1. REFERAT OGÓLNO-ORGANIZACYJNY (92 j.a., lata 1945-1950): sprawozdania statystyczne i opisowe Starosty (tzw. raporty sytuacyjne przedkładane dla Urzędu Wojewódzkiego Szczecińskiego); teczki korespondencji tajnej i poufnej Starosty dotyczące spraw bezpieczeństwa, stosunków z Milicją Obywatelską i Urzędem Bezpieczeństwa, Wojskiem Polskim i Armią Radziecką; sprawozdania poszczególnych referatów i urzędów niezespolonych; protokoły narad z kierownikami urzędów i instytucji. 2. REFERAT BUDŻETOWO-GOSPODARCZY (5 j.a., lata 1945-1946, 1950): preliminarze budżetowe oraz informacje o przydziale kredytów. 3. REFERAT ADMINISTRACYJNO-PRAWNY (9 j.a., lata 1945-1949): akta dot. spraw: zmiany imion i nazwisk, przyznania obywatelstwa, granicznych. 4. REFERAT SPOŁECZNO-POLITYCZNY (50 j.a., lata 1945-1950): meldunki nadzwyczajne z lat 1946-1948 zawierające ocenę życia politycznego i społecznego; akta dot. rejestracji stowarzyszeń i związków (m.in. karty personalne działaczy społecznych i politycznych, wnioski o odznaczenie pionierów Ziemi Gryfickiej); ponadto akta dot. spraw wyznaniowych (głównie Kościoła katolickiego i Świadków Jehowy), bezpieczeństwa powiatu, kształtowanie się organów MO,referendum 1946 r. i wyborów do Sejmu Ustawodawczego 1947 r. (2 teczki ze sprawozdaniami z wieców agitacyjnych), narodowościowych(m.in. dot. ludności niemieckiej), spraw personalnych pracowników Starostwa i podległych organów administracji państwowej (m.in. świadectwa moralności i opinie). 5. REFERAT OCHRONY PRZED POŻARAMI (6 j.a., lata 1945-1951): sprawozdania z działalności referatu oraz zastępów straży pożarnej; raporty o pożarach; informacje dot. zaopatrzeniem straży w sprzęt oraz ubezpieczeniem sprzętu i ludzi. Na uwagę zasługuje protokolarz posiedzeń Ochotniczej Straży Pożarnej w Trzebiatowie z lat 1945-1951, wzbogacony fotografiami (sygn. 138). 6. REFERAT WOJSKOWY (1 j.a., lata 1947): zachowały się jedynie protokoły z inspekcji gminnych referatów wojskowych. 7. REFERAT OSIEDLEŃCZY (131 j.a., lata 1945-1951): sprawozdania Referatu Osiedleńczego z lat 1946-1949, które poza naświetleniem sytuacji osiedleńczej dokładnie opisują niemal wszystkie dziedziny codziennego życia mieszkańców powiatu; sprawozdania Komitetu Osiedleńczego z roku 1945, które pozwalają prześledzić najwcześniejsze etapy osiedlania ludności na terenie powiatu; poza tym akta dotyczące: akcji „W” w powiecie; osadnictwa spółdzielczo-parcelacyjnego; wysiedlenia ludności niemieckiej. 8. REFERAT PRZEMYSŁOWY (36 j.a., lata 1945-1949): instrukcje i zarządzenia dot. organizacji przemysłu miejscowego; raporty i sprawozdania Referatu oraz Pełnomocnika Ministerstwa Przemysłu; wykazy zakładów przemysłowych i rzemieślniczych; rejestracja przedsiębiorstw oraz zakładów rzemieślniczych i usługowych; akta poszczególnych przedsiębiorstw. 9. REFERAT APROWIZACJI I HANDLU (24 j.a., lata 1945-1951): sprawozdania statystyczne i opisowe Referatu; protokoły posiedzeń i sprawozdania Komisji Notowań Cen; wykazy przedsiębiorstw handlowych; akta dot. rozdziału artykułów reglamentowanych, rozdziału kart aprowizacyjnych, interwencji rynkowych. 10. REFERAT OPIEKI SPOŁECZNEJ (9 j.a., lata 1945, 1947-1949): sprawozdania z działalności Gminnych Referatów Opieki Społecznej i placówek opieki społecznej; akta dot. rodzin zastępczych i adopcji. 11. REFERAT ODBUDOWY (7 j.a. z 1948 r.): plany pracy i sprawozdania Referatu; akta dot. odbudowy i remontów budynków, sieci wodociągowych i kanalizacyjnych. 12. REFERAT ZDROWIA (24 j.a., lata 1945-1950): sprawozdania z działalności Referatu; protokoły lustracji oraz sprawozdania z działalności placówek służby zdrowia; preliminarze budżetowe placówek służby zdrowia; akt dot. spraw personalnych placówek służby zdrowia. 