Materiały archiwalne zawarte w zespole Urząd Gminy w Koszęcinie obejmują takie akta jak: protokoły z narad koordynujących, narad szkoleniowych pracowników Urzędu Gminy, narad partyjno –służbowych, regulamin organizacyjny urzędu, decyzje i zarządzenia Naczelnika, plany społeczno – gospodarcze, sprawozdania, analizy ekonomiczne, plany pracy i plany zadań urzędu gminy, protokoły kontroli i lustracji własnej jednostki, budżety gminy, bilanse, dokumentację nadzoru nad stowarzyszeniami, dokumentację dot. pomników przyrody na terenie gminy.

Urząd Gminy w Koszęcinie rozpoczął działalność z dniem 1 stycznia 1973 roku na mocy ustawy z dnia 29 listopada 1972 roku o utworzeniu gmin i zmianie ustawy o radach narodowych na podstawie której zniesiono dotychczasowy podział terenów wiejskich na gromady (zlikwidowano prezydia gromadzkich rad narodowych), tworząc jednocześnie gminy jako podstawowe jednostki podziału administracyjnego i gospodarczego na terenach wiejskich. W latach 1973-1975 gmina Koszęcin administracyjnie znajdowała się w obszarze powiatu lublinieckiego w województwie katowickim. Z dniem 1 czerwca 1975 roku w wyniku wprowadzonego nowego podziału administracyjnego kraju, polegającego na likwidacji szczebla powiatowego i utworzenia nowych województw, gmina Koszęcin znalazła się w województwie częstochowskim. Organizacyjnie na czele gminy stał Naczelnik Gminy, będący organem zarządzającym i wykonawczym Gminnej Rady Narodowej . Do jego zadań należało w szczególności: podejmowanie działań zmierzających do wykonania zadań wynikających z planu społeczno-gospodarczego kraju, realizowanie zadań w dziedzinie rozwoju gospodarki gminnej, realizowanie zadań związanych z gospodarką leśną w lasach niepaństwowych oraz zadrzewieniem i gospodarką łowiecką, koordynowanie działalności jednostek państwowych i spółdzielczych oraz organizacji społecznych, współdziałanie z jednostkami państwowymi, spółdzielczymi i społecznymi nie podporządkowanymi gminnej radzie narodowej w zakresie realizacji zadań państwowych. Jako organ wykonawczy i zarządzający gminnej rady narodowej Naczelnik zapewniał wykonanie jej uchwał, składał sprawozdania i informacje o swojej działalności oraz wykonania uchwał, składał coroczne sprawozdania z wykonania planu społeczno-gospodarczego rozwoju gminy oraz budżetu. Naczelnik realizował swoje zadania przy pomocy podległego mu Urzędu Gminy i kierowników zakładów podporządkowanych gminnej radzie narodowej a w zakresie oświaty przy pomocy gminnego dyrektora szkół, sprawującego nadzór nad działalnością szkół na terenie gminy. W skład Urzędu Gminy wchodziły: Biuro Urzędu, Gminna Służba Rolna oraz Urząd Stanu Cywilnego. Biuro Urzędu było aparatem Naczelnika Gminy w zakresie załatwiania spraw należących do poszczególnych dziedzin administracji państwowej. Jego pracami kierował sekretarz, odpowiedzialny za prawidłową pracę urzędu, przestrzeganie prawa, porządku i dyscypliny pracy. Gminna Służba Rolna była aparatem Naczelnika w zakresie spraw związanych z rozwojem produkcji rolnej i stanowili ją instruktorzy rolni. Urzędem Stanu Cywilnego kierował powołany przez Naczelnika Kierownik. Odpowiedzialny był on za wykonanie zadań przewidzianych w prawie o aktach stanu cywilnego, kodeksie rodzinno – opiekuńczym oraz innych przepisach. Naczelnik Gminy jako organ terenowej administracji państwowej oraz podległy mu Urząd Gminy w Popowie zniesione zostały z chwilą wprowadzenia w maju 1990 r. systemu samorządu terytorialnego, zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym.