Materiały archiwalne zawarte w zespole obejmują takie akta jak: zarządzenia Naczelnika Gminy, sprawozdania statystyczne GUS, budżet gminy i jego zmiany, sprawozdania z wykonania budżetu oraz uproszczony plan zagospodarowania przestrzennego.

Urząd Gminy w Oleśnie rozpoczął działalność 1 stycznia 1973 roku na mocy uchwały Nr XVIII/100/72 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Opolu z dnia 6 grudnia 1972 roku w sprawie utworzenia gmin w województwie opolskim. W skład nowoutworzonej gminy weszły sołectwa: Boroszów, Grodzisko, Kolonia Łomnicka, Leśna, Łowoszów, Stare Olesno, Świercze, Wachowice, Wachów, Wojciechów, Wysoka. W latach 1973-1975 gmina Olesno administracyjnie znajdowała się w obszarze powiatu oleskiego w województwie opolskim. Z dniem 1 czerwca 1975 roku w wyniku wprowadzenia nowego podziału administracyjnego kraju gmina Olesno znalazła się w województwie częstochowskim. Organizacyjnie na czele gminy stał Naczelnik Gminy, będący organem zarządzającym i wykonawczym Gminnej Rady Narodowej. Do jego zadań należało w szczególności: podejmowanie działań zmierzających do wykonania zadań wynikających z planu społeczno-gospodarczego kraju, realizowanie zadań w dziedzinie rozwoju gospodarki gminnej, realizowanie zadań związanych z gospodarką leśną w lasach niepaństwowych oraz zadrzewieniem i gospodarką łowiecką, koordynowanie działalności jednostek państwowych i spółdzielczych oraz organizacji społecznych, współdziałanie z jednostkami państwowymi, spółdzielczymi i społecznymi nie podporządkowanymi gminnej radzie narodowej w zakresie realizacji zadań państwowych. Jako organ wykonawczy i zarządzający gminnej rady narodowej Naczelnik zapewniał wykonanie jej uchwał, składał sprawozdania i informacje o swojej działalności oraz wykonania uchwał, składał coroczne sprawozdania z wykonania planu społeczno-gospodarczego rozwoju gminy oraz budżetu. Naczelnik realizował swoje zadania przy pomocy podległego mu Urzędu Gminy i kierowników zakładów podporządkowanych gminnej radzie narodowej a w zakresie oświaty przy pomocy gminnego dyrektora szkół, sprawującego nadzór nad działalnością szkół na terenie gminy. W skład Urzędu Gminy wchodziły: Biuro Urzędu, Gminna Służba Rolna oraz Urząd Stanu Cywilnego. Biuro Urzędu było aparatem Naczelnika Gminy w zakresie załatwiania spraw należących do poszczególnych dziedzin administracji państwowej. Jego pracami kierował sekretarz, odpowiedzialny za prawidłową pracę urzędu, przestrzeganie prawa, porządku i dyscypliny pracy. Gminna Służba Rolna była aparatem Naczelnika w zakresie spraw związanychz rozwojem produkcji rolnej i stanowili ją instruktorzy rolni. Urzędem Stanu Cywilnego kierował powołany przez Naczelnika Kierownik. Odpowiedzialny był on za wykonanie zadań przewidzianych w prawie o aktach stanu cywilnego, kodeksie rodzinno – opiekuńczym oraz innych przepisach. Urząd Gminy w Oleśnie zakończył działalność 9 stycznia 1976 roku na mocy uchwały Nr IV/19/76 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Częstochowie z dnia 9 stycznia 1976 roku o utworzeniu wspólnych rad narodowych dla niektórych miast i sąsiadujących z nimi gmin w województwie częstochowskim.