Utworzone w 1950 r. archiwum państwowe w Koninie sformalizowaną nazwę Powiatowe Archiwum Państwowe (PAP) w Koninie otrzymało dopiero w 1951 r., po wejściu w życie Dekretu z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych. PAP w Koninie podlegało Wojewódzkiemu Archiwum Państwowemu (WAP) w Poznaniu (w latach 1957-1976 Archiwum Państwowemu Miasta Poznania i Województwa Poznańskiego). Zasięg terytorialny PAP w Koninie obejmował początkowo powiaty: koniński, gnieźnieński i wrzesiński. W 1952 r., w związku z likwidacją PAP w Kole i utworzeniem PAP w Gnieźnie, w zasięg działania PAP w Koninie włączono powiaty kolski i turecki, a wyłączono powiaty gnieźnieński i wrzesiński. Natomiast w 1956 r., po utworzeniu z części powiatów konińskiego i wrzesińskiego powiatu słupeckiego, w zasięg działania PAP w Koninie włączono również teren nowo utworzonego powiatu.
Cechą charakterystyczną funkcjonowania PAP w Koninie w pierwszych latach, podobnie jak wszystkich pozostałych archiwów powiatowych, był jego „przepływowy” charakter, tzn. z założenia nie miało posiadać własnego, stałego zasobu archiwalnego, a jedynie krótkookresowo przechowywać materiały o wartości historycznej, a następnie przekazywać je do archiwum wojewódzkiego w Poznaniu. Status powiatowych archiwów państwowych, w tym PAP w Koninie, uległ zmianie w 1957 r., kiedy uzyskały prawo przechowywania stałego zasobu archiwalnego.
Po reorganizacji sieci archiwów państwowych dokonanej w związku z wprowadzeniem zmian w podziale administracyjnym państwa, w lutym 1976 r. PAP w Koninie przekształcone zostało w oddział terenowy WAP w Poznaniu, natomiast w 1984 r., po wejściu w życie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w oddział (zamiejscowy) Archiwum Państwowego (AP) w Poznaniu. Koniński oddział WAP w Poznaniu, a następnie AP w Poznaniu obejmował teren utworzonego w 1975 r. województwa konińskiego.
Pomimo likwidacji województwa konińskiego w 1998 r., zasięg działania Archiwum Państwowego w Poznaniu. Oddział w Koninie nie zmienił się i nadal obejmuje teren byłego województwa konińskiego, w tym powiaty: koniński, kolski, słupecki i turecki oraz pojedyncze gminy z powiatów: gnieźnieńskiego (Witkowo) i wrzesińskiego (Pyzdry) w województwie wielkopolskim oraz łęczyckiego (Grabów, Świnice Warckie) i poddębickiego (Uniejów) w województwie łódzkim.