfons Mees. Jego zastępcami zostali Adam Schmidt, wieloletni członek przedwojennej Rady Miejskiej w Rudzie Pabianickiej oraz Robert Zucker. Skład władz miejskich dopełniało sześciu asesorów. Dokonano aneksji części terytorium II Rzeczypospolitej Polskiej. 26 października 1939 roku utworzono Okręg Rzeszy Poznań (Reichsgau Posen), przemianowany 29 stycznia 1940 roku na Kraj Warty (Reichsgau Wartheland). Ruda Pabianicka znalazła się w rejencji kaliskiej (Regierungsbezirk Kalisch), której od stycznia 1940 roku siedzibę stanowiła Łódź. Jednocześnie podjęto działania prowadzące do powiększenia obszaru tego największego miasta na terenach wcielonych do Rzeszy Niemieckiej. 1 kwietnia 1940 roku w granice administracyjne Łodzi włączono sąsiednie gminy wiejskie i osady podmiejskie. Inkorporowano także Rudę Pabianicką, która straciła swoją odrębność i osobowość publiczno-prawną.