13. REFERAT ROLNICTWA I REFORM ROLNYCH (13 j.a., lata 1945-1950): protokoły przejęcia agend Powiatowego Urzędu Ziemskiego; protokoły przekazania nieruchomości dla Nadleśnictwa Zieleniewo oraz Urzędu Morskiego, Urzędu Przysposobienia Wojskowego i Urzędu Wychowania Fizycznego; sprawozdania statystyczne i opisowe; akta dot.: akcji siewnej, przywozu inwentarza żywego, przebudowy ustroju rolnego; zagospodarowania odłogów, spraw rybackich. 14. REFERAT ŚWIADCZEŃ RZECZOWYCH (10 j.a., lata 1945-1946): sprawozdania z akcji siewnych i omłotowych, o wielkości zbiorów, stanie pogłowia; akta dot. dostaw obowiązkowych (m.in. wełny, dostaw z ogrodów warzywnych i sadów); kradzieży zwierząt gospodarskich. 15. REFERAT SAMORZĄDOWY (28 j.a., lata 1945-1948): protokoły z odpraw burmistrzów i wójtów; protokoły lustracji w gminie Gołańcz Pomorska; sprawozdania statystyczne i opisowe z działalności Referatu oraz zarządów miejskich i gminnych; sprawozdania o stanie ludności; wyniki sumarycznego spisu ludności z 1946 r.; sprawy finansów komunalnych. 16. Referat Pomiarów (7 j.a., lata 1945-1950): akta dot. akcji regulacji gruntów w gminach powiatu gryfickiego: zestawienia powierzchni i klasy gruntów, zestawienia struktury upraw, plany akcji, projekty regulacyjne, wykazy wykonanych zamówień; jest tu również ankieta o stanie i potrzebach w zakresie służb mierniczych dla miasta Trzebiatowa.

Administracja polska zaczęła powstawać w maju 1945 r. Jej specyfiką na Ziemiach Zachodnich - w pierwszym okresie działalności - było istnienie Pełnomocników Rządu: Obwodowych (na szczeblu powiatu) i Okręgowych (na szczeblu województwa). Podstawą prawną działalności Pełnomocników był dekret Rady Ministrów z 13.XI.1945 r. o zarządzaniu Ziem Odzyskanych (Dz.Urz.M.Z.O. 1945 r. nr 1 poz. 1). Instancja Pełnomocnika Rządu była rozwiązaniem tymczasowym. W połowie 1946 r. obwody zostały przekształcone w powiaty, a urzędy pełnomocników rządu - w starostwa powiatowe ze starostami na czele (pismo okólne M.Z.O. z 7.VI.1946 r.: Dz.Urz.M.Z.O. 1946 r. nr 6 poz. 101). Pierwszym Starostą Powiatowym Gryfickim został Zygmunt Pogoda. Kompetencje starosty określił dekret PKWN z 21.VIII.1944 r. o trybie powoływania władz administracji ogólnej I i II instancji (Dz.Urz.R.P. 1946 r. nr 3 poz. 26). Starosta – podobnie jak Pełnomocnik - zajmował kluczową pozycję w administracji terenowej. Był szefem administracji ogólnej na szczeblu powiatu, przedstawicielem rządu uprawnionym do reprezentowania rządu oraz koordynowania działalności zespolonych organów administracji rządowej, przewodniczącym samorządowego organu wykonawczego (tj. wydziału powiatowego). Statut organizacyjny starostw powiatowych na terenie województwa szczecińskiego określiło zarządzenie Wojewody Szczecińskiego z 1.II.1946 r. (Szcz.Dz.Urz. 1946 nr 2). Wprowadziło ono podział starostwa na 18 referatów. Liczba referatów na przestrzeni lat 1946-1950 zmieniała się (od 15 do 21). Zmieniał się również zakres ich działania (m.in. w 1947 r. zniesiono Referat Samorządowy, w 1949 r. – Referat Kultury i Sztuki; w 1947 r. utworzono Referat Rolnictwa i Reform Rolnych, a pod koniec 1949 r. – Karno-Administracyjny, Spraw Inwalidzkich i Powiatowy Inspektorat Oświaty Rolniczej). Starostwa powiatowe działały do połowy czerwca 1950 r. tj. do czasu wejścia w życie ustawy z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej (Dz.U.R.P. 1950 r. nr 14 poz. 130). [Pluciński J.: Akta starostw powiatowych woj.Szczecińskiego 1945-1950, "Przegląd Zachodniopomorski", nr 2/1968; J. Pluciński: Materiały źródłowe do dziejów powiatu gryfickiego (1945-1950) w archiwach woj..… Szczecińskiego, "Ziemia Gryficka" nr 1/1969]

Zespół opracował Józef Pluciński - 1967 r. Zespół jest zmikrofilmowany (1988 r.)