Zespół ma charakter otwarty; księgi urodzeń, małżeństw i zgonów przekazywane są z Urzędu Stanu Cywilnego w Babimoście odpowiednio po 100 i 80 latach od ich wytworzenia. Do czerwca 2023 roku przekazano następujące grupy materiałów: 1. Księgi - pierwopisy z lat 1878-1938, sygnatury 1-67, 78-79, 81-88, 90-91, 93 (księgi urodzeń z lat 1878-1882, 1884-1885, 1887, 1891-1892, 1894, 1896-1922, księgi małżeństw z lat 1878-1888, 1890-1899, 1905-1938, księgi zgonów z lat 1878-1884, 1886-1903, 1906-1938); 2. Skorowidze z lat 1878-1918, sygnatury 68-72, 94 (skorowidz do ksiąg urodzeń z lat 1878-1918, skorowidz do ksiąg zgonów z lat 1878-1888); 3. Zapowiedzi ślubne z lat 1889-1936, sygnatury 73-77, 80 (zachowane lata: 1889-1890, 1892-1893, 1920, 1926-1928, 1935-1936); 4. Akta zbiorowe z lat 1946-2015, sygn. 89, 92, 95 (akta zbiorowe do księgi urodzeń z lat 1913-1922 i ksiąg małżeństw z lat 1935-1938).

Urzędy Stanu Cywilnego (Standesamt) zostały utworzone na mocy ustaw z 01.10.1874 roku „Gesetz über die Beurkundung und die Form der Eheschließung” i 06.02.1875 roku „Reichsgesetz über die Beurkundung und die Form der Eheschließung“, które oddzieliły rejestrację stanu cywilnego ludności od spraw kościelnych. Wprowadziły one obowiązek rejestrowania urodzeń, małżeństw i zgonów wszystkich obywateli bez względu na wyznanie, w trzech rodzajach ksiąg. USC w Nowym Kramsku czyli Standesamt Neu Kramzig powstał dopiero w 1878 roku, w latach 1874-1877 przynależał do USC w Babimoście (Standesamt Bomst). Zakres terytorialny działalności urzędów nie pokrywał się zasadniczo z obrębem administracyjnym lokalnych władz państwowych, ponieważ za kryterium ich ustanowienia przyjęto gęstość zaludnienia obszaru. Stąd też okręgi stanu cywilnego obejmowały niejednokrotnie kilka gmin wiejskich (co najmniej 1500 mieszkańców), zaś w dużych gminach miejskich (powyżej 50.000 mieszkańców) tworzono kilka okręgów. Standesamt Neu Kramzig swoim zasięgiem obejmował następujące miejscowości: Nowe Kramsko (Neu Kramzig), Stare Kramsko (Alt Kramzig), Wojnowo (Woynowo). USC były organami władzy państwowej i nie przechodziły poważniejszych zmian organizacyjnych. Z reguły personel składał się z jednego urzędnika, najczęściej byli to doświadczeni pracownicy administracji państwowej z dużym stażem. Na mocy ustawy z 01. 08. 1883 roku nadzór nad nimi sprawował prezydent rejencji lub starosta. Szczegółowe przepisy prawne wydawane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Rzeszy do końca XIX wieku regulowały sposób i zakres rejestracji ruchu naturalnego ludności. [Dzieje aktotwórcy opracowała Beata Grelewicz]