I. ZARZĄD GMINNY lata 1945-1950 1. Dział ogólno-organizacyjny, sygn. 1-7, protokóły posiedzeń GRN z lat 1947-1948, posiedzeń zarządu gminnego z lat 1947-1949, protokóły narad sołtysów z 1947 r., sprawozdanie z działalności rady z 1948 r., protokóły komisji kontroli społecznej z 1947-1948; 2. Dział finansowo-budżetowy, sygn. 8-25, budżety i roczne sprawozdania rachunkowe z lat 1945-1950, pobór podatku gruntowego za 1947 r.; 3. Dział gospodarki gminnej, sygn. 26-31, statystka produkcji rolnej, ewidencja gospodarstw z lat 1947-1950, sprawy związane z Powszechnym Spisem Narodowym z 1950 r.; 4. Dział administracji społecznej, sygn. 35-52, sprawozdawczość dot. kontroli ruchu ludności, książki meldunkowe mieszkańców gromad i rejestry osób przybywających i opuszczających gminę z lat 1948-1951, sprawy bezpieczeństwa publicznego z 1946 r., sprawy budowlane z lat 1946-1950; II. PREZYDIUM GMINNEJ RADY NARODOWEJ lata 1950-1954 1. Referat ogólno-administracyjny, sygn. 53-54, działalność Polskiego Związku Młodzieżowego na terenie gminy w latach 1953-1954, sprawy Komitetu Gminnego Narodowej Pożyczki Rozwoju Sił Polskich z 1951 r.; 2. Referat finansowy, sygn. 55-60, budżety i sprawozdania budżetowe z lat 1951-1954; 3. Referat ds. socjalnych i kulturalnych, sygn. 61-62, sprawy gminnej biblioteki i stanu zatrudnienia za 1951 r.; 4. Referat gospodarki komunalnej, sygn. 63-64, sprawy gospodarki komunalno-mieszkaniowej w gminie z lat 1953-1954; 5. Referat wojskowy, sygn. 65, sprawozdania dot. stanu i ruchu ludności w 1951 r.; Dopływ do zespołu opracowany w 2013 r. - protokóły sesji i posiedzeń Prezydium GRN z lat 1951-1952 (sygn. 66-67).

Podstawę prawną działalności władz gminnych po wyzwoleniu, stanowiła ustawa z dnia 11.IX.1944 r. "o organizacji i zakresie działania rad narodowych", oraz Dekret z 23.XI.1944 r. "O organizacji i zakresie działania samorządu terytorialanego". Na terenie gminy organem uchwałodawczym i kontrolującym była Gminna Rada Narodowa Szpetal, organem wykonawczym - Zarząd Gminny. Siedziba władz gminnych mieściła się we wsi Fabianki.. Do głównych zadań gminnej rady narodowej należało ustalanie i zatwierdzanie budżetu gminy i planu świadczeń w naturze, oraz prowadzenie kontroli nad działalnością zarządu gminnego. Funkcje te rada wykonywała na sesjach bądź za pośrednictwem prezydium i komisji stałych. Na czele zarządu gminnego stał wójt, wybierany przez radę gminy i zatwierdzany przez starostę powiatowego. Zarząd Gminny sprawował swe funkcje przy pomocy biura, które dzieliło się na 5 działów: 1/ Ogólno-organizacyjny, 2/ Finansowo-budżetowy, 3/ Gospodarki gminnej, 4/ Administracji społecznej, 5/ Administracyjny. Ustawa z dnia 20.III.1950 r. zniosła Zarząd Gminny Gminy Szpetal w Fabiankach, przekazując jego kompetencje Prezydium Gminnej Rady Narodowej Szpetal w Fabiankach, które stało się organem wykonawczym i zarządzającym gminnej rady narodowej. Na czele prezydium stał przewodniczący, który czuwał nad należytym wykonaniem uchwał rady i kierował pracami prezydium. Organami pomocniczymi rady były komisje stałe powoływane spośród członków rady. Organizacja biura Prezydium Gminnej Rady Narodowej była zgodna z uchwałami Rady Ministrów z 1950 r. i składała się z 6 referatów: 1/ Referat ogólno-administracyjny, 2/ Referat finansowo-budżetowy, 3/ Referat ds.. Socjalnych i kulturalnych, 4/ Referat gospodatki komunalnej, 5/ Referat ds.. Rolnych, 6/ Referat wojskowy. Odrębną komórką był Urząd Stanu Cywilnego. Prezydium GRN Szpetal w Fabiankach działało do 1954 r., do czasu wprowadzenia ustawy z dnia 25.IX.1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi, w wyniku której zlikwidowane zostały gminy i w ich miejsce powołane zostały gromady jako najniższe jednostki podziału administracyjnego kraju.

Zespół ujęty w inwentarzu do grupy zespołów "Gminne rady narodowe powiatu lipnowskiego z lat 1945-1954", zatwierdzonym przez Komisję Metodyczną AP Bydgoszcz. Zespół zinwentaryzowała i wstęp napisała J. Łazarska w 1975 r.