I. Referat Ogólno-Samorządowy: sprawy organizacyjne, protokóły posiedzeń Wydziału Powiatowego, sprawy personalne, gospodarcze, oświaty pozaszkolnej (sygn. 1-17; 1945-1949); II. Referat Inspekcji: lustarcje i zarządzenia polustracyjne zarządów miejskich i gminnych, wybory do ciał samorządowych, nadzór nad samorządem gminnym, sprawy majątkowe i finansowe gmin, zmiana granic gmin wiejskich i miejskich (sygn. 18-136; 1945-1950); III. Referat Opieki Społecznej: działalność powiatowej i gminnych komisji kontroli społecznej, ewidencja opiekunów społecznych, nadzór nad instytucjami opiekuńczymi i zakładami opieki społecznej, plany pracy i sprawozdawczość referatu (sygn. 137-153; 1945-1950); IV. Referat Rachunkowo-Kasowy: budżety i sprawozdania finansowe (sygn. 154-172; 1947-1950); V. Miejscowy Urząd Planowania Przestrzennego: organizacja urzędu, inwentaryzacja osiedli i zakładów użyteczności publicznej, pozwolenia na budowę (sygn. 173-177; 1948-1950); VI. Lipnowska Komunikacja Samochodowa: statut, protokóły posiedzeń, sprawozdania (sygn. 178-179; 1947-1948).

Organizację i zakres działania Wydziału Powiatowego w Lipnie określał dekret PKWN z dnia 23 XI 1944 r. "o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego" (Dz. U. z 1944 r., nr 14, poz. 74). Wydziały powiatowe były organami wykonawczymi powiatowych rad narodowych i władzą porządkową w stosunku do burmistrzów, wójtów, sołtysów i członków zarządów gmin wiejskich i miejskich. Organizację wydziałów powiatowych określił okólnik Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego z dnia 2.03.1945 r. Wydział Powiatowy w Lipnie powołany został w połowie marca 1945 r. Stanowił organ kolegialny składający się z 6 członków, któremu przewodniczył z urzędu starosta powiatowy lub jego zastępca. Do zadań Wydziału Powiatowego należało przygotowywanie spraw, które miały być tematem obrad posiedzeń plenarnych Powiatowej Rady Narodowej, wykonywanie uchwał tejże rady i jej prezydium, składanie sprawozdań z działalności, wykonywał na zlecenie rady lub jej prezydium kontrolę nad organami wykonawczymi samorządu niższego stopnia, a także organów administracji państwowej. Wydział Powiatowy czuwał nad stroną gospodarczą, finansową, socjalną i kulturalną powiatu. W połowie października 1945 r., w oparciu o zarządzenie Wojewody Pomorskiego z dnia 1 lipca 1945 r., funkcję biura Wydziału Powiatowego przejął Oddział Samorządowy, który utworzony został przy Starostwie Powiatowym w Lipnie. Oddział Samorządowy posiadał własny personel i składał się z pięciu referatów (ogólny, inspekcji, podatkowy, opieki społecznej, rachunkowo-kasowy). W 1947 r. na podstawie zarządzenia Ministra Administracji Publicznej z dnia 12.02.1947 r. nastąpiła likwidacja biur Wydziału Powiatowego (Oddziału Samorządowego). Znajduje to odbicie w statucie organizacyjnym starostw powiatowych, wprowadzonym zarządzeniem Wojewody Pomorskiego z dnia 01.07.1947 r. Oddział Samorządowy został włączony do Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim pod nazwą Dział Samorządowy z tą samą liczbą referatów. Dział Samorządowy, jak zaznaczono w paragr.16 statutu organizacyjnego, podlegał kierownikowi tego działu i sprawował funkcję wcześniejszego biura Wydziału Powiatowego. We wrześniu 1947 r. przy Dziale Samorządowym Starostwa Powiatowego utworzony został referat pożarnictwa, a w 1948 r. Miejscowy Urząd Planowania Przestrzennego, który miał się zajmować planowym zagospodarowaniem przestrzennym powiatu. Ta organizacja Działu Samorządowego przetrwała do 1950 r., tj do zamknięcia działalności Starostwa Powiatowego w Lipnie.

Inwentarz książkowy ze wstępem do zespołu zatwierdzony w 1977 r. przez Komisję Metodyczną WAP w Bydgoszczy.