Zarząd Gminy: Dział Ogólno-Organizacyjny z lat 1911 - 1930, sygn. 1 - 6, w tym: protokoły zebrań wiejskich, posiedzeń Rady Gminnej, zebrań gminnych, konferencji wójtów i sekretarzy; Dział Budżetowo-Finansowy z lat 1918 - 1947, sygn. 7 - 18, w tym: budżety, sprawozdania rachunkowe, księgi inwentarzowe, dochody kasy, księgi biercze danin publicznych, podatek gruntowy; Dział Gospodarki Gminnej z 1934 roku, sygn. 19, w tym: rejestracja zwierząt; Dział Administracyjny z lat 1886 - 1840, sygn. 20 - 46, w tym: księgi ludności stałej, rejestry mieszkańców, dowody do rejestrów mieszkańców. Gminna Kasa Pożyczkowo-Oszczędnościowa gminy Dźbów w Ostrowach z lat 1917 - 1939, sygn. 47 - 52, w tym: księgi udzielonych pożyczek.

W 1864 roku nastąpiły zmiany w dotychczasowej organizacji władz wiejskich na terenie Królestwa Polskiego. Ukaz o urządzeniu gmin wiejskich z dnia 19 lutego (2 marca) 1864 roku (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 62, s. 26 - 93) stanowił, że gmina wiejska składa się z wiosek, koloni oraz folwarków i dworów właścicieli ziemskich, a władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta oraz sołtysów. Sprawy sporne rozpatrywane były przez sądy gminne. Nowego podziału na gminy miał, zgodnie z wspomnianym ukazem, dokonać Komitet Urządzający. Zebranie gminne stanowiło organ uchwałodawczy, władzę wykonawczą sprawowali, wybierani na zebraniach gminnych, wójt i sołtysi. Bieżące czynności kancelaryjne wykonywał pisarz gminny. W razie potrzeby mogli być zatrudniani inni urzędnicy, tacy jak: poborca podatków, inspektor szkół i szpitali, gajowy. Według nadmienionego ukazu do kompetencji wójta należało: zwoływanie zebrań gminnych, wykonywanie ich uchwał, zarządzanie funduszami gminnymi, wydawanie paszportów, nadzór nad działalnością sołtysów, szkół i innych instytucji funkcjonujących na terenie gminy, utrzymywanie dobrego stanu dróg ogłaszanie rozporządzeń władz nadrzędnych, czuwanie nad porządkiem w miejscach publicznych oraz bezpieczeństwem osób, zapobieganie włóczęgostwu i żebractwu, przeciwdziałanie pożarom, i innym klęskom żywiołowym, sprawy zakwaterowania wojska. Podlegał on naczelnikowi powiatu. Na mocy ustawy z dnia 19 (31) grudnia 1866 roku o zarządzie gubernialnym i powiatowym (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 66, s. 119) został wprowadzony nowy podział administracyjny Królestwa Polskiego. W miejsce istniejących 5 guberni utworzono 10, w tym między innymi nową gubernię piotrkowską. W jej skład wszedł powiat częstochowski, wydzielony z dotychczasowego powiatu wieluńskiego i olkuskiego. Zgodnie z postanowieniem Komitetu Urządzającego z dnia 5 (17) stycznia 1867 roku o podziale miast i gmin w powiatach (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 66, s. 279 - 303) gmina wiejska Dźbów znalazła się w powiecie częstochowskim, guberni piotrkowskiej.

Wstęp i inwentarz sporządziła Joanna Sowa (2004). Inwentarz wpisany do bazy danych IZA.