Materiały archiwalne wchodzące w skład zespołu Urząd Miejski w Kaletach nie zachowały się w stanie kompletnym. W obrębie poszczególnych grup rzeczowych występują braki, np.: budżety miejskie na lata 1974-1983. Ogółem akta zachowane w omawianym zespole aktowym obejmują następującą dokumentację: Realizacja uchwał MRN w Kaletach z lat 1974-1985 (sygn. 1) Realizacja uchwał instancji partyjnych z 1984 roku (sygn. 2) Realizacja wniosków i postulatów komisji, radnych i mieszkańców oraz komitetów obwodowych samorządu mieszkańców z lat 1973 1990 (sygn. 3-5) Ewidencja kolegiów, komisji i zespołów działających przy Naczelniku Miasta Kalety z 1985 roku (sygn. 6) Narady organizacyjne – plany, protokoły, ustalenia z lat 1976-1989 (sygn. 7-11) Narady z pracownikami własnej jednostki z 1979 roku (sygn. 12) Organizacja własnej jednostki z lat 1974-1988 (sygn. 13-16) Akty normatywne własne z lat 1974-1976, 1983-1988 (sygn. 17-22) Plany pracy, programy realizacyjne z lat 1976-1990 (sygn. 23-40) Sprawozdania z realizacji planów pracy z lat 1985-1990 (sygn. 41-46) Spisy rolne z lat 1976-1979 (sygn. 47-50) Sprawozdawczość statystyczna z lat 1979-1982 (sygn. 51-53) Analizy i oceny skarg i wniosków z lat 1977-1980,1988 (sygn. 54-55) Współdziałanie i kontakty z jednostką nadrzędną z lat 1974-1988 (sygn. 56) Wykazy akt z lat 1974,1976 (sygn. 57-58) Protokoły kontroli z lat 1975-1981 (sygn. 59) Plany i programy szkolenia pracowników i ich realizacja z lat 1987-1988 (sygn. 60) Budżety Miasta Kalety z lat 1984-1989 (sygn. 61-66) Wieloletnie i roczne plany społeczno-gospodarczego rozwoju z lat 1974-1989 (sygn. 67-87) Sprawozdania z realizacji planów społeczno-gospodarczego rozwoju z lat 1976-1990 (sygn.88-102) Analizy ekonomiczne z lat 1976-1984 (sygn.103-112) Sprawozdania finansowe z lat 1985-1990 (sygn. 113-116) Plany czynów społecznych i ich realizacja 1974-1985 (sygn. 117-122) Ewidencja i nadzór nad działalnością stowarzyszeń 1960-1990 (sygn. 123-140) Kolegium ds. Wykroczeń przy Naczelniku Miasta z lat 1976-1978 (sygn. 141) Sieć zakładów usługowych i przemysłowych z 1975 roku (sygn. 142) Opinie i decyzje lokalizacyjne z lat 1984-1986 (sygn. 143) Informacje o terenie 1977-1985 (sygn. 144-148) Analizy i oceny ruchu budowlanego z lat 1978,1981-1984 (sygn. 149-151) Badania, analizy i oceny jakości środowiska z lat 1985-1987 (sygn. 152) Analizy stanu zatrudnienia, pośrednictwa pracy i skierowań do pracy 1977-1980 (sygn. 153)

Urząd Miejski w Kaletach utworzony został w 1973 roku na mocy Ustawy z dnia 22 listopada 1973 roku o zmianie ustawy o radach narodowych (Dz.U. z 1973 roku Nr 47, poz. 276). Zastąpił on dotychczasowy terenowy organ administracji państwowej jakim było Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kaletach. Działalność Urzędu Miejskiego w Kaletach rozpoczęła się z chwilą wejścia w życie wymienionej ustawy o zmianie ustawy o radach narodowych, tj.: od dnia 9 grudnia 1973 roku. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 listopada 1973 roku o zmianie ustawy o radach narodowych na czele miast liczących do 100 tysięcy mieszkańców, do których zaliczały się również Kalety stał Naczelnik Miasta. Był on terenowym organem administracji państwowej oraz organem wykonawczym Miejskiej Rady Narodowej w Kaletach. Pierwszym Naczelnikiem Miasta Kalety został Alfons Warczok, który pełnił tą funkcję do roku 1977. Potem w okresie funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Kaletach stanowisko to zajmowali kolejno: Ryszard Maruszczyk (1978-1982), Konrad Kupilas (1983-1987) oraz Zygmunt Lachowski (1988-1990). Obowiązki i zadania Naczelnika określone zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 23 XI 1973 r. w sprawie praw i obowiązków terenowych organów administracji państwowej oraz zasad obsadzania stanowisk pracowniczych (Dz.U. z 1973 roku Nr 47, poz. 279). Do podstawowych zadań Naczelnika jako organu wykonawczego Rady Narodowej należało pełnienie funkcji wykonawczych i zarządzających rad narodowych poprzez realizację uchwał, składanie radom narodowym sprawozdania z wykonywanych zadań jak i rocznych sprawozdań z wykonywania planu społeczno-gospodarczego rozwoju terenu oraz budżetu oraz zapewnienie obsługi administracyjnej rad narodowych. Naczelnik Miasta realizował swoje zadania przy pomocy aparatu pomocniczego, którym był Urząd Miejski oraz przy pomocy zakładów i instytucji nie wchodzących w skład Urzędu Miejskiego. Na terenie Miasta Kalety jednostkami tymi były Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej oraz Biblioteka Publiczna Miasta Kalety. Zasady organizacji i kierowania Urzędem Miejskim określone zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 23 listopada 1973 roku w sprawie zasad organizacji urzędów terenowych organów administracji państwowej (Dz.U. z 1973 roku Nr 47 poz. 280) oraz w statucie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Kaletach wprowadzonym Zarządzeniem Nr 6/74 Naczelnika Miasta w Kaletach z dnia 15 czerwca 1974 roku. Urząd Miejski w Kaletach oprócz pełnienia funkcji aparatu pomocniczego dla Naczelnika Miasta zajmował się również administracyjną obsługą działalności Miejskiej Rady Narodowej w Kaletach. Pracą Urzędu kierował Naczelnik Miasta osobiście lub przy pomocy wyznaczonego przez siebie zastępcy a w ramach poszczególnych referatów – kierownicy referatów. W okresie funkcjonowania Urzędu strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego określały przepisy organizacyjne wprowadzane kolejnymi Zarządzeniami Naczelnika Miasta w Kaletach, tj.:  Zarządzenie Nr 1/74 Naczelnika Miasta z dnia 11 stycznia 1974 roku,  Zarządzenie Nr 6/74 Naczelnika Miasta w Kaletach z dnia 15 czerwca 1974 roku w sprawie statutu organizacyjnego Urzędu miejskiego w Kaletach oraz uregulowania niektórych spraw związanych z funkcjonowaniem Urzędu Miejskiego w Kaletach,  Zarządzenie Nr 2/80 Naczelnika Miasta w Kaletach z dnia 25 stycznia 1980 roku w sprawie Statutu Organizacyjnego Urzędu,  Zarządzenie Nr 5/84 Naczelnika Miasta Kalety z dnia 25 sierpnia 1984 roku w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kaletach;  Zarządzenie Nr 5/88 Naczelnika Miasta z dnia 10 maja 1988 roku w sprawie statutu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kaletach. W chwili powstania Urząd Miejski w Kaletach administracyjnie funkcjonował na terenie Miasta Kalety położonego w powiecie lublinieckim, województwie katowickim. W roku 1975 w związku z reformą administracyjną na mocy przepisów ustawy z dnia 28 maja 1975 roku o dwustopniowym podziale administracyjnym państwa i zmianie ustawy o radach narodowych zlikwidowane zostały powiaty a państwo podzielone zostało na 49 województw. Od tego momentu funkcję jednostek stopnia podstawowego pełniły gminy i miasta oraz dzielnice większych miast, a jednostek stopnia wojewódzkiego – województwa. Miasto Kalety znalazło się w nowoutworzonym województwie częstochowskim. Urząd Miejski w Kaletach działał jako terenowa jednostka administracji państwowej do chwili wejścia w życie Ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 16, poz. 95) tj. do dnia 27 maja 1990 roku.