1) Sprawy organizacyjne: okólniki, instrukcje, korespondencja urzędowa, statystyka (7 j.a.; 1874-1914). 2) Akta urodzeń (98 j.a.; 1874-1932). 3) Akta małżeństw (78 j.a.; 1874-1913). 4) Akta zgonów (100 j.a.; 1874-1934). 5) Akta zbiorowe małżeństw (43 j.a.; 1874-1903). 6) Pomoce kancelaryjne: skorowidze urodzeń, małżeństw i zgonów (6 j.a.; 1874-1899).

Urzędy stany cywilnego w Prusach wprowadzono na mocy Ustawy z 9 marca 1874 r. o prowadzeniu rejestrów stanu cywilnego i zawieraniu małżeństw. Z dniem 1 października 1874 r. wprowadzała ona w Królestwie Pruskim powszechną oraz świecką rejestrację urodzeń, małżeństw i zgonów, którą powierzono specjalnym urzędnikom stanu cywilnego (Standesbeamte), mianowanym i nadzorowanym przez władze administracyjne. Całe państwo pruskie podzielono na obwody (Standesamtsbezirke), obejmujące jedną lub kilka gmin, w zależności od gęstości zaludnienia. Z dniem 1 stycznia 1936 r. Wojewoda Poznański wprowadził jednogminne obwody urzędów stanu cywilnego. Akta stanu cywilnego rejestrowano w trzech osobnych rejestrach (urodzeń, małżeństw i zgonów) w dwóch egzemplarzach. Pierwopis (Haupt-Register) zostawał w USC, wtóropis (Neben-Register) przekazywano na przechowywanie do właściwego Sądu Obwodowego (Amtsgericht). W okresie zaboru pruskiego i okupacji hitlerowskiej księgi prowadzone były w języku niemieckim, a w międzywojniu po polsku. Urzędy stanu cywilnego z terenu byłego zaboru pruskiego, działające na podstawie przepisów niemieckich, uzupełnianych w późniejszym okresie przez rozporządzenia i interpretacje polskich władz państwowych, funkcjonowały do końca 1945 r. Z dniem 1 stycznia 1946 r. zostały one zastąpione przez urzędy stanu cywilnego działające na podstawie dekretu z 25 września 1945 r. „Prawo o aktach stanu cywilnego”, który ujednolicił rejestrację stanu cywilnego na terenie całej Polski. Urząd Stanu Cywilnego w Krotoszynie powstał na mocy rozporządzenia Nadprezydenta Rejencji Poznańskiej z 17 września 1874 r. i obejmował miasto Krotoszyn.