I. ZARZĄD GMINNY 1. Dział ogólno-organizacyjny, sygn. 1-12, protokóły i zarządzenia pokontrolne (1945-1947), protokóły z sesji GRN (1945-1950), z posiedzeń prezydium GRN (1946-1950), z posiedzeń Zarządu Gminnego (1945-1950), Gminnej Komisji Kontroli Społecznej, Komisji Drogowej, Komisji Finansowo-Budżetowe, Komisji Oświatowej i Sanitarnej;. 2. Dział finansowo-budżetowy, sygn. 13-19, budżet na lata 1946-1950, roczne sprawozdania rachunkowe za lata 1948-1949. 3. Dział gospodarki gminnej, sygn. 20-21, drogi i place publiczne (1946), wykazy gospodarstw rolnych (1950). 4. Dział administracji społecznej, sygn.22, sprawy gospodarcze, analfabetyzm(1949). 5. Dział administracyjny, sygn. 23-71, sprawy zniszczeń wojennych, wykazy Niemców z terenu gminy, rejestr cudzoziemców (1950), spisy ludności poszczególnych gromad z 1945r., sprawy wojskowe, nadzór budowalny;. II. PREZYDIUM GMINNEJ RADY NARODOWEJ 1. Referat ogólno-administracyjny, sygn. 72-85, protokóły z sesji GRN (1953-1954), z posiedzeń prezydium GRN (1951-1954),zebrania gromadzkie (1953-1954), protokóły komisji: Komisji Rolnej, Komisji Zdrowia, Pracy i Pomocy Społecznej, Komisji Oświaty i Kultury, Komisji Gospodarki Drogowej, Komisji Finansowo-budżetowej, Komisji Urządzeń Osiedli, protokóły z zebrań sołtysów 1945-1952. 2. Referat budżetowo-finansowy, sygn. 86-89, budżet na lata 1951-1953, sprawozdanie z wykonania budżetu za rok 1952. 3. Referat ds. socjalno-kulturalnych, sygn. 90-91, sprawy zwalczania analfabetyzmu 1949-1951, oświata i kultura 1953-1954. 4. Referat gospodarki komunalnej, sygn. 92-93, grobownictwo wojenne (ekshumacji żołnierzy), działalność straży pożarnej 5. Referat ds.. rolnych, sygn. 95, korespondencja dotycząca rolnictwa (1953-1954). 6. Komitety, sygn. 96, protokóły z posiedzeń Gminnego Komitetu Opieki Społecznej (1945-1946). DOPŁYW WŁĄCZONY W 2007r. Sygn. 97-99, budżet na lata 1952 i 1954.

Podstawę prawną działalności władz gminnych po wyzwoleniu, stanowiła ustawa z dnia 11.IX.1944 r. "o organizacji i zakresie działania rad narodowych", oraz Dekret z 23.XI.1944 r. "O organizacji i zakresie działania samorządu terytorialanego". Na terenie gminy organem uchwałodawczym i kontrolującym była Gminna Rada Narodowa Śsmiłowice, organem wykonawczym - Zarząd Gminny w Śmiłowicach. Do głównych zadań gminnej rady narodowej należało ustalanie i zatwierdzanie budżetu gminy i planu świadczeń w naturze, oraz prowadzenie kontroli nad działalnością zarządu gminnego. Funkcje te rada wykonywała na sesjach bądź za pośrednictwem prezydium i komisji stałych. Na czele zarządu gminnego stał wójt, wybierany przez radę gminy i zatwierdzany przez starostę powiatowego. Zarząd Gminny sprawował swe funkcje przy pomocy biura, które dzieliło się na 5 działów: 1/ Ogólno-organizacyjny, 2/ Finansowo-budżetowy, 3/ Gospodarki gminnej, 4/ Administracji społecznej, 5/ Administracyjny. Ustawa z dnia 20.III.1950 r. zniosła Zarząd Gminny w Śmiłowicach, przekazując jego kompetencje Prezydium Gminnej Rady Narodowej w Śmiłowicach, które stało się organem wykonawczym i zarządzającym gminnej rady narodowej. Na czele prezydium stał przewodniczący, który czuwał nad należytym wykonaniem uchwał rady i kierował pracami prezydium. Organami pomocniczymi rady były komisje stałe powoływane spośród członków rady. Organizacja biura Prezydium Gminnej Rady Narodowej w Śmiłowicach była zgodna z uchwałami Rady Ministrów z 1950 r. i składała się z 6 referatów: 1/ Referat ogólno-administracyjny, 2/ Referat finansowo-budżetowy, 3/ Referat ds.. Socjalnych i kulturalnych, 4/ Referat gospodatki komunalnej, 5/ Referat ds.. Rolnych, 6/ Referat wojskowy. Odrębną komórką był Urząd Stanu Cywilnego. Prezydium GRN w Śmiłowicach działało do 1954 r., do czasu wprowadzenia ustawy z dnia 25.IX.1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi, w wyniku której zlikwidowane zostały gminy i w ich miejsce powołane zostały gromady jako najniższe jednostki podziału administracyjnego kraju. [ na podstawie wstępu do inwentarza "Gminne rady narodowe powiatu włocławskiego z lat 1945-1954", opr. J. Łazarska, Włocławek 1979]

Zespół ujęty w inwentarzu do grupy zespołów "Gminne rady narodowe powiatu włocławskiego z lat 1945-1954" zatwierdzonym przez Komisję Metodyczną AP w Bydgoszczy w 1979 r.