I. WYDZIAŁ OGÓLNY: sprawy organizacyjne urzędu i podległych urzędów gminnych i magistratów, sprawy personalne pracowników (zatrudnienie, wynagrodzenie, emerytury), utrzymanie pomieszczeń biurowych i budynków władz powiatowych i gminnych, wybory do władz gminnych, sądów gminnych, sprawoazdnia stystyczne dot. różnych dziedzin życia społeczno-gospodarczego, kontrole urzędów podległych, nadzór nad drukarniami, redakcjami gazet, bibliotekami, księgarniami, skargi mieszkańców na działalność władz gminnych i powiatowych (sygn. 1-2842; 1867-1914); II. WYDZIAŁ WOJENNO-POLICYJNY: rozporządzenia władz carskich dot. spraw policyjno-wojskowych, sprawy poboru do wojska (listy poborowych, informacje), nadzór nad więźniami i aresztami, udzielanie pozwoleń na wyjazdy za granicę i posiadanie broni, powołanie w 1879 r. urzędu Policmajstra m. Włocławka (sygn. 2843-2909; 1867-1915); III. WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZY A. Referat Miejski: nadzór nad dochodami kasy miejskiej miasta Brześcia kujawskiego i Włocławka (do 1879 r.), wypuszczanie w dzierżawę dochodów miejskich ( lasów, gruntów miejskich, oświetlenia, połowu ryb, etc) i sprawy poboru opłat od tych dzierżaw, utrzymanie i naprawy dróg i mostów w powiecie, nadzór nad gminami wyznaniowymi, kościołem ewangelicko-augsburskim i rzymskokatolickim (sprawy budowy i remontów kościołów, świątyń, wyznaczanie pastorów, rabinów), sprawy utrzymania księży rzymskokatolickich, pobieranie opłat od gmin wyznaniowych, sprawy utrzymania szkół elementarnych i zatrudniania nauczycieli, utrzymania przytułków i szpitali, ściąganie opłat na leczenie szpitalne, wydawanie pozwoleń na remonty i budowę domów, zakładów użyteczności publicznej, modernizacji fabryk na terenie powiatu, sprawy utrzymania stacjonującego na terenie powiatu wojska i straży ziemskiej (wynajem i opłacanie kwater, zaopatrzenie w żywność, opał), remonty koszar, pobór opłat kwaterunkowych i podatrków, statystyka dot, spraw wyznaniowych (sygn. 2910-6077; 1866-1916); B. Referat Finansowy: sprawy dzierżaw dóbr pokościelnych, skarbowych, osad młynarskich i pokarczemnych, wydzierżawianie dochodów z propinacji pobieranych od właścicieli ziemskich i włościan z terenu powiatu, pobieranie i ściąganie podatków i opłat dworskich, wiejskich i miejskich, opłat stemplowych, sądowych (podanie o umorzenie, wykazy), informacje o fabrykach zakładanych w majątkach prywatnych i rządowych, sprawy finansowe związane z utrzymaniem urzędu powiatowego, straży ziemskiej i innych urzędów powiatowych (korespondencja z bankami, listy płac pracowników), sprawy kapitałów kościelnych zabezpieczonych na nieruchomościach (sygn. 6078-8089; 1867-1916); IV. KANCELARIA URZĘDU: dzienniki korespondencyjne, spisy akt wydziałowych (sygn. 8090-8114; 1888-1899). DOPŁYW DO ZESPOŁU - akta nieopracowane: sprawy ściągania podatków i opłat, zatrudniania pracowników, udzielania zezwoleń na wyjazdy i posiadanie broni, utrzymanie straży ziemskiej i stacjonującego wojska, korespondencja związana z ewakuacją urzędu w 1914 r., działalność Włocławskiego Powiatowego Urzędu ds. Wojskowych w latach 1914-1916 ( łącznie 62 ja.)

Na mocy ustawy z dnia 19/31 grudnia 1866 r. o zarządzie gubernialnym i powiatowym w Królestwie Polskim, przeprowadzona została na wzór rosyjski, reorganizacja dotychczas istniejących urzędów gubernialnych i urzędów naczelników powiatów. Ustawa ta zarząd nad powiatem powierzyła naczelnikowi powiatu i pozostającemu przy nim urzędowi powiatowemu. Zwierzchni nadzór nad władzami powiatu sprawował gubernator i rząd gubernialny. Na czele Urzędu Powiatowego stał naczelnik powiatu, który był przedstawicielem władzy rządzącej na podległym terenie.Do jego zadań należało czuwanie nad ścisłym wykonywaniem praw i zarządzeń władz zwierzchnich, kierowanie gospodarką powiatu, zapewnienie porządku i bezpieczeństwa, sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad urzędami gminnymi, przeprowadzanie wizytacji magistratów oraz wójtostw. W razie jakichkolwiek zaburzeń w powiecie miał do dyspozycji straż ziemską i wojsko. Oprócz tego w powiatach przygranicznych z Prusami, naczelnicy powiatu otrzymali uprawnienia komisarzy pogranicznych. W celu sprawniejszego wykonywania zadań naczelnik miał do pomocy dwóch pomocników, jednego do czynności administracyjnych, drugiego do czynności policyjnych.W wypadku śmierci lub nieobecności naczelnika mógł go zastępować, przez określony czas, jeden z pomocników, wyznaczony przez gubernatora. Pomocnik naczelnika powiatu do czynności policyjnych był jednocześnie naczelnikiem straży ziemskiej w powiecie. Przy naczelniku powiatu działało kolegium urzędu powiatowego, w skład którego wchodziło dwóch jego pomocników, lekarz powiatowy, budowniczy (architekt).Do zakresu działania kolegium należało rozpatrywanie następujących spraw: przyjmowanie przysięgi od cudzoziemców na wierność poddaństwa, skargi i zażalenia, sprawy pracowników urzędu, najem domów, zakup mebli dla urzędu, najem pomieszczeń dla lazaretów wojskowych i aresztów, projektowanie budżetów dla urzędu i instytucji pozostających pod opieką rządu, sprawdzanie, układanie i zatwierdzanie różnego rodzaju podatków i opłat, ustanawianie różnego rodzaju opłat po miastach, ustanawianie i uchylanie taryf, wypłaty różnego rodzaju wynagrodzeń (zasiłków, kosztów podróży, nagród), sprawy ubezpieczenia mienia, odbywanie licytacji na: wydzierżawianie dochodów własnych, na zakup żywności i odzieży dla wojskowych i więżniów, na roboty drogowe, wydawanie zezwoleń na rozbiórkę domów, ustanawianie i wymierzanie różnego rodzaju kar administracyjnych i porządkowych, itp. Pomocnicy naczelnika musieli uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach, lekarze i architekt tylko w sprawach ich dotyczących W sprawach asekuracyjnych wzywano do pomocy doradców asekuracyjnych, w sprawach weterynaryjnych - weterynarza powiatowego. Wszystkie sprawy musiały przejść większością głosów, a w razie równej ilości głosów, decyzję podejmował przewodniczący. Uchwałę urzędu powiatowego umieszczano w tzw. księdze prikazow i winna ona być podana do wiadomości zainteresowanych w ciągu siedmiu dni. Wszystkie sprawy kierowane do naczelnika powiatu i urzędu powiatowego przechodziły przez kancelarię skąd kierowane były do odpowiedniego wydziału. Urząd Powiatowy we Włocławku składał się z trzech wydziałów: ogólnego, administracyjnego-gospodarczego i wojenno-policyjnego. Wydział ogólny załatwiał sprawy związane z organizacją urzędu, ogłaszał ustawy i zarządzenia władz zwierzchnich, mianował i pociągał do odpowiedzialności podległych urzędników, nadzorował środki wyżywienia ludności (ceny, zaopatrzenie), sporządzał sprawozdania roczne i statystyczne dotyczące różnych dziedzin życia powiatu, nadzorował urzędy gminne i magistaty. Wydziałem ogólnym kierował sekretarz urzędu. W zakresie wydziału administracyjno-gospodarczego znajdowały się sprawy dotyczące przemysłu, targów, rzemiosła, nadzoru nad dochodami i rozchodami zarządów miejskich, sprawy utrzymania dróg i lasów miejskich, nadzór nad finansami urzędu. Wydział ten kierowany był przez pomocnika naczelnika powiatu ds. administracyjnych. Natomiast pomocnik naczelnika do czynności policyjnych zarządzał wydziałem wojenno-policyjnym, który zajmował się m. innymi dostarczaniem wojsku podwód i kwater, nadzorował pobór rekruta i udzielał wsparcia byłym wojskowym, nadzorował więzienia i areszty, nadzorował sprawy ewidencyjne ludności (wydawanie paszportów, przesiedlenia, cudzoziemcy), wydawanie pozwoleń na posiadanie broni. Po wybuchu I wojny światowej urząd został ewakuowany na teren Rosji, gdzie w ograniczonym zakresie prowadziła działalność do 1916 r..[ na podstawie wstępu do inwentarza "Włocławski Urząd Powiatowy lata 1866-1916", opr. mgr B. Janiszewska - archiwistka WAP w Bydgoszczy, 1956 r., rękopis].

Inwentarz książkowy w rękopisie sporządzony w j. rosyjskim, opracowany w latach 1956-1959 przez B. Janiszewską, archiwistkę WAP w Bydgoszczy